物業公司內部委托業務操作規范

1、目的

建立規范的內部委托工作程序,提高工作質量和水平,降低內部管理成本。

2、適用范圍

公司內部部門之間的業務委托。

3、職責

公司財務管理部負責本規范的推行、解釋、修改并檢查執行情況。

各業務部門負責業務的執行及監督。

4、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1內部委托業務須堅持合理成本原則;

4.1.2內部委托業務必須堅持對經營情況有利原則;

4.1.3內部委托業務必須堅持公司統籌、部門協調原則。

4.2委托流程

4.2.1委托部門首先明確委托業務的范圍和時間;

4.2.2委托部門向被委托部門發出委托邀請,并協商委托的可能性、服務標準、委托價格及其他事項;

4.2.3委托雙方達成一致意見后,報送財務部審批,需要通過包干形式進行的,審批通過后簽訂協議;屬于臨時委托的審批后雙方以郵件確認,抄送財務部備案。

4.3委托價格的確定

4.3.1內部委托的價格采用成本加管理傭金的定價方式,財務部對定價的合理性進行審核;

4.3.2成本主要包含人員費用、外包費用、物耗、能耗、行政費用、管理成本等;

4.3.3管理傭金按成本的10%計提。

4.4結算程序

4.4.1與外部結算流程相同,被委托部門憑所簽訂的協議、郵件、合法的票據及流程進行。

4.4.2對與合同包干的結算,內部結算時間定為每季度首月15日前,結算上季度的合同款,采用合同付款審批的形式進行,財務進行內部轉賬處理,不需要開發票;臨時委托以費用報銷單的形式進行結算。

4.4.3內部結算需要委托部門的評估報告,并需要委托部門負責人簽字認可結算金額及結算條件,評估報告格式與外部單位評估報告格式相同。

4.5違約管理

4.5.1被委托部門按照委托要求進行任務執行,委托部門對被委托部門的委托內容完成情況進行驗收評價,負責及時對被委托部門的結算單進行審核;

4.5.2對于委托中不合格的事項采取紅黃牌的形式,累計兩張黃牌得一張紅牌,也可直接出示紅牌。得一張紅牌需罰款委托總價款的10%,在結算中體現;

4.5.3得紅牌的部門,需要對公司說明情況并進行整改。

物業管理有限公司

附件:

**WY-(財字)-G-009-01內部委托價格確認表

**WY-(財字)-G-009-02內部委托考核評定標準

內部委托價格確認表

**WY-(財字)-G-009-01

費用名稱金額計算說明

人員費用

物料消耗

能源消耗

管理成本

行政費用

外包費用

合計

內部委托考核評定標準

**WY-(財字)-G-009-02

對被委托部門評定標準

項目具體要求備注

1、按時完成委托內容延遲2個工作日,出黃牌,延遲5個工作日出紅牌若因特殊原因事先取得委托方認可的,不在此列。

2、工作質量按照委托內容的具體專業要求檢查,輕微不合格達3處的,出黃牌,輕微不合格達5處的,出紅牌,嚴重不合格的直接出紅牌。

3、因委托工作完成原因造成客戶投訴的直接紅牌

對委托部門評定標準

項目具體要求

對于被委托部門上報的結算單據及時審核,要求在3個工作日內完成審核延遲2個工作日出黃牌,延遲5個工作日出紅牌

篇2:地產公司委托前期物業管理工作業務指引書

地產公司委托物業前期管理工作業務指引書

1、目的

以內部市場化為原則,理順地產公司與物業公司之間前期介入工作的經營和業務關系。

2、適用范圍

適用于地產公司和物業公司前期介入相關工作但不限于工程規劃設計、施工、工程接管驗收、銷售配合、售后服務等階段工作的指導。

3、職責

3.1物業公司新項目管理部、地產項目部和地產客服委員會共同編制、修訂和履行本指引。

3.2物業公司新項目部在新項目論證報告中對物業管理準入可行性進行分析。

3.3地產公司和物業公司須參照本規范,結合各項目的實際情況制定具體的工作方案和協議,以明確雙方業務和經營關系。

4、原則

4.1物業公司與地產公司之間應本著有利于贏得客戶滿意、有利于提升招商品牌、有利于促進招商地產銷售的原則,合理確定物業公司和地產公司因產品屬性不同而帶來交叉環節工作的責權,理順在業務和經營方面的相互關系,建立規范、高效的協同機制。

4.2在業務關系上,物業公司與地產公司之間需建立清晰的業務流程,按照內部市場化原則,明確雙方責、權、利,在此基礎上理順雙方的人、財、物關系,以確保物業公司的良性經營。作為兩個獨立經營的經濟實體,在各項具體業務上,地產公司與物業公司之間應以契約形式明確各自權利和義務。

4.3地產公司應與物業公司應按照已確定的各項委托業務費用結算辦法(確保至少按季度結算一次)和收費標準進行結算。

5、定義

5.1前期物業管理是指房屋集中交付使用之日起,至業主、業主大會選聘物業管理企業之前,由地產公司委托物業公司實施的物業管理。

5.2前期介入是指項目立項后至房屋集中交付使用階段,物業公司站在業主使用的角度,從管理需求和使用合理性、管理成本、可發展性(更新、改造、升級)等方面,向地產公司提出建設性意見,以減少產品缺陷的過程。

5.3房屋交付使用是指業主收到書面入住通知并辦理完結相應入伙手續;業主收到入住通知后在限定期限內不辦理相應手續的,視為房屋已交付使用。

5.4項目開辦費是指在項目集中入伙前,物業公司為實現新項目的正常物業管理而產生的人員儲備、辦公設施購置、工具材料采購、員工生活設施完善等前期費用。

5.5物業移交是在竣工驗收后地產公司將物業的公共部位、配套設施設備和場所移交給物業公司,物業公司對相關設施的質量、使用性、完好性、感觀效果等進行驗收。

5.6保潔開荒是指項目接管驗收合格后,物業公司對項目內各類房屋、共用部位、共用設備設施及場所進行全面清潔,以保證業主入住時的良好狀態。

6、方法和過程控制

6.1項目前期介入

6.1.1為提供令客戶滿意的產品,規避和減少項目缺陷,在項目的規劃設計、施工建設和營銷策劃階段地產公司應要求物業公司提前介入,物業公司應站在業主使用的角度,從管理需求和使用合理性、管理成本、可發展性(更新、改造、升級)等方面,提出建設性意見。

6.1.1.1規劃設計過程的控制。地產公司召集物業公司召開設計說明會,說明相關設計內容、提供相關技術資料。物業公司新項目管理部組織專業人員了解項目設計方案,從物業管理與業主使用角度對設計方案提出建議書供地產公司參考,地產公司決策部門最終確認并決定是否采納物業公司提出的建議并知會物業公司。

6.1.1.2施工過程的控制。物業公司新項目管理部組織專業人員定期與地產公司項目部召開現場會議或參加地產公司工程例會以了解和跟蹤工程進展,熟悉和記錄隱蔽工程的管線位置和走向。同時從管理需求角度對小區的環境、安全、設備設施的安裝、硬件配套等方面提出建設性意見提交《工程整改建議書》。

6.1.1.3工程接管驗收過程的控制。入伙之前3-5個月,物業公司、監理公司對各類工程進行全面的驗收檢查并提交《物業驗收報告》,所有專業工程項目保證在入伙前一個月通過竣工驗收。建立工程遺留問題整改工作流程和責任分工并規定完成時限。地產客服委員會為物業公司的對接部門,由客服委員會協調地產各部門對物業公司發現的工程問題進行整改,確保入伙之前的工程質量。

6.1.1.4營銷配合過程的控制。物業公司需配合地產公司做好以下工作:銷售中心、樣板房保潔、保安服務;客戶的接待咨詢服務;對地產公司開展的業主聯誼活動做好組織落實工作;加強樓盤宣傳,挖掘潛在客戶群;充當地產公司與業主溝通的橋梁,把業主在樓盤銷售過程中對小區規劃、設計的合理要求反饋給地產公司。

6.1.1.4.1在營銷過程中,地產公司和物業公司應對相關問題統一口徑,規避售樓出現的矛盾。

6.1.1.4.2對于營銷階段發生的費用,地產公司和物業公司應嚴格按照《物業服務前期介入委托合同》(附件一)進行。

6.1.2項目前期介入階段,地產公司應每月組織召開業務聯席會議,召集物業公司相關人員就物業公司提出的意見進行溝通。

6.1.3項目前期介入期間物業公司產生的人員成本、物料消耗及相關酬金(總成本的10-15%)由地產公司承擔(參考標準:按前期介入項目建筑面積計算,每平方米2~4元)。

6.2前期物業管理階段

6.2.1前期物業管理服務合同:

6.2.1.1由物業公司新項目部負責在房屋銷售之前,按照相關法規要求,起草《前期物業管理服務合同》、《業主臨時公約》。

6.2.1.2經地產公司與物業公司共同認可后,雙方簽訂《前期物業管理服務合同》,明確委托管理事項、委托管理期限、雙方責權、服務標準、收費標準、專用房屋、維修資金及違約責任等。在合同簽訂時應充分考慮其對后期的影響,為從前期物業管理過渡到業主委托管理階段創造條件,該合同應和地產公司在銷售時與業主簽訂的房屋買賣合同的(關于前期物業管理的約定)內容一致。

6.2.2物業管理方案策劃:在房屋竣工驗收之前,物業公司新項目部應擬定項目的物業管理方案,該方案是對管理服務工作的全面策劃,具體包括管理模式、服務內容、管理服務標準、內部管理機制、品質控制方法、管理費測算等內容。

6.2.3物業管理費測算

6.2.3.1物業公司應在物業管理策劃方案中詳列物業管理費的測算依據以及測算結果。

6.2.3.2物業管理費定價應參照當地政府指導標準和行業水平,確保物業管理項目(含分期開發項目)收支平衡,原則上不贊同為促進地產銷售而降低物業管理費引起管理費定價虧損的做法,如確有必要,地產公司應承擔相應虧損。

6.2.4項目開辦費

6.2.4.1物業公司應在物業管理費測算

時,將項目開辦費在合同期限內分攤到物業管理成本中。

6.2.4.2如果地產公司認為物業公司測算的物業管理費標準偏高,物業公司也可將部分成本單獨與地產公司結算,通常應在項目入伙前三個月由地產公司向物業公司支付開辦費(參照標準:按接管面積計算,每平方米2~3元),以便物業公司正常開展工作。

6.2.5管理用房提供:

6.2.5.1地產公司應按照法規要求向物業公司或業主大會提供管理用房,用于管理處日常辦公、會議、接待、倉庫等。

6.2.5.2管理用房的標準,當地法規有規定的,從其規定;當地法規沒有規定的,地產公司應按照項目總建筑面積千分之二比例(不足50平方米的按50平方米計)向物業公司提供管理用房,不足部分由物業公司自行解決,由此產生成本應在物業管理費測算時統籌考慮。

6.2.5.3地產公司應在規劃設計階段充分考慮管理用房。辦公場所具體位置的規劃應充分考慮到項目物業管理模式的需要,可從服務輻射區域、交通、安全、盡量減少擾民等角度考慮;如管理用房中涉及到員工生活用房的,具體位置應根據項目具體情況確定。規劃的面積,需要考慮管理處駐場人數和周邊活動設施等因素。管理用房的辦公和員工住宿不能設在地下室中,須確保通風、噪音應達到國家住宅房內標準。

6.2.5.4管理用房裝修由物業公司提出設計和施工方案,報地產公司審核。管理用房裝修費用由地產公司承擔,裝修標準:按照實際提供的建筑面積計算,不低于每平方米500元。

6.2.6保潔開荒

6.2.6.1保潔開荒屬產品符合性責任,地產公司應監督各施工單位負責其作業范圍的清場及保潔工作。

6.2.6.2地產公司如將保潔開荒工作委托物業公司,期間產生的人工成本、物料消耗和酬金(總成本的10-15%)由地產公司承擔.

6.2.7房屋集中交付使用(集中入伙)

6.2.7.1房屋集中交付使用實行地產公司項目組總經理負責制,成立由地產客服、營銷、工程、物業等各部門、各專業口聯合組成的入伙工作小組,策劃、組織入伙工作。集中入伙期間發生的費用由地產公司承擔,具體包括:現場布置、辦公設備消耗、驗房費用、材料印刷費、各種活動費用等。

6.2.7.2地產公司如委托物業公司全權辦理房屋集中交付使用手續的,物業公司需提前將集中入伙策劃方案和費用預算(人工成本、物料消耗、現場布置、管理酬金等)報地產公司審核,費用由地產公司承擔.

6.2.8售后服務

6.2.8.1地產公司按照《房屋質量保證書》規定承擔房屋維修、公共設施設備保修期內的返修以及完善責任,此外對已過保修期但經專業機構認定屬質量問題的仍需地產公司承擔責任。物業公司只負責正常的工程返修工作(具體參見地產、物業、施工三方《保修協議書》)

6.2.8.2地產公司如將保質期內的維修、返修工作委托物業公司落實,應與施工單位、物業公司簽訂三方協議書,明確保修的服務質量標準、監控方法和處罰措施,物業公司有權對施工方的服務質量進行評估和扣罰。

6.2.8.3地產公司委托物業公司管理維修、返修工作,物業公司酬金收取標準按照《保修協議書》相關內容執行。

6.2.8.4地產公司項目部工程結束后,須留專業工程師負責工程后續問題的跟蹤處理以及與物業公司的工程對接。

6.2.9空置房管理

6.2.9.1空置房是地產公司因銷售或其他原因,造成房屋未交付使用而空置的。空置房的管理費及水、電、供暖等費用由地產公司承擔。

6.2.9.2.為避免在客戶看房時出現不良現象,地產公司應對空置房建立巡查制度,對門窗、水管、開關、暖氣、水喉、門鎖、玻璃、墻面、鑰匙等進行定期檢查,必要時對空置房定期清潔。如地產公司將上述工作委托物業公司,費用由地產公司承擔,具體收費標準由地產公司與物業公司雙方協定。

6.3其他

6.3.1代墊款項和代收代付業務按照相關財務管理規定執行。

6.3.2因地產公司銷售或其它需要,承諾向業主贈送的物業管理費應由地產公司承擔,此部分費用由地產公司劃撥給物業公司。

6.3.3若地產公司在開發建設時已經繳納了水電氣等配套設施的開戶費用,地產公司應在簽訂房屋銷售合同、代辦房產證、按揭手續時一并收取該項費用。若委托物業公司在業主入住時收取此筆費用,可參照地產委托代理業務操作。

6.3.4因市政配套不到位而銷售有承諾等原因,造成項目用水、電、氣、暖等費用形成的交費與收費之間存在的價差、量差,如按施工用或工業用標準交費與按民用標準收費之間形成的價差,以及前期施工、售后返修等造成水電開支過大等,即實際存在的收支價差和量差,應由地產公司承擔補差責任。物業公司應至少每季度統計一次并報地產相關部門。

6.3.5地產公司在制定與物業管理相關的資料(樓書、廣告、合同及宣傳資料)時,應充分征求物業公司意見。

6.3.6地產公司不得對購房者作出超過《前期物業管理服務合同》范圍的承諾,雙方應在房屋銷售前對可能出現的問題統一口徑;對因銷售承諾過失導致日后增加物業管理成本和難度的,應由地產公司承擔責任。

7、相關文件

《前期物業服務委托協議》

《前期物業服務合同》

《保修協議書》

8、本指導書內容由物業公司新項目部負責修改、解釋。