物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

篇2:設備檔案資料管理制度

1.目的作用

設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據,為保證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能,特制定本制度。

2.管理職責

2.1設備檔案資料對公司的資產管理起著至關重要的作用,對其管理的主要負責部門是公司設備動力科,主要應做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

2.2設備的檔案資料應統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應為復制件),凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》,加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說明

3.1有關設備資料是指從設備規(guī)劃、設計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設備管理部門負責將全公司生產設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。

3.2設備檔案資料應包括如下內容:

3.2.1制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。

3.2.2設備安裝驗收移交書。

3.2.3設備附件及工具清單。

3.2.4設備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。

3.2.5精度校驗及檢驗記錄。

3.2.6設備改裝、更新技術。

3.2.7設備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結果)。

3.2.8設備技術狀況鑒定表。

3.2.9安裝基礎圖及土建圖。

3.2.10設備結構及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11設備操作規(guī)程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等)。

3.2.12設備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規(guī)范等)。

3.2.13其他資料。

3.3設備檔案資料管理的范圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。

4.設備檔案資料的收集

4.1設備管理部門負責圖紙資料的收集工作,將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。

4.2新設備進公司,開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料,如果是進口設備需提請主管生產(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖,在新設備安裝前必須復制,以指導安裝施工,原圖分級妥善保管。

4.3設備檢修與維修期間,由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪,經校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

4.4隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對,發(fā)現圖紙與實物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進行描曬制后供生產車間維修使用,原圖未經批準一律不外借或帶出資料室。

5.設備檔案資料的整理所有進人資料室保管的藍圖,資料員必須經過整理、清點編號、裝訂(指藍圖),登賬后上架妥善保管。

5.1圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細記明實有張數,圖面必須符合國家制圖標準,有名稱、圖號,有設計、校對、審核人簽字。

5.2底圖的保管

5.2.1所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。

5.2.2底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批準,注明修改日期。

5.2.3底圖作廢、銷毀,應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實,確定無保存價值者,列出清單,經設備管理部門負責人批準后方可銷毀。

5.3動力傳導設備技術檔案資料的保管

5.3.1動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。

5.3.2動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。

5.3.3檔案資料必須保持與實物或實際情況相符,根據公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應的變動,修改后歸檔。

6.設備檔案資料管理的具體要求

6.1技術文件應力求齊全、完整、準確

6.2檢驗(檢測)、檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3所有圖紙要有統(tǒng)一的編號6.4圖紙上的各項技術要求標注齊全,圖紙清晰。

6.5型號相同的設備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應與實物核對,并在圖紙索引中加以注明。

6.6設備經改裝或改造后,圖紙應及時修改。

6.7圖紙的修改應表示在底圖上,并在修改索引上注明。

6.8凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。

6.9訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號,按下列辦法進行,即第一節(jié)為設備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。

6.10嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數、借閱時間、借閱期限等項。

7.2借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。

7.4資料借閱時間規(guī)定為10天內,借閱期滿,資料管理員應催收。需繼續(xù)借閱者,應辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設備管理部按其損失作估價賠償。

7.5非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員,經設備部允許,可在資料室查閱有關的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應經公司領導批準。

7.6原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。

7.7本單位人員調出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調動或退休手續(xù)。

8.附件

篇3:機電設備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機電設備資料、檔案的完整,為設備維護維修提供支持。

2.適用范圍

適用于**花園機電設備資料、檔案的管理。

3.內容

3.1機電設備資料的管理

3.1.1機電設備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。

3.1.2常用的機電設備資料可復印一份保存于機電值班室按班移交。

3.1.3機電設備資料的借用需經機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。

3.1.4發(fā)生設備資料缺頁現象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。

3.2機電設備檔案的管理

3.2.1機電設備維護維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機電設備大中修檔案長期保管直到設備報廢一年后銷毀。

3.2.3機電設備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。

3.3機電設備資料、檔案應保存通風良好,干濕度正常的房間。

3.4機電設備資料、檔案應半年檢查一次,發(fā)現問題及時處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。