小區物業管理處文檔管理規定

根據國家檔案法和檔案管理規定,為進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本制度:

1、管理處文檔管理員負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規等)收集、存檔和保管工作,做到系統、準確、完整;

2、任何人員借閱文件資料,須經管理處經理批準,文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經手人、借閱時間等予以詳細記錄;

3、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,未經領導批準不準給任何人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;

4、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無機翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目;

5、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔前先把資料分燈,按字田順序或按內容、按時間等形式分類,且須在檔案夾上標識;

6、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經管理處領導批準可做銷毀處理;

7、積極實行檔案現代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規范化和程序化;

8、管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明材料等,并及時歸檔;

9、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交文檔管理員及時歸檔。

篇2:工程項目監理文檔管理規定

工程項目監理文檔管理辦法

為了加強我監理部科技檔案的科學管理。并使其納入標準化、規范化、系統化的軌道。根據部、廳科技檔案工作的有關規定,結合本工程項目的實際情況,特制定如下管理辦法:

1、在正副總監的統一領導下,由綜合組負責監理部文檔管理工作。

2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業知識的學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。

3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。

4、嚴格執行文檔借閱制度。未經同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。

5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別(合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類)進行分類、編號、保存。并建立文件清單。

6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統計工作。

7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。

8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質量要求分綜合類、工程質量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監理月報、照片和錄像七項對監理文件資料進行組卷上報。

9、未盡事宜,按業主有關技術檔案的編制、審查、歸檔辦法執行。

篇3:N項目管理處文檔管理規定

項目管理處文檔管理規定

一、目的

根據國家檔案法和檔案管理規定,進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平,確保管理處文檔的完整與安全。

二、適用范圍

適用于**物業管理處。

三、職責

3.1資料管理員負責管理處文檔資料的管理與歸檔工作。

3.2各業務塊負責人負責本部門文檔資料的收集、整理、檢查。

四、方法與過程控制

4.1資料管理員負責管理處的所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規等)收集、存檔和保管工作,做到系統、準確、完整。

4.2任何人員借閱文件資料,須經部門經理批準,資料管理員須填寫《借閱登記表》,將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經手人、借閱時間等予以詳細記錄。

4.3屬秘密文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴格保密保管,未經部門經理和公司許可,不得給任何人員翻閱,不得復印,不得帶離辦公室;保密文件以電子文檔形式傳送時,須加密碼。

4.4員工個人檔案材料須保密,由部門人事管理員負責保管與存檔,未經部門經理和公司許可,他人無權翻閱,不得擅自外傳。

4.5文件資料須根據公司迎檢目錄、體系文件要求進行歸檔和保存,并做好文件標識。

4.6文件資料、質量記錄須經常進行清理、歸檔,按月、季、年定期歸檔,于首日后進行;及時申請報廢和清理過期文件,無保存必要的材料,經管理處部門經理批準可做銷毀處理。

4.7管理處購置的重要設備到貨時,資料管理員須檢查驗收說明材料等,并及時歸檔。

4.8管理處拍攝的記錄本部門各項活動的照片、聲像材料,在活動結束后一周內整理完畢,注明時間、地點、活動內容,交資料管理員及時歸檔。

4.9管理處相關人員編輯的各類文件資料,在該文件資料獲得審批當日或者該事件關閉后三日內,必須將相關的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。

4.10電子文檔須按公司要求進行分類存檔,每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務器存檔。

4.11資料管理員應根據公司體系文件和管理處規章制度的要求,編制各部門《質量記錄定期存儲清單》下發各部門,并定期通報各部門質量記錄提交情況。

4.12不按時提交質量記錄的,納入管理處日常考核范圍。

五、支持性文件

GZWY4.2.3-Z01《文件資料管理程序》

六、質量記錄表格

GZWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

GZWY4.2.4-Z01-F1《質量記錄報廢申請單》

GZWY4.2.4-Z01-F2《質量記錄檢查記錄表》

GZWY4.2.4-Z01-F3《標準、政策法規一覽表》

《質量記錄定期存儲清單》