會(huì)議大廈會(huì)務(wù)工作的管理要求

(一)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)工作;

(二)負(fù)責(zé)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各類(lèi)會(huì)務(wù)的安排和服務(wù),及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室通報(bào)會(huì)務(wù)安排情況;

(三)負(fù)責(zé)會(huì)議登記和提前確認(rèn)工作,確保會(huì)議如期召開(kāi):

(四)負(fù)責(zé)按會(huì)議召開(kāi)的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來(lái)決定會(huì)議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施:

(五)負(fù)責(zé)安排工作人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布置,保障會(huì)議室整潔舒適;

(六)負(fù)責(zé)在會(huì)議進(jìn)行期間巡查,及時(shí)處理突發(fā)事件,確保會(huì)議順利進(jìn)行;

(七)日常會(huì)務(wù)工作

l、小型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作

(1)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;

(2)到崗后首先檢查燈光、空調(diào)、影視音響設(shè)備是否正常,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;

(3)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;

(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開(kāi)水,提前15分鐘在會(huì)議室門(mén)外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;

(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;

(6)服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話(huà)輕、動(dòng)作輕):

(7)會(huì)務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人必須到場(chǎng)監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì);

(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí),服務(wù)員在會(huì)議室門(mén)外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員:

(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門(mén)、窗等。

2、中、大型及重要會(huì)議的會(huì)務(wù)工作

(1)客戶(hù)服務(wù)部接到中、大型及重要會(huì)議通知后,作出詳盡的會(huì)務(wù)安排并及時(shí)向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室匯報(bào);

(2)客戶(hù)服務(wù)部根據(jù)會(huì)議需要,提前一天準(zhǔn)備好橫幅并作好相關(guān)協(xié)調(diào)工作:

(3)提前一天對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面檢查,應(yīng)與會(huì)議主辦單位保持聯(lián)系,對(duì)座位數(shù)、名位牌、會(huì)標(biāo)等進(jìn)行核對(duì),同時(shí)應(yīng)對(duì)影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水、茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)(會(huì)議室);

(4)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時(shí)到崗;

(5)仔細(xì)做好會(huì)議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個(gè)舒適整潔的會(huì)議環(huán)境;

(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開(kāi)水,提前15分鐘在會(huì)議室門(mén)外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員;

(5)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領(lǐng)導(dǎo)飲用茶水的習(xí)慣,以便做好個(gè)性化服務(wù);

(6)若領(lǐng)導(dǎo)有事交待,應(yīng)主動(dòng)熱情地走上前去詢(xún)問(wèn),及時(shí)辦好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話(huà)輕、動(dòng)作輕):

(7)會(huì)務(wù)部部長(zhǎng)必須到場(chǎng)監(jiān)督會(huì)務(wù)T作人員的情況,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況。以便育突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì):

(8)會(huì)議快結(jié)束時(shí).服務(wù)員在會(huì)議室門(mén)外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員;

(9)會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)做好茶杯及會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門(mén)、宙等.

(10)安全管理部在會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保衛(wèi)科聯(lián)系,防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)擾亂會(huì)議,應(yīng)注意會(huì)議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場(chǎng)進(jìn)行疏導(dǎo)。

篇2:N學(xué)校辦公室會(huì)務(wù)工作程序

一、會(huì)議的準(zhǔn)備

1.接到有關(guān)會(huì)議通知后,學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)以書(shū)面形式明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員范圍以及要求等,通知辦公室秘書(shū)。

2.承辦秘書(shū)應(yīng)及時(shí)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,包括按照會(huì)議性質(zhì)和要求準(zhǔn)備材料,確定并落實(shí)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、用車(chē)、會(huì)場(chǎng)布置等,并將準(zhǔn)備情況向?qū)W校辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

3.按照會(huì)議的要求(如錄音、錄像、投影、照相等),要事先通知有關(guān)單位(部門(mén))準(zhǔn)備。

二、會(huì)議的通知

1.承辦秘書(shū)按照會(huì)議的性質(zhì)、形式、內(nèi)容和規(guī)模擬定會(huì)議通知,經(jīng)學(xué)校辦公室主任核準(zhǔn)后,通過(guò)辦公網(wǎng)發(fā)布。通知應(yīng)包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等有關(guān)事項(xiàng);下周會(huì)議通知一般應(yīng)于上周五下午4點(diǎn)前發(fā)出。

2.臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議,可采用電話(huà)通知。如無(wú)法通知到當(dāng)事人,需請(qǐng)其他人轉(zhuǎn)告時(shí),承辦秘書(shū)應(yīng)記錄受話(huà)人的姓名和接聽(tīng)時(shí)間,以備查考。

3.承辦秘書(shū)應(yīng)及時(shí)將會(huì)議通知和反饋情況向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

三、會(huì)議的服務(wù)

1.由學(xué)校辦公室承擔(dān)會(huì)務(wù)工作的會(huì)議,一般情況下,學(xué)校辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議需用的座簽、音響、茶水等,并在會(huì)議開(kāi)始前10―15分鐘進(jìn)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)情況。

2.設(shè)置會(huì)議簽到處,會(huì)議開(kāi)始前向大會(huì)主持人報(bào)告會(huì)議到會(huì)情況。對(duì)缺席人員要及時(shí)反饋到相關(guān)單位,要求告知缺席原因。

3.承辦秘書(shū)準(zhǔn)備好專(zhuān)用的記錄本以及符合存檔規(guī)定的書(shū)寫(xiě)工具,做好會(huì)議記錄。如需特殊記錄工具,則應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘調(diào)試完畢。

4.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、與會(huì)人員情況、會(huì)議進(jìn)行情況、與會(huì)人員發(fā)言摘要以及會(huì)議結(jié)論等內(nèi)容;負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的秘書(shū)應(yīng)保持會(huì)議記錄工作的連貫性和準(zhǔn)確性。

5.會(huì)議結(jié)束后,負(fù)責(zé)記錄工作的秘書(shū)應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求,在2個(gè)工作日內(nèi)草擬會(huì)議紀(jì)要或情況通報(bào),經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后,報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人簽發(fā)。

四、會(huì)議決議執(zhí)行通知單的下發(fā)、督辦及反饋

1.如會(huì)議有關(guān)決議需要抄送有關(guān)單位、部門(mén)執(zhí)行,承辦秘書(shū)應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)起草會(huì)議決議執(zhí)行通知單,經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核稿,交會(huì)議主持人簽發(fā)后,發(fā)送有關(guān)單位、部門(mén)。對(duì)會(huì)議確定的一些急辦事項(xiàng),應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位、部門(mén)抓緊辦理。

2.承辦秘書(shū)應(yīng)及時(shí)了解會(huì)議決議執(zhí)行通知單的落實(shí)情況,做好督辦工作,辦理情況要及時(shí)掌握,并向?qū)W校辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

五、會(huì)議有關(guān)材料的存檔

1.涉及保密內(nèi)容的會(huì)議材料應(yīng)統(tǒng)一回收,視不同性質(zhì)分別存檔或銷(xiāo)毀。

2.會(huì)議記錄本、會(huì)議決議執(zhí)行通知單(存根聯(lián))、會(huì)議紀(jì)要、情況通報(bào)、會(huì)議發(fā)言稿以及與會(huì)議有關(guān)的準(zhǔn)備材料等應(yīng)按學(xué)校有關(guān)規(guī)定存檔。

篇3:高校物業(yè)會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)容技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

高校會(huì)議場(chǎng)館物業(yè)會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)容及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)務(wù)服務(wù)

(一)會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)容:

會(huì)務(wù)服務(wù)包括:會(huì)前服務(wù)、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后服務(wù)三個(gè)服務(wù)內(nèi)容,同時(shí)對(duì)會(huì)議服務(wù)人員的儀表等。

(二)會(huì)務(wù)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn):

1、前期服務(wù)要求

(1)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備:確保設(shè)備能正常使用,每次使用前必須進(jìn)行檢查測(cè)試。

(2)會(huì)議用品:提前放好茶杯、紙、筆等常規(guī)會(huì)議用品。所有用品規(guī)格統(tǒng)一,質(zhì)量保證,擺放整齊。

(3)提供服務(wù):根據(jù)用戶(hù)需求,提供會(huì)標(biāo)橫幅、會(huì)標(biāo)背景、歡迎牌、席卡、胸卡、指示牌、文稿等的制作和鮮花、綠色植物的預(yù)定;能提供礦泉水、咖啡、熱方巾、濕紙巾等服務(wù)。所有有償服務(wù)項(xiàng)目均需事先報(bào)價(jià),經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)。

(4)會(huì)議開(kāi)始前如需要,服務(wù)人員應(yīng)至前廳或會(huì)議室門(mén)口做好迎客及引導(dǎo)等服務(wù)工作。

(5)會(huì)場(chǎng)布置:根據(jù)用戶(hù)需求,做好諸如會(huì)標(biāo)橫幅和會(huì)標(biāo)背景的懸掛和搭建、主席臺(tái)桌椅的擺放、環(huán)境美化、簽到桌準(zhǔn)備、空調(diào)的預(yù)熱(冷)等所有準(zhǔn)備工作。

(6)應(yīng)急預(yù)案:做好應(yīng)急預(yù)案工作,避免因設(shè)施設(shè)備問(wèn)題影響各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

2、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)要求

(1)服務(wù)人員儀表整潔,統(tǒng)一著裝,談吐得體,舉止文明,服務(wù)熱情,工作到位。能熟練使用場(chǎng)館設(shè)備。

(2)按規(guī)定約每10-15分鐘提供一次茶水服務(wù);長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議,如果有要求須提供毛巾、咖啡等服務(wù)。

(3)保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)外無(wú)嘈雜聲音。

(4)場(chǎng)內(nèi)設(shè)施設(shè)備若出現(xiàn)問(wèn)題,能根據(jù)應(yīng)急預(yù)案,及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

(5)會(huì)議活動(dòng)全程服務(wù),不得擅離崗位。

3、后期服務(wù)要求

(1)引導(dǎo)與會(huì)者按序退場(chǎng)。

(2)整理歸置會(huì)場(chǎng)用品。

(3)關(guān)閉設(shè)備和電源。

(4)做好清潔衛(wèi)生工作。

(5)做好工作臺(tái)賬。