公司文書作業規定

(一)打印

1.經理、各部門主管交由行政文員打印之文函、文件,需填寫《文書委派單》,并標明文件之性質,如傳真、公函、內部文件及保密級別,急迫性程度由行政文員根據其緩急確定先后秩序。

2.打印完畢后行政文員先行校核并于《文書委派單》上簽字,轉交委辦部門之經辦人校核、簽字。

3.傳真、公函行政文員須復印存檔(參見收發文流程)。

4.文書處理過程中,未經同意行政文員不得將受托文書傳閱他人。

文書作業流程(略)

(二)復印

1.公司復印作業由行政部文員統一執行。

2.一般文件由各部門委托人員口頭交托行政文員。

3.客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件,需填寫復印委托單(文件名、秘級、用途、裝訂要求等)經高級主管批準后執行復印。

5.行政文員于復印、裝訂作業后,須填寫復印裝訂登記表(日期、內容、頁數、批準人、保密標識等)。

復印流程(略)

篇2:企業文書管理規則規定

企業文書管理規則

□總則

第一條目的

為使文書管理制度化,以增進文書處理之品質及效率,特訂定本規則。

第二條范圍

本規則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發部門

總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理。總收發部門負責文書之收受及發送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經理室或管理處為管理部門;營業、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書,得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書,以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。

(三)關系企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。?

(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜;文書未按規定處理者,管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門,如有涉及其他部門時,其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。

□行文

第六條行文類別

(一)函:發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業各公司間及公司內各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業務向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函:關系企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。

(四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報:業務處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文:政府機關規定之表格式公文及公司人事令等,可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據司法部門規定程序實施;訴訟文書,依政府有關部門訴訟審議委員會規定程序實施。

2.會議紀錄及例行表報等的發送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對關系企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下:

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:

屬政策性或影響公司重大權益的行文。

2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章:

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。

3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。

②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。

③對稅務、金融機關的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規定者從其規定)。

4.以公司名義,由經理署名、蓋經理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。

營業、資料、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業、資材、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業務之權責范圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。

7.應依本款第四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環境特殊或事實需要,須另行規定行文名義、署名及印信使用者,應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。

(二)關系企業各部門間應以部門名義行文,并依下列規定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之;以業務接洽便函行文者,由經辦部門主管及經辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。?

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等),須加蓋公司或業務專用章的文件,均應蓋章,并視業務需要依規定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復文者,應斟酌實情處理。

第八條行文的判行權限

(一)以董事長署名行文者,應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。

(二)以總經理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外,應送各公司總經理室轉呈總經理判行。

(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應由經理級人員判行。

(七)因專案業務需要,如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義,須蓋用董事長或總經理之業務專用章者,行文時應經各該業務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。

(八)固定格式文書,應由署名的主管于原稿判行后,授權業務主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

篇3:文書檔案管理規定辦法

文書檔案管理規定

一、根據上級關于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。

二、堅持檔案工作實行“統一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統一管理本院的文書檔案。

三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執行黨和國家的方針、政策,貫徹執行檔案工作的法律、法規和規章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業務,不斷提高檔案業務水平和服務質量,以高度負責的態度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩定。

四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導,并從實際出發,制訂、補訂或修訂必要的規章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。

五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。

有保存價值的文件資料,是指具有現實查考使用價值和對學院改革、發展、建設等辦學建校活動有研究價值的文件資料。

六、各業務部門應主動在每年第一季度內將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:

⒈歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續排等工作。

九、檔案室應建立檔案統計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統計,并按照上級規定,報送檔案基本情況統計表。

必要時,此項工作可在秘書和綜合統計人員協助下完成。

十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經校主管領導人批準后執行。

十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結束后,應提出工作報告,并對經鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經主管院領導人批準后銷毀。

十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。

機要文書要定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。

十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。

十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對上級規定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續,做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對上級發下的文件及其復制件,需要借給或送給國內的其他單位,必須報請發文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內的其他單位交流或交換,⑴對于規章制度,可通過學院檔案室統一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規劃、計劃、工作總結等文件材料,必須經院長簽準后,由學院檔案室統一對外辦理。

十九、不論是上級發下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。

二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規范化、標準化、現代化,以及信息資源的開發等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。

二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據性質和情節予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規定辦理。

二十三、機要文書檔案人員調動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續。