項(xiàng)目管理處物業(yè)租賃管理制度

一、制定本規(guī)定的目的及適用范圍

目的:本程序明確規(guī)定了管理處與客戶簽訂租賃合同和解除租賃合同的有關(guān)事宜,以保證對(duì)客戶優(yōu)質(zhì)管理服務(wù)。

適用范圍:本規(guī)定適用于各管理處對(duì)住宅區(qū)商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及業(yè)主委托物業(yè)管理租賃合同的簽訂與評(píng)審。

二、各自職責(zé)

1、管理處客戶服務(wù)中心:負(fù)責(zé)業(yè)主委托房產(chǎn)及區(qū)內(nèi)商業(yè)用戶的租賃管理。負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系;特殊租賃合同必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同評(píng)審;負(fù)責(zé)與客戶簽定和解除租賃合同。

2、保安部:負(fù)責(zé)消防治安事宜及客戶出入小區(qū)貨物的檢查與放行;客戶二次裝修方案的審批及地盤管理。

3、管理處:負(fù)責(zé)住戶入住手續(xù)的辦理和退房的驗(yàn)收。

4、財(cái)務(wù)人員:負(fù)責(zé)各項(xiàng)費(fèi)用的核算、結(jié)算和收取。

5、工程環(huán)保部:負(fù)責(zé)出租設(shè)施的日常維修。

三、工作程序

1、業(yè)主委托房產(chǎn)的租賃

(1)、客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)接收客戶租賃信息(包括電話、面談、實(shí)地看房提出的需求等),對(duì)客戶的租賃信息及時(shí)登記,填寫《租賃信息登記表》。

(2)、客戶服務(wù)中心人員對(duì)前來求租的客戶請(qǐng)其出示具體證明材料,如:單位證明或本人身份證明。

(3)、負(fù)責(zé)解答客戶的要求,在與客戶達(dá)成一致意見時(shí),簽訂租賃合同,并留下客戶負(fù)責(zé)人的身份證復(fù)印件和單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。

(4)、對(duì)有特殊使用要求的客戶,暫緩簽訂租賃合同,并填寫《租賃合同評(píng)審記錄》表,必要時(shí)會(huì)同工程維修部、保安部進(jìn)行評(píng)審。客戶服務(wù)中心將我方評(píng)審意見通知客戶,雙方再次協(xié)商達(dá)成一致意見后,與客戶簽訂正式租賃合同。

(5)、辦公室發(fā)出《開房通知單》,將客戶的特殊要求填寫附注事項(xiàng)欄目,一份留存,一份交管理站。

(6)、財(cái)務(wù)人員根據(jù)《開房通知單》和《租賃合同》,計(jì)收費(fèi)用。

(7)、財(cái)務(wù)人員將客戶資料輸入電腦。

(8)、管理處根據(jù)《開房通知單》為客戶辦理入住手續(xù)。

2、客戶的入住管理

客戶需要裝修的,先提出書面裝修方案,由保安部負(fù)責(zé)審批。按照《二次裝修管理》程序進(jìn)行。

3、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的租賃

(1)、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)租賃價(jià)格的確定

物業(yè)處按照政府頒發(fā)的指導(dǎo)價(jià)格及市場(chǎng)行情確定商業(yè)用戶租賃基本價(jià)格。

(2)、財(cái)務(wù)人員根據(jù)《租賃合同》計(jì)收費(fèi)用,并將客戶資料輸入電腦。

(3)、客戶服務(wù)中心對(duì)區(qū)內(nèi)商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)實(shí)施統(tǒng)一管理。

4、合同修改和續(xù)簽

(1)、當(dāng)管理處有特殊情況需要更改合同時(shí),客戶服務(wù)中心及時(shí)以書面形式告知租戶,達(dá)成一致意見,取得租戶的書面認(rèn)可。

(2)、當(dāng)客戶提出修改時(shí),客戶服務(wù)中心必要時(shí)組織相關(guān)部門評(píng)審,以書在形式對(duì)租戶提出的修改進(jìn)行確認(rèn)。

(3)、當(dāng)租賃合同期滿,租戶在原有條件下提出續(xù)簽合同時(shí),由客戶服務(wù)中心和租戶在原合同書上簽署書面意見,加蓋公章,以示確認(rèn)。

(4)、更改過的合同和續(xù)簽過的合同由客戶服務(wù)中心以書面形式傳送到各相關(guān)部門,亦作相應(yīng)變更。

5、退房手續(xù)的辦理

租戶退房手續(xù)的辦理按照《住戶管理》程序執(zhí)行。

篇2:房屋租賃平臺(tái)鑰匙管理工作制度

資產(chǎn)管理部工作手冊(cè)文件

――房屋租賃平臺(tái)鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質(zhì)量,確保鑰匙的完整安全、標(biāo)識(shí)清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產(chǎn)管理區(qū)域內(nèi)服務(wù)站各類鑰匙的管理工作。

三、職責(zé):

1.片區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負(fù)責(zé)在管樓宇各類鑰匙的分類、標(biāo)識(shí)更新、整理、借用與回收相關(guān)工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時(shí),片區(qū)經(jīng)理驗(yàn)收、核對(duì)、確認(rèn)租戶入戶門、公共設(shè)施、設(shè)備等所有鑰匙,確認(rèn)鑰匙的房號(hào)、編號(hào)、數(shù)量,并做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號(hào)、房號(hào)來區(qū)分鑰匙管理,標(biāo)清鑰匙樓號(hào)、房號(hào)等編碼并整齊有序地放置在相應(yīng)鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標(biāo)簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點(diǎn)均需填寫《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點(diǎn)人簽名確認(rèn)。

4.客服專員應(yīng)對(duì)鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號(hào)進(jìn)行不定期檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號(hào)脫落或模糊不清時(shí)應(yīng)及時(shí)更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當(dāng)其他部門因工作需要借用鑰匙時(shí),客服專員應(yīng)進(jìn)行身份核實(shí),然后指引其詳細(xì)填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認(rèn);

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關(guān)部門核實(shí)情況后,由片區(qū)經(jīng)理詳細(xì)填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區(qū)經(jīng)理在使用鑰匙過程中嚴(yán)禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續(xù)時(shí),客服專員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)鑰匙數(shù)量及匹配性,在對(duì)應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙棟號(hào)編碼整齊有序地放置在相應(yīng)鑰匙柜的相應(yīng)位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應(yīng)急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區(qū)經(jīng)理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,最遲歸還時(shí)間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長(zhǎng)借用時(shí)間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續(xù)借手續(xù);

9.其它借用的鑰匙必須當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時(shí)向借用人催還鑰匙;對(duì)于催告后仍未按時(shí)歸還鑰匙的及時(shí)向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);

10.客服專員每天17:30-18:00認(rèn)真核對(duì)《鑰匙借用登記表》相關(guān)記錄,檢查鑰匙的借還情況。發(fā)現(xiàn)借匙超時(shí)借用鑰匙的應(yīng)及時(shí)致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應(yīng)記錄;

11.所有鑰匙一經(jīng)借用,必須詳細(xì)填寫樓號(hào)、房號(hào)、數(shù)量、用途、借用人、聯(lián)系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴(yán)禁缺項(xiàng)或漏填;

12.服務(wù)站所有鑰匙箱管理責(zé)任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態(tài),除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內(nèi)拿取鑰匙;客服專員每月月底前進(jìn)行一次鑰匙盤點(diǎn)工作,確保《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實(shí)際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務(wù)站任何鑰匙一旦發(fā)生遺失,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),所丟失鑰匙的鎖具須填進(jìn)行調(diào)換或換新處理,調(diào)換或換新處理的相關(guān)費(fèi)用由鑰匙丟失的責(zé)任人承擔(dān),公司視情節(jié)另行給予處罰處理;

14.資產(chǎn)管理部每周對(duì)鑰匙管理情況進(jìn)行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點(diǎn)工作后才允許調(diào)動(dòng)、離職。

五、相關(guān)記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應(yīng)急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:房屋租賃平臺(tái)樓宇巡檢工作制度

資產(chǎn)管理部工作手冊(cè)文件

――房屋租賃平臺(tái)樓宇巡檢工作制度

一、目的:

規(guī)范公司在管樓宇的日常巡檢工作,保障在管區(qū)域正常的工作和生活秩序。

二、適用范圍:

適用于資產(chǎn)管理部的日常樓宇巡檢工作。。

三、職責(zé):

1.資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)樓宇巡檢的組織、管理工作;

2.片區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定實(shí)施樓宇巡檢工作。

四、工作程序:

1.樓宇巡檢的作用:

1)防范于未然,通過有效的巡檢,將治安、消防等隱患消除;

2)及時(shí)發(fā)現(xiàn)及消除住戶違章情況;

3)加強(qiáng)工作監(jiān)督,提高員工的工作責(zé)任心,將員工的被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)工作;

4)確保公共設(shè)施、設(shè)備處于良好狀態(tài);

5)檢查清潔、維修服務(wù)工作質(zhì)量;

6)增加與住戶的溝通機(jī)會(huì);

7)實(shí)施空置房的管理;

8)片區(qū)經(jīng)理應(yīng)于每月月底制定下月的樓宇巡檢工作方案,內(nèi)容應(yīng)包括責(zé)任區(qū)域的巡檢時(shí)間、順序、內(nèi)容安排等;

2.樓宇巡檢的內(nèi)容:

1)治安隱患的巡檢;

2)公共設(shè)施設(shè)備完好狀況的巡檢;

3)清潔衛(wèi)生狀況的巡檢;

4)住戶違章的巡檢;

5)消防違章的巡檢;

6)空置房的巡檢;

7)利用巡檢機(jī)會(huì)與住戶溝通;

8)樓宇巡檢的方法應(yīng)包括"看"、"聽"、"摸"、聞、"調(diào)查了解"等;

A."看":通過觀察來發(fā)現(xiàn)樓宇管理服務(wù)中存在的問題;

B."聽":從設(shè)施設(shè)備運(yùn)行時(shí)的聲音判斷是否有故障;

C."摸":通過用手觸摸感覺設(shè)施設(shè)備的衛(wèi)生狀況;

D."聞":通過觸覺來區(qū)別是在何時(shí)、何地、感覺是什么存在問題;

E."調(diào)查了解":向住戶或員工調(diào)查樓宇及公共設(shè)施設(shè)備使用狀況;

3.樓宇巡檢的頻次:

一般情況下,綜合巡檢至少每三日一次(包括樓宇和設(shè)備狀況巡檢、清潔狀況巡檢、治安消防巡檢、空置房巡檢等)。

4.樓宇巡檢工作重點(diǎn):

1)檢查水電表:

A.檢查水電表是否處于正常工作狀態(tài),記錄損壞的水電表情況;

B.當(dāng)水電表在無人居住的情況下運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)應(yīng)關(guān)上該房閘閥,預(yù)防水浸事故,并在該房門口貼上相關(guān)告示;

C.當(dāng)發(fā)現(xiàn)電表異常運(yùn)轉(zhuǎn)(如倒轉(zhuǎn)、有盜電嫌疑)時(shí),應(yīng)在《片區(qū)經(jīng)理日常巡查表》中予以拍照記錄并及時(shí)跟進(jìn)處理。

2)巡檢樓梯間:

A.檢查走廊燈、樓梯燈是否正常,門、窗是否處于完好狀態(tài);

B.檢查梯間墻身、天花墻皮是否出現(xiàn)剝落、脫漆,墻、地面瓷片是否完整無損;

C.檢查消防是否標(biāo)識(shí)完好、配件齊全;滅火器是否有漏氣或過期、失效現(xiàn)象;消防安全疏散指示燈是否完好;消防逃生窗能否靈活開閉;消防疏散通道是否堵塞;防盜預(yù)警設(shè)施及消防報(bào)警設(shè)施是否完好;

D.檢查衛(wèi)生狀況是否良好。

3)巡檢逃生天臺(tái):

A.檢查逃生天臺(tái)門門扇、插銷、鎖具是否完好和能靈活開啟(正常消防要求嚴(yán)禁上鎖);

B.檢查天臺(tái)護(hù)欄是否完好,避雷針、隔熱層是否完好;

C.檢查天臺(tái)水池/水箱等供水設(shè)施是否完好;

D.檢查有無違章占用逃生天臺(tái)現(xiàn)象;

E.檢查雨水管是否通暢;

F.檢查衛(wèi)生狀況是否良好。

4)巡檢電梯:

A.檢查電梯的運(yùn)行是否平穩(wěn),是否有異常響動(dòng);

B.檢查安全標(biāo)識(shí)是否完好,電梯按鈕等配件是否完好;

C.檢查照明燈及安全監(jiān)控設(shè)施是否完好;

D.檢查衛(wèi)生狀況是否良好。

5)巡檢大堂、門廳:

A.檢查各類安全標(biāo)識(shí)是否完好;

B.檢查公共設(shè)施、照明燈、垃圾箱是否完好;

C.檢查衛(wèi)生狀況是否良好;

D.巡檢中發(fā)現(xiàn)梯間彌漫煤氣味、焦味時(shí)應(yīng)立即對(duì)相關(guān)房間進(jìn)行調(diào)查及跟進(jìn)處理。

6)公共配套設(shè)施設(shè)備巡檢的工作要領(lǐng):

A.巡檢水、電、氣、通訊設(shè)施:

a.巡檢室外設(shè)施有無破損現(xiàn)象,各種管線有無滲、漏、滴、冒現(xiàn)象;

b.檢查室外設(shè)施有無生銹、脫漆現(xiàn)象,標(biāo)識(shí)是否完好;

c.檢查室外消防設(shè)施是否配件齊全,標(biāo)識(shí)完好。

B.巡檢停車庫(kù)、停車場(chǎng):

a.檢查防盜、消防設(shè)施是否完好;

b.檢查停放的車輛是否有損傷現(xiàn)象;

c.檢查車輛停放秩序是否良好;

d.檢查電動(dòng)車充電情況與充電設(shè)施設(shè)備是否完好;

e.檢查各類標(biāo)識(shí)是否完好無損;

f.檢查衛(wèi)生狀況是否良好。

C.巡檢樓宇外圍及環(huán)境:

a.巡檢設(shè)施設(shè)備是否完好,是否有違章占用現(xiàn)象;

b.檢查標(biāo)識(shí)、燈箱、警示牌是否完好;

c.檢查各類雨、污水井蓋是否完好;

d.檢查樓宇內(nèi)外是否有亂張亂貼、亂拉線等現(xiàn)象;

e.檢查是否有損壞公共設(shè)施、違章制造噪音、污染環(huán)境、高空拋物現(xiàn)象。

f.檢查是否有違章飼養(yǎng)家禽等現(xiàn)象;

g.檢查衛(wèi)生狀況是否良好;

7)空置房巡檢的工作要領(lǐng)

A.片區(qū)經(jīng)理每周對(duì)小區(qū)空置房外墻面、門窗、室內(nèi)詳細(xì)巡查一遍,并做好相關(guān)記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)維處理。具體標(biāo)準(zhǔn)為:

a.防盜門無結(jié)塵,門銷、鎖具完好無損;

b.木門整潔、門銷、鎖具完好無損;

c.空置房鋁合金窗干凈無結(jié)塵,玻璃銷扣完好無損;

d.空置房?jī)?nèi)無建筑或生活垃圾;

e.空置房?jī)?nèi)開關(guān)、燈具無損壞,并且保證能正常使用;

f.空置房?jī)?nèi)排水管口無雜物、墻面無蜘蛛網(wǎng);

g.空置房廚房、洗手間無積水;

h.長(zhǎng)期空置房間每?jī)赡晖L(fēng)一次,每次通風(fēng)一天;有防盜網(wǎng)的窗戶非臺(tái)風(fēng)天氣不鎖閉,窗扇與框邊空隙保留1-2cm,以保持室內(nèi)空氣流通;

i.遇有暴風(fēng)雨季節(jié),片區(qū)經(jīng)理應(yīng)隨時(shí)查視空置房屋的門窗關(guān)閉情況,發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉的應(yīng)立即關(guān)閉上鎖;

j.片區(qū)經(jīng)理每月對(duì)空置房進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)鑰匙進(jìn)行核對(duì)統(tǒng)計(jì)管理,防止鑰匙丟失或久借不還,確保空置房管理安全無誤。

5.樓宇巡檢方法及要求:

1)先走到樓房屋頂,從上至下逐戶巡檢,逐項(xiàng)檢查,嚴(yán)禁抽查;

2)編制好巡檢路線,提高工作效率;

3)每次巡檢必須在《樓宇保潔、巡查簽到表》上簽到;

4)發(fā)現(xiàn)損壞情況必須當(dāng)日記錄、發(fā)單并跟進(jìn);

5)發(fā)現(xiàn)住戶家中有異常情況時(shí),除特別緊迫情況外嚴(yán)禁進(jìn)入住戶家中(特別緊迫情況須有見證者及進(jìn)行過程錄像取證),更嚴(yán)禁擅自打開住戶門鎖進(jìn)入住戶家中;

6)巡檢完畢,應(yīng)將樓宇巡檢的相關(guān)狀況逐項(xiàng)記錄在《片區(qū)經(jīng)理日常巡查表》中。

6.巡檢中發(fā)現(xiàn)問題的處理要領(lǐng):

1)片區(qū)經(jīng)理巡檢時(shí)發(fā)現(xiàn)有上述問題出現(xiàn)時(shí),及時(shí)進(jìn)行規(guī)勸、阻止、處理,并如實(shí)記錄于《片區(qū)經(jīng)理日常巡查表》中,及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);

2)巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題一般情況下應(yīng)在一周內(nèi)解決(有特別時(shí)效要求的,必須按時(shí)效要求處理);特殊情況需經(jīng)資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人同意后可適當(dāng)延長(zhǎng);

3)屬住戶違章造成的問題,應(yīng)按《客戶關(guān)系維護(hù)工作制度》跟進(jìn)處理。

4)對(duì)巡檢中發(fā)現(xiàn)的重大問題,片區(qū)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)向資產(chǎn)管理部匯報(bào),并按指示要求跟進(jìn)處理。

5)巡檢中發(fā)現(xiàn)問題處理完畢后片區(qū)經(jīng)理應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證,處理的過程和驗(yàn)證的結(jié)果均應(yīng)有完整的記錄,并經(jīng)相關(guān)人員簽字認(rèn)可。

7.《片區(qū)經(jīng)理日常巡查表》每月底匯總呈交資產(chǎn)管理部審閱、歸檔保存,保存期2年;

8.本規(guī)定執(zhí)行情況作為相關(guān)員工績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

五、相關(guān)記錄(表單):

1.ZC-QR-035《樓宇保潔、巡查簽到表》

2.ZC-QR-036《片區(qū)經(jīng)理日常巡查表》

3.ZC-QR-009《公共設(shè)施設(shè)備維修單》

六、支持文件

1.《客戶關(guān)系維護(hù)工作制度》