山莊管家服務中心文書管理規定

1.0目的

規范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發處理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務中心的文書管理工作。

3.0職責

3.1管家服務中心經理助理負責本中心文件的擬制和審核。

3.2管家服務中心經理負責所有管家服務中心文件的復核并報公司領導審批,負責對客服務文件的審批。

4.0程序要點

4.1公文格式

4.1.1公文種類。根據物業管理服務特點,引入以下公文類別:

上行文:請示、報告、計劃、總結;

下行文:批復、決定、通知、通報;

平行文:函、會議紀要。

4.1.2文件標題

a)發文統一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;

b)標題統一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。

4.1.3發文字號。簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內容:

a)根據發文順序及發文時間對文件編號;

b)管家服務中心文號作以下統一規定

如:zz發[2006]009號,是指zz山莊管家服務中心2006年發的管家服務中心第9個文件。

c)文號統一使用5號字體,放在文件標題下一行的居中位置;

d)管家服務中心文號由管家服務中心經理助理統一編號。

4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發送方式及辦理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件左上角位置注明"秘密"或"絕密"字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明"急件"字樣。

4.1.5主送機關。是用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關:

a)應放在文號下方,正文之上,專行頂格,用冒號":"結尾;

b)主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間應頓號"、"隔開;

c)一般情況下,選擇小四號宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據,講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律從左至右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開始空兩個中文字符空格;

c)正文字體與主送機關保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明"附件:×××"字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,應在其上面加注一行"此頁無正文"字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期

a)一般應寫發文日期;

b)會議通過的文件寫會議通過的日期;

c)重要的文件應寫簽發的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發文機關對文件負責的標志,是文件合法生效和的標志,一般情況下文件都應加蓋印章:

a)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經手登記;

b)印章應蓋在落款和年月日中間,即"騎年蓋月"位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷份數等內容:

a)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一條直線分割以示區別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機關是協助或配合主送機關執行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;

d)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應;

e)印刷份數指的是印刷的總份數,位于底線的偏右位置。

4.2發文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發、裝訂、蓋印、發放等一系列工作:

4.2.1交擬和擬議

a)經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員;

b)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:

--深入領會意圖,掌握其精神實質;

--注意提煉觀點,選擇材料;

--安排文稿的結構、搭好文件的骨架;

--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰寫與審核。(正規文件須打印,擬稿人進行校對):

a)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意;

--不與國家法律、法規相違背;

--把握各種文書的特點、規律和寫作方法;

--堅持觀點與材料相統一。

b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:

--審查文稿內容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;

--所提的任務、措施或方法是否切實可行;

--所規定的步驟和期限是否恰當;

--主送和抄送單位規定的是否恰當;

--文字中的引語、事例、數字以及專用術語是否正確;

--發文符合標準的,管家服務中心發文由管家服務中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發文。

4.2.3簽發:

管家服務中心發文:管家服務中心經理對簽發的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語;同意簽發的,注意"同意發文"字樣后按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還相關部門或擬稿人重新撰寫。

4.2.4蓋章和發放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經理/管家服務中心經理)依據總經理簽準的意見加印:

--總經理未簽準的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數嚴格按照文件要求印發的份數要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發放。發放(裝封和發送)工作要迅速、準確、安全:

--發文登記:由管家服務中心經理助理將要發放的文件進行登記后,依據發送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發放文件,并落實收到情況;

--將發放情況登記在《文件發放登記表中》;

--次年2月底將當年的《文件發放登記表》與所發文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

4.3.1收拆。指文書的收進和拆封:

a)管家服務中心經理助理為收拆工作的主要負責人;

b)凡封套上寫明由管家服務中心收啟的由管家服務中心經理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:

--檢查信封內文件是否齊全,發現問題,要做出必要的記載和及時處理;

--取凈封內的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經理拆封。

4.3.2登記:

a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、使用期限長的公文,都要登記;

b)以下文件無須進行登記:

--各種無機密性的出版物;

--一般性的簡報、資料;

--告知性的廣告;

--事務性的便函等。

c)文書管理人員(一般為管家服務中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內,內容包括:總流水號、收文日期、發文機關、發文標題、發文字號、發文日期、份數、處理情況、備注等,登記時應注意:

--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應與《收文登記表》上的總流水號相同;

--需要辦復的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時登記,不錯登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦:

a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領導或業務部門經理審核裁決;

--擬辦工作一般由管家服務中心經理助理或部門主管辦理;如果來文內容專業性很強,也可以直接由相關部門經理擬辦;

--擬辦時要仔細閱讀來文,同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業務分工和工作情況;

--擬辦意見要準確恰當,明確具體,切實可行,簡明扼要。

b)批辦是管家服務中心經理針對擬辦意見作出的批示意見:

--屬管家服務中心文件的,由管家服務中心經理批辦;

--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對擬辦意見中內容不全面、不妥當的地方,應加以補充和修改;

--要求幾個部門合辦的,應指明由哪個部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應當寫出傳閱的對象和范圍;

--需要傳達貫徹的,應寫出由誰傳達和傳達范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應有所裁決。

4.3.4承辦和傳閱:

a)承辦是有關部門根據批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發文件;辦事是以實際行動落實收文內容,如召開會議、電話聯系、當面洽談、現場調查等;

--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨立承辦的,要及時認真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應準備好有關文件和辦理意見,主動與有關部門協商,整理、綜合協商意見,報送有關領導審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的"處理結果"欄內,并簽署姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務中心經理助理辦理:

--安排傳閱應先主后次,對主要領導、主管經理應優先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當,不能隨意擴大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應直接與行政人事部或管家服務中心經理助理聯系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況:

a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時應注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務中心經理助理將文件報檔案室按《檔案管理規定》辦理歸檔工作。

5.0相關支持文件

5.1印章管理規定

5.2檔案管理規定

6.0質量記錄

6.1QP-01-08-F001公文處理單

6.2QP-01-08-F002文件發放登記表

6.3QP-01-08-F003收文登記表

篇2:企業文書管理規則規定

企業文書管理規則

□總則

第一條目的

為使文書管理制度化,以增進文書處理之品質及效率,特訂定本規則。

第二條范圍

本規則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發部門

總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理。總收發部門負責文書之收受及發送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經理室或管理處為管理部門;營業、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書,得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書,以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。

(三)關系企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。?

(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜;文書未按規定處理者,管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門,如有涉及其他部門時,其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。

□行文

第六條行文類別

(一)函:發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業各公司間及公司內各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業務向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函:關系企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。

(四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報:業務處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文:政府機關規定之表格式公文及公司人事令等,可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據司法部門規定程序實施;訴訟文書,依政府有關部門訴訟審議委員會規定程序實施。

2.會議紀錄及例行表報等的發送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對關系企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下:

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:

屬政策性或影響公司重大權益的行文。

2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章:

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。

3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。

②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。

③對稅務、金融機關的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規定者從其規定)。

4.以公司名義,由經理署名、蓋經理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。

營業、資料、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業、資材、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業務之權責范圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。

7.應依本款第四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環境特殊或事實需要,須另行規定行文名義、署名及印信使用者,應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。

(二)關系企業各部門間應以部門名義行文,并依下列規定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之;以業務接洽便函行文者,由經辦部門主管及經辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。?

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等),須加蓋公司或業務專用章的文件,均應蓋章,并視業務需要依規定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復文者,應斟酌實情處理。

第八條行文的判行權限

(一)以董事長署名行文者,應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。

(二)以總經理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外,應送各公司總經理室轉呈總經理判行。

(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應由經理級人員判行。

(七)因專案業務需要,如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義,須蓋用董事長或總經理之業務專用章者,行文時應經各該業務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。

(八)固定格式文書,應由署名的主管于原稿判行后,授權業務主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

篇3:文書檔案管理規定辦法

文書檔案管理規定

一、根據上級關于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。

二、堅持檔案工作實行“統一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統一管理本院的文書檔案。

三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執行黨和國家的方針、政策,貫徹執行檔案工作的法律、法規和規章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業務,不斷提高檔案業務水平和服務質量,以高度負責的態度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩定。

四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導,并從實際出發,制訂、補訂或修訂必要的規章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。

五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。

有保存價值的文件資料,是指具有現實查考使用價值和對學院改革、發展、建設等辦學建校活動有研究價值的文件資料。

六、各業務部門應主動在每年第一季度內將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:

⒈歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續排等工作。

九、檔案室應建立檔案統計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統計,并按照上級規定,報送檔案基本情況統計表。

必要時,此項工作可在秘書和綜合統計人員協助下完成。

十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經校主管領導人批準后執行。

十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結束后,應提出工作報告,并對經鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經主管院領導人批準后銷毀。

十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。

機要文書要定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。

十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。

十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對上級規定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續,做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對上級發下的文件及其復制件,需要借給或送給國內的其他單位,必須報請發文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內的其他單位交流或交換,⑴對于規章制度,可通過學院檔案室統一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規劃、計劃、工作總結等文件材料,必須經院長簽準后,由學院檔案室統一對外辦理。

十九、不論是上級發下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。

二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規范化、標準化、現代化,以及信息資源的開發等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。

二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據性質和情節予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規定辦理。

二十三、機要文書檔案人員調動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續。