雅居物業檔案管理實施細則

為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。

一、公司檔案的立卷和歸檔

1、公司接收或下發行政公文、以公司名義簽屬的合同及協議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔;

2、向各項目下發的各種規范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔;

3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔;

4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔;

5、公司下發的各類公文及各項目向業主下發的各類通知等由各項目負責歸檔。

二、歸檔文件材料要求

1、文件紙質較好,紙大小規格統一,一般用標準的A4公文紙。

2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。

3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發單位。發文稿紙上各欄內容應填寫清楚。領導簽發文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。

4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料,統計數字要準確。

三、案卷質量要求:

遵循文件材料的形成規律,保持彼此之間的有機聯系,區別管理和利用。

1、內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容,手續完善,利于長期保存。

2、管理內容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后。

3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設備等)按階段、結構、部分進行歸檔。

4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。

5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。

6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。

7、卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應在裝訂線一側下角編號,不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數的受控章,并將檔號、件數填寫清楚。

8、每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質內容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀要應概括出主要內容。

四、部門檔案員工作職責

1、設立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規定履行好本部門檔案工作。

2、根據本部門的歸檔內容,收集、積累、整理本部門應歸檔的文件材料。

五、歸檔時間及要求

(一)歸檔時間

1、各部門檔案應在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。

2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。

3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。

4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內容、時間、地點、人物和制作人標明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。

(二)歸檔要求

1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權拒絕簽收,并限期改正補交。

2、檔案管理人員調離時,應辦理移交手續。

六、檔案的借閱

1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續,公司外有關人員要查閱檔案,需經分管總經理批準。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。

2、不屬于原文件規定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經分管領導批準。

3、檔案管理人員應對檔案的安全、保密和完整負責,不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉借他人,否則,除負責賠償損失外,應報請領導和相關部門處理。

七、檔案的鑒定

1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應進行相應的鑒定工作。

2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認真估計檔案的價值程度,并根據保管期限的規定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規定欠妥的,經認真研究后延長保存年限。

3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應作保存處理,不能倉促銷毀。

4、鑒定時,應將處理意見報分管總經理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應立卷長期保存。

篇2:工程監理檔案管理細則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

二、工程檔案管理規定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環節的銜接,監理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

三、工程文件的收發及管理規定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監理項目部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發的各項文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數量和外觀質量檢查,發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規定妥善收存,并認真執行密級文件資料的借閱規定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業,并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發放

3.2.1上級下發文件、監理工程師通知單、監理工作聯系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發放記錄。

四、監理項目部檔案管理職責

1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負責提交監理過程中形成的有關工程質量,工期、投資監理等方面的全部文件材料。

2)監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查,對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責,并在案卷內備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件,監理項目部有權退回,相關單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經理批準后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經項目部總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3)檔案銷毀必須嚴格執行保密規定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監銷,監銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網辦[2010]250號《關于印發》規定執行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置;

(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網項目部《關于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網基建質量[2010]322號要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細則

工程有限公司光盤檔案管理細則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負責。

2、正確標注每份預歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數、掃描文件路徑、文件名等內容并完成數據庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調整立卷。

4、自動生成案卷數據庫,填寫數據庫內容,包括編寫卷名和填制案卷有關內容并打印出案卷封皮、卷內目錄和全引目錄,系統提供各種報表。

5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內順序號往卷內插放文件,在案卷首附卷內文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護:

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調整和使用,一旦形成規模,檢查無誤,就應將數據庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應制作相應的盤片標簽,內容按規定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應進行外觀與載體內容的質量檢測,確認無污染、劃痕、病毒,保證內容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴禁用手摸擦表面,嚴禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數據檢查:每年進行質量檢查,及時修補、及時復制。

三、光盤檔案的密級劃分和權限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規定事先設置權限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內容不被非法調用、刪除、修改、打印和拷貝。權限設定按光盤內所存最高密級檔案確定。