物業(yè)公司內部委托業(yè)務操作規(guī)范

1、目的

建立規(guī)范的內部委托工作程序,提高工作質量和水平,降低內部管理成本。

2、適用范圍

公司內部部門之間的業(yè)務委托。

3、職責

公司財務管理部負責本規(guī)范的推行、解釋、修改并檢查執(zhí)行情況。

各業(yè)務部門負責業(yè)務的執(zhí)行及監(jiān)督。

4、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1內部委托業(yè)務須堅持合理成本原則;

4.1.2內部委托業(yè)務必須堅持對經(jīng)營情況有利原則;

4.1.3內部委托業(yè)務必須堅持公司統(tǒng)籌、部門協(xié)調原則。

4.2委托流程

4.2.1委托部門首先明確委托業(yè)務的范圍和時間;

4.2.2委托部門向被委托部門發(fā)出委托邀請,并協(xié)商委托的可能性、服務標準、委托價格及其他事項;

4.2.3委托雙方達成一致意見后,報送財務部審批,需要通過包干形式進行的,審批通過后簽訂協(xié)議;屬于臨時委托的審批后雙方以郵件確認,抄送財務部備案。

4.3委托價格的確定

4.3.1內部委托的價格采用成本加管理傭金的定價方式,財務部對定價的合理性進行審核;

4.3.2成本主要包含人員費用、外包費用、物耗、能耗、行政費用、管理成本等;

4.3.3管理傭金按成本的10%計提。

4.4結算程序

4.4.1與外部結算流程相同,被委托部門憑所簽訂的協(xié)議、郵件、合法的票據(jù)及流程進行。

4.4.2對與合同包干的結算,內部結算時間定為每季度首月15日前,結算上季度的合同款,采用合同付款審批的形式進行,財務進行內部轉賬處理,不需要開發(fā)票;臨時委托以費用報銷單的形式進行結算。

4.4.3內部結算需要委托部門的評估報告,并需要委托部門負責人簽字認可結算金額及結算條件,評估報告格式與外部單位評估報告格式相同。

4.5違約管理

4.5.1被委托部門按照委托要求進行任務執(zhí)行,委托部門對被委托部門的委托內容完成情況進行驗收評價,負責及時對被委托部門的結算單進行審核;

4.5.2對于委托中不合格的事項采取紅黃牌的形式,累計兩張黃牌得一張紅牌,也可直接出示紅牌。得一張紅牌需罰款委托總價款的10%,在結算中體現(xiàn);

4.5.3得紅牌的部門,需要對公司說明情況并進行整改。

物業(yè)管理有限公司

附件:

**WY-(財字)-G-009-01內部委托價格確認表

**WY-(財字)-G-009-02內部委托考核評定標準

內部委托價格確認表

**WY-(財字)-G-009-01

費用名稱金額計算說明

人員費用

物料消耗

能源消耗

管理成本

行政費用

外包費用

合計

內部委托考核評定標準

**WY-(財字)-G-009-02

對被委托部門評定標準

項目具體要求備注

1、按時完成委托內容延遲2個工作日,出黃牌,延遲5個工作日出紅牌若因特殊原因事先取得委托方認可的,不在此列。

2、工作質量按照委托內容的具體專業(yè)要求檢查,輕微不合格達3處的,出黃牌,輕微不合格達5處的,出紅牌,嚴重不合格的直接出紅牌。

3、因委托工作完成原因造成客戶投訴的直接紅牌

對委托部門評定標準

項目具體要求

對于被委托部門上報的結算單據(jù)及時審核,要求在3個工作日內完成審核延遲2個工作日出黃牌,延遲5個工作日出紅牌

篇2:地產公司委托前期物業(yè)管理工作業(yè)務指引書

地產公司委托物業(yè)前期管理工作業(yè)務指引書

1、目的

以內部市場化為原則,理順地產公司與物業(yè)公司之間前期介入工作的經(jīng)營和業(yè)務關系。

2、適用范圍

適用于地產公司和物業(yè)公司前期介入相關工作但不限于工程規(guī)劃設計、施工、工程接管驗收、銷售配合、售后服務等階段工作的指導。

3、職責

3.1物業(yè)公司新項目管理部、地產項目部和地產客服委員會共同編制、修訂和履行本指引。

3.2物業(yè)公司新項目部在新項目論證報告中對物業(yè)管理準入可行性進行分析。

3.3地產公司和物業(yè)公司須參照本規(guī)范,結合各項目的實際情況制定具體的工作方案和協(xié)議,以明確雙方業(yè)務和經(jīng)營關系。

4、原則

4.1物業(yè)公司與地產公司之間應本著有利于贏得客戶滿意、有利于提升招商品牌、有利于促進招商地產銷售的原則,合理確定物業(yè)公司和地產公司因產品屬性不同而帶來交叉環(huán)節(jié)工作的責權,理順在業(yè)務和經(jīng)營方面的相互關系,建立規(guī)范、高效的協(xié)同機制。

4.2在業(yè)務關系上,物業(yè)公司與地產公司之間需建立清晰的業(yè)務流程,按照內部市場化原則,明確雙方責、權、利,在此基礎上理順雙方的人、財、物關系,以確保物業(yè)公司的良性經(jīng)營。作為兩個獨立經(jīng)營的經(jīng)濟實體,在各項具體業(yè)務上,地產公司與物業(yè)公司之間應以契約形式明確各自權利和義務。

4.3地產公司應與物業(yè)公司應按照已確定的各項委托業(yè)務費用結算辦法(確保至少按季度結算一次)和收費標準進行結算。

5、定義

5.1前期物業(yè)管理是指房屋集中交付使用之日起,至業(yè)主、業(yè)主大會選聘物業(yè)管理企業(yè)之前,由地產公司委托物業(yè)公司實施的物業(yè)管理。

5.2前期介入是指項目立項后至房屋集中交付使用階段,物業(yè)公司站在業(yè)主使用的角度,從管理需求和使用合理性、管理成本、可發(fā)展性(更新、改造、升級)等方面,向地產公司提出建設性意見,以減少產品缺陷的過程。

5.3房屋交付使用是指業(yè)主收到書面入住通知并辦理完結相應入伙手續(xù);業(yè)主收到入住通知后在限定期限內不辦理相應手續(xù)的,視為房屋已交付使用。

5.4項目開辦費是指在項目集中入伙前,物業(yè)公司為實現(xiàn)新項目的正常物業(yè)管理而產生的人員儲備、辦公設施購置、工具材料采購、員工生活設施完善等前期費用。

5.5物業(yè)移交是在竣工驗收后地產公司將物業(yè)的公共部位、配套設施設備和場所移交給物業(yè)公司,物業(yè)公司對相關設施的質量、使用性、完好性、感觀效果等進行驗收。

5.6保潔開荒是指項目接管驗收合格后,物業(yè)公司對項目內各類房屋、共用部位、共用設備設施及場所進行全面清潔,以保證業(yè)主入住時的良好狀態(tài)。

6、方法和過程控制

6.1項目前期介入

6.1.1為提供令客戶滿意的產品,規(guī)避和減少項目缺陷,在項目的規(guī)劃設計、施工建設和營銷策劃階段地產公司應要求物業(yè)公司提前介入,物業(yè)公司應站在業(yè)主使用的角度,從管理需求和使用合理性、管理成本、可發(fā)展性(更新、改造、升級)等方面,提出建設性意見。

6.1.1.1規(guī)劃設計過程的控制。地產公司召集物業(yè)公司召開設計說明會,說明相關設計內容、提供相關技術資料。物業(yè)公司新項目管理部組織專業(yè)人員了解項目設計方案,從物業(yè)管理與業(yè)主使用角度對設計方案提出建議書供地產公司參考,地產公司決策部門最終確認并決定是否采納物業(yè)公司提出的建議并知會物業(yè)公司。

6.1.1.2施工過程的控制。物業(yè)公司新項目管理部組織專業(yè)人員定期與地產公司項目部召開現(xiàn)場會議或參加地產公司工程例會以了解和跟蹤工程進展,熟悉和記錄隱蔽工程的管線位置和走向。同時從管理需求角度對小區(qū)的環(huán)境、安全、設備設施的安裝、硬件配套等方面提出建設性意見提交《工程整改建議書》。

6.1.1.3工程接管驗收過程的控制。入伙之前3-5個月,物業(yè)公司、監(jiān)理公司對各類工程進行全面的驗收檢查并提交《物業(yè)驗收報告》,所有專業(yè)工程項目保證在入伙前一個月通過竣工驗收。建立工程遺留問題整改工作流程和責任分工并規(guī)定完成時限。地產客服委員會為物業(yè)公司的對接部門,由客服委員會協(xié)調地產各部門對物業(yè)公司發(fā)現(xiàn)的工程問題進行整改,確保入伙之前的工程質量。

6.1.1.4營銷配合過程的控制。物業(yè)公司需配合地產公司做好以下工作:銷售中心、樣板房保潔、保安服務;客戶的接待咨詢服務;對地產公司開展的業(yè)主聯(lián)誼活動做好組織落實工作;加強樓盤宣傳,挖掘潛在客戶群;充當?shù)禺a公司與業(yè)主溝通的橋梁,把業(yè)主在樓盤銷售過程中對小區(qū)規(guī)劃、設計的合理要求反饋給地產公司。

6.1.1.4.1在營銷過程中,地產公司和物業(yè)公司應對相關問題統(tǒng)一口徑,規(guī)避售樓出現(xiàn)的矛盾。

6.1.1.4.2對于營銷階段發(fā)生的費用,地產公司和物業(yè)公司應嚴格按照《物業(yè)服務前期介入委托合同》(附件一)進行。

6.1.2項目前期介入階段,地產公司應每月組織召開業(yè)務聯(lián)席會議,召集物業(yè)公司相關人員就物業(yè)公司提出的意見進行溝通。

6.1.3項目前期介入期間物業(yè)公司產生的人員成本、物料消耗及相關酬金(總成本的10-15%)由地產公司承擔(參考標準:按前期介入項目建筑面積計算,每平方米2~4元)。

6.2前期物業(yè)管理階段

6.2.1前期物業(yè)管理服務合同:

6.2.1.1由物業(yè)公司新項目部負責在房屋銷售之前,按照相關法規(guī)要求,起草《前期物業(yè)管理服務合同》、《業(yè)主臨時公約》。

6.2.1.2經(jīng)地產公司與物業(yè)公司共同認可后,雙方簽訂《前期物業(yè)管理服務合同》,明確委托管理事項、委托管理期限、雙方責權、服務標準、收費標準、專用房屋、維修資金及違約責任等。在合同簽訂時應充分考慮其對后期的影響,為從前期物業(yè)管理過渡到業(yè)主委托管理階段創(chuàng)造條件,該合同應和地產公司在銷售時與業(yè)主簽訂的房屋買賣合同的(關于前期物業(yè)管理的約定)內容一致。

6.2.2物業(yè)管理方案策劃:在房屋竣工驗收之前,物業(yè)公司新項目部應擬定項目的物業(yè)管理方案,該方案是對管理服務工作的全面策劃,具體包括管理模式、服務內容、管理服務標準、內部管理機制、品質控制方法、管理費測算等內容。

6.2.3物業(yè)管理費測算

6.2.3.1物業(yè)公司應在物業(yè)管理策劃方案中詳列物業(yè)管理費的測算依據(jù)以及測算結果。

6.2.3.2物業(yè)管理費定價應參照當?shù)卣笇藴屎托袠I(yè)水平,確保物業(yè)管理項目(含分期開發(fā)項目)收支平衡,原則上不贊同為促進地產銷售而降低物業(yè)管理費引起管理費定價虧損的做法,如確有必要,地產公司應承擔相應虧損。

6.2.4項目開辦費

6.2.4.1物業(yè)公司應在物業(yè)管理費測算

時,將項目開辦費在合同期限內分攤到物業(yè)管理成本中。

6.2.4.2如果地產公司認為物業(yè)公司測算的物業(yè)管理費標準偏高,物業(yè)公司也可將部分成本單獨與地產公司結算,通常應在項目入伙前三個月由地產公司向物業(yè)公司支付開辦費(參照標準:按接管面積計算,每平方米2~3元),以便物業(yè)公司正常開展工作。

6.2.5管理用房提供:

6.2.5.1地產公司應按照法規(guī)要求向物業(yè)公司或業(yè)主大會提供管理用房,用于管理處日常辦公、會議、接待、倉庫等。

6.2.5.2管理用房的標準,當?shù)胤ㄒ?guī)有規(guī)定的,從其規(guī)定;當?shù)胤ㄒ?guī)沒有規(guī)定的,地產公司應按照項目總建筑面積千分之二比例(不足50平方米的按50平方米計)向物業(yè)公司提供管理用房,不足部分由物業(yè)公司自行解決,由此產生成本應在物業(yè)管理費測算時統(tǒng)籌考慮。

6.2.5.3地產公司應在規(guī)劃設計階段充分考慮管理用房。辦公場所具體位置的規(guī)劃應充分考慮到項目物業(yè)管理模式的需要,可從服務輻射區(qū)域、交通、安全、盡量減少擾民等角度考慮;如管理用房中涉及到員工生活用房的,具體位置應根據(jù)項目具體情況確定。規(guī)劃的面積,需要考慮管理處駐場人數(shù)和周邊活動設施等因素。管理用房的辦公和員工住宿不能設在地下室中,須確保通風、噪音應達到國家住宅房內標準。

6.2.5.4管理用房裝修由物業(yè)公司提出設計和施工方案,報地產公司審核。管理用房裝修費用由地產公司承擔,裝修標準:按照實際提供的建筑面積計算,不低于每平方米500元。

6.2.6保潔開荒

6.2.6.1保潔開荒屬產品符合性責任,地產公司應監(jiān)督各施工單位負責其作業(yè)范圍的清場及保潔工作。

6.2.6.2地產公司如將保潔開荒工作委托物業(yè)公司,期間產生的人工成本、物料消耗和酬金(總成本的10-15%)由地產公司承擔.

6.2.7房屋集中交付使用(集中入伙)

6.2.7.1房屋集中交付使用實行地產公司項目組總經(jīng)理負責制,成立由地產客服、營銷、工程、物業(yè)等各部門、各專業(yè)口聯(lián)合組成的入伙工作小組,策劃、組織入伙工作。集中入伙期間發(fā)生的費用由地產公司承擔,具體包括:現(xiàn)場布置、辦公設備消耗、驗房費用、材料印刷費、各種活動費用等。

6.2.7.2地產公司如委托物業(yè)公司全權辦理房屋集中交付使用手續(xù)的,物業(yè)公司需提前將集中入伙策劃方案和費用預算(人工成本、物料消耗、現(xiàn)場布置、管理酬金等)報地產公司審核,費用由地產公司承擔.

6.2.8售后服務

6.2.8.1地產公司按照《房屋質量保證書》規(guī)定承擔房屋維修、公共設施設備保修期內的返修以及完善責任,此外對已過保修期但經(jīng)專業(yè)機構認定屬質量問題的仍需地產公司承擔責任。物業(yè)公司只負責正常的工程返修工作(具體參見地產、物業(yè)、施工三方《保修協(xié)議書》)

6.2.8.2地產公司如將保質期內的維修、返修工作委托物業(yè)公司落實,應與施工單位、物業(yè)公司簽訂三方協(xié)議書,明確保修的服務質量標準、監(jiān)控方法和處罰措施,物業(yè)公司有權對施工方的服務質量進行評估和扣罰。

6.2.8.3地產公司委托物業(yè)公司管理維修、返修工作,物業(yè)公司酬金收取標準按照《保修協(xié)議書》相關內容執(zhí)行。

6.2.8.4地產公司項目部工程結束后,須留專業(yè)工程師負責工程后續(xù)問題的跟蹤處理以及與物業(yè)公司的工程對接。

6.2.9空置房管理

6.2.9.1空置房是地產公司因銷售或其他原因,造成房屋未交付使用而空置的。空置房的管理費及水、電、供暖等費用由地產公司承擔。

6.2.9.2.為避免在客戶看房時出現(xiàn)不良現(xiàn)象,地產公司應對空置房建立巡查制度,對門窗、水管、開關、暖氣、水喉、門鎖、玻璃、墻面、鑰匙等進行定期檢查,必要時對空置房定期清潔。如地產公司將上述工作委托物業(yè)公司,費用由地產公司承擔,具體收費標準由地產公司與物業(yè)公司雙方協(xié)定。

6.3其他

6.3.1代墊款項和代收代付業(yè)務按照相關財務管理規(guī)定執(zhí)行。

6.3.2因地產公司銷售或其它需要,承諾向業(yè)主贈送的物業(yè)管理費應由地產公司承擔,此部分費用由地產公司劃撥給物業(yè)公司。

6.3.3若地產公司在開發(fā)建設時已經(jīng)繳納了水電氣等配套設施的開戶費用,地產公司應在簽訂房屋銷售合同、代辦房產證、按揭手續(xù)時一并收取該項費用。若委托物業(yè)公司在業(yè)主入住時收取此筆費用,可參照地產委托代理業(yè)務操作。

6.3.4因市政配套不到位而銷售有承諾等原因,造成項目用水、電、氣、暖等費用形成的交費與收費之間存在的價差、量差,如按施工用或工業(yè)用標準交費與按民用標準收費之間形成的價差,以及前期施工、售后返修等造成水電開支過大等,即實際存在的收支價差和量差,應由地產公司承擔補差責任。物業(yè)公司應至少每季度統(tǒng)計一次并報地產相關部門。

6.3.5地產公司在制定與物業(yè)管理相關的資料(樓書、廣告、合同及宣傳資料)時,應充分征求物業(yè)公司意見。

6.3.6地產公司不得對購房者作出超過《前期物業(yè)管理服務合同》范圍的承諾,雙方應在房屋銷售前對可能出現(xiàn)的問題統(tǒng)一口徑;對因銷售承諾過失導致日后增加物業(yè)管理成本和難度的,應由地產公司承擔責任。

7、相關文件

《前期物業(yè)服務委托協(xié)議》

《前期物業(yè)服務合同》

《保修協(xié)議書》

8、本指導書內容由物業(yè)公司新項目部負責修改、解釋。