公司文書作業(yè)規(guī)定

(一)打印

1.經(jīng)理、各部門主管交由行政文員打印之文函、文件,需填寫《文書委派單》,并標(biāo)明文件之性質(zhì),如傳真、公函、內(nèi)部文件及保密級(jí)別,急迫性程度由行政文員根據(jù)其緩急確定先后秩序。

2.打印完畢后行政文員先行校核并于《文書委派單》上簽字,轉(zhuǎn)交委辦部門之經(jīng)辦人校核、簽字。

3.傳真、公函行政文員須復(fù)印存檔(參見收發(fā)文流程)。

4.文書處理過程中,未經(jīng)同意行政文員不得將受托文書傳閱他人。

文書作業(yè)流程(略)

(二)復(fù)印

1.公司復(fù)印作業(yè)由行政部文員統(tǒng)一執(zhí)行。

2.一般文件由各部門委托人員口頭交托行政文員。

3.客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件,需填寫復(fù)印委托單(文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等)經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印。

5.行政文員于復(fù)印、裝訂作業(yè)后,須填寫復(fù)印裝訂登記表(日期、內(nèi)容、頁數(shù)、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等)。

復(fù)印流程(略)

篇2:企業(yè)文書管理規(guī)則規(guī)定

企業(yè)文書管理規(guī)則

□總則

第一條目的

為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。

第二條范圍

本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門;營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書,得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書,以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。?

(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜;文書未按規(guī)定處理者,管理部門不得受理。

第五條主辦及會(huì)辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門,如有涉及其他部門時(shí),其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。

□行文

第六條行文類別

(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。

(三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。

(四)簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

(五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。

(六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?訴訟文書,依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下:

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:

對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。

②對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。

③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義,由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購部門對(duì)廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要,須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者,應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。?

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等),須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件,均應(yīng)蓋章,并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者,應(yīng)斟酌實(shí)情處理。

第八條行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者,應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外,應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要,如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義,須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者,行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書,應(yīng)由署名的主管于原稿判行后,授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

篇3:文書檔案管理規(guī)定辦法

文書檔案管理規(guī)定

一、根據(jù)上級(jí)關(guān)于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本制度,以加強(qiáng)本院文書檔案工作。

二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機(jī)要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書檔案。

三、機(jī)要文書檔案員簡稱機(jī)要文書,要認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識(shí),刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無特殊情況,機(jī)要文書檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

四、機(jī)要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對(duì)本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實(shí)際出發(fā),制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強(qiáng)文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。

五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。

有保存價(jià)值的文件資料,是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對(duì)學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建校活動(dòng)有研究價(jià)值的文件資料。

六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:

⒈歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

八、機(jī)要文書應(yīng)對(duì)移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對(duì)每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。

九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照上級(jí)規(guī)定,報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。

必要時(shí),此項(xiàng)工作可在秘書和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。

十、機(jī)要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

十一、本院應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,并對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊(cè),報(bào)送院長或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。

機(jī)要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。

十三、機(jī)要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊(cè)。

十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動(dòng)開展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對(duì)本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊(cè),一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對(duì)上級(jí)規(guī)定移交的檔案,必須按照上級(jí)要求及時(shí)辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對(duì)上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國內(nèi)的其他單位,必須報(bào)請(qǐng)發(fā)文單位書面批準(zhǔn),對(duì)本院形成的文件,需要與國內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對(duì)于規(guī)章制度,可通過學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對(duì)學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對(duì)外辦理。

十九、不論是上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對(duì)國外單位和個(gè)人借閱、交換等,必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn)后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個(gè)人利用檔案資料,未經(jīng)院長或上級(jí)機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn),不得擅自公布。

二十一、對(duì)檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個(gè)人,學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。

二十二、對(duì)損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。

二十三、機(jī)要文書檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。