物業公司往來文書控制及保密制度

1.文書往來需嚴格,其中包括

(1)外發文書:必需由總經理辦公室發出

(2)內部文書:必需由部門主管發出或部門蓋公章才算有效公文

(3)保密文件:必需統一由行政或總經理指派人員拆閱。

2.保密制度

(1)本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。

(2)本規定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經理決定后實施。

(3)本規定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項,凡符合下列條款之一者均屬于此。

a.關于公司的重要政策或計劃;

b.關于人事問題;

c.關于重要會議的討論事項;

d.關于業主或租戶的檔案資料;

e.契約、協定或根據協商而決定的事項;

f.規定、命令中特別指定的事項。

(4)機要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:-

a.秘密,不能向部門經理及主管,以及業務上相關人員以外者公開。

b.公司內部秘密,不能向公司以外公開。

c.絕密,不能向部門經理及主管,以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。

(5)機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的經理負責,但公司總經理可以命其變更。

(6)機要文件或機要事項由該業務部經理負責印制和傳達。

(7)機要文件由其制發部門制成正本、副本兩份、一份由制發部門分門別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。機要文件應加蓋相應的紅色標記,其處理和保管由收件人自行處理。

(8)機要文件的制發部門應備有發文簿,文件發送至有關部門時,必須請收件人簽字蓋章。

(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時,應采用親啟信函方式,必要時應采用掛號信函方式。

(10)公司內機要文件的傳遞,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。

(11)機要文件須經制發部門的經理同意后方可復制。機要文件復制時制發部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄,并在上述(2.2.8)款規定的發文簿上記載復制件的去向。

(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發部門的經理負責,請專人進行分發和傳送,但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規定的手續。

(13)機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀,應確定一定的時間,由所管經理負責銷毀。

(14)凡違反本規定者,由總經理辦公室討論處理

一般文件由總經理發到各部門主管處理或存閱,送回行政部存檔。所有外發及保密文件,必需有總經理記錄,以使在存送中收獲,亦可以拷貝出來。

篇2:某品牌服裝公司機要文書保密制度

品牌服裝公司機要文書保密制度

總則

第一條為保守公司秘密,維護公司權益,特制定本制度。

第二條公司秘密是關系公司權力和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

第三條公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。

第四條公司保密工作,實行既確保秘密又做便利工作的方針。

第五條對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或者職員實行獎勵。

保密范圍和密級確定

第六條公司秘密包括本制度第二條規定的下列秘密事項:

(一)公司重大決策中的秘密事項。

(二)公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

(三)公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。

(四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。

(五)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

(六)公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。

(七)其他經公司確定應當保密的事項。

一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

第七條公司秘密的密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"三級。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。

第八條公司秘級的確定:

(一)公司經營發展中,直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級;

(二)公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級;

(三)公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。

第九條屬于公司秘密的文件、資料,應當依據本制度第七條、第八條的規定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。

保密措施

第十條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理或總經理委托專人執行。

采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦管理人員負責保密,設置密碼。

第十一條對于密級的文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施。

(一)非經總經理批準,不得復制和摘抄;

(二)收發、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施;

(三)在設備完善的保險裝置中保存。

第十二條屬于公司秘密的設備或者服裝款式的開發、生產、展示、保存、處理,由公司指定專門部門負責執行,并采用相應的保密措施。

第十三條在對外交行為表現與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。

第十四條具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施;

(一)選擇具備保密條件的會議場所。

(二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的人員予以指定;

(三)依照保密規定使用會議設備和管理會議文件;

(四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

第十五條不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。

第十六條公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理;總經理接到報告,應立即作出處理。

責任與處罰

第十七條出現下列情況之一者,給予警告,并扣發工資50元以上500元以下;

(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

(二)違反本制度第十條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定的秘密內容的;

(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的。

第十八條出現下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經濟損失;

(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;

(二)違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;

(三)利用職權強制他人違反保密規定的。

附則

第十九條本制度規定的泄密是指下列行為之一:

(一)使公司秘密被不應知悉者知悉的;

(二)使公司秘密超出了限定的接觸范圍。而不能證明未被不應知悉者知悉的。