檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業管理網就為大家整理了檔案管理實施細則,大家可以閱讀下文。

第一章總則

為規范公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細則。

第二章公司管理檔案的范圍及管理權限劃分

第一條公司級檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件:

1.司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

2.公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;

3.財務管理、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

4.政府、項目批文、合同;

5.公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);

6.工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

7.公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;

8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

9.公司有效證件、印章;

10.具有法律效力及保存價值的文件;

11.公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級檔案文件如下:

1.各部門報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報;

2.部門例會會議紀要;

3.各部門與其相關業務單位函件管理;

4.招投標文件管理;

5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統一管理人事檔案)

6.儀器、設備維修保養資料;

7.客戶、特約商家資料及信息管理;

8.公司的媒體宣傳資料、銷售報表;

9.財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表。

第三章公司檔案管理體制

第三條公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部設立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。

第四條根據有關檔案法規規定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。

第五條公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。

第六條檔案管理部門及負責人

1.公司檔案管理部門為行政部;

2.公司立檔單位為各部門;

3.檔案管理責任人:各部門負責人與專(兼)職文書。

4.各部門均應指定專(兼)職文書,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第七條各部門專(兼)職文書的職責

1.了解本部門的工作業務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員需借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材。

第四章檔案管理、歸檔文件整理

第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規劃、規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。

第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統一歸卷。

第十條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

第十一條歸檔時限

各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理,切忌拖拉積壓。

第十二條歸檔文件的整理

1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

2.歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。

3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規定執行。

5.卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6.整理文件時應遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。

8.案卷整理的幅面應以A4紙為準(210MM×297MM),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側裝訂線;材料過寬應按A4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。

9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應在歸檔文件左側預留出寬度為1CM的裝訂區域。

10.歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。

11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。

12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。

第十三條歸檔文件的移交

1.檔案室對于日常抄送副件進行登記,并依據登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續。接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題,卷內文件頁數,案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。

2.移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內。

第十四條檔案的保管

1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;

2.公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態。保持檔案存放室良好的通風,做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應結實牢固。

3.每年須定期對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

第五章檔案名稱、編號

第十五條檔案各級分類應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。

第十六條檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

第十七條檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第十八條檔案編號原則

1.公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號”。

2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。

3.每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”,文件歸檔時依序編號、登錄。

4.檔號的表示方式如下:商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00

1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號

2)“AB”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號。如:行政類、營運類、策劃類等等。

3)“CCCC”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如:2005。

4)“DE”表示保管期限。如:長期、二年。

5)“FG”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運部月報,招商進度表,會議記錄等等。

6)“00–00”表示文件檔號。即盒號、件號。

5.新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序,以此來編列檔號。

6.檔案如何歸屬前案,應查明前案的檔號并予以同號編列。

7.檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,再編列檔號。

第六章檔案的編目與裝盒

第十九條歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容發、頁數、日期、經辦人、存檔地點等項目。

第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內目錄放在卷首。

第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內的文件數量無限制,以裝滿一盒為準。

第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。

第二十三條不同保管期限的文件應分開裝盒,不得混裝。

第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統一填寫,并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第七章檔案的鑒定與保管期限

第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。

第二十六條檔案的保管期限。

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。

1.長期保存:

1)公司章程;

2)股東名冊;

3)組織規程及辦事細則;

4)董事會及股東會紀錄;

5)財務報表;

6)政府機關核準文件;

7)不動產所有權及其他債權憑證;

8)工程設計圖;

9)其他經核定須永久保存的文書。

10)預算、決算書類;

11)會計憑證;

12)事業計劃資料;

13)期滿或解除之合約;

2.二年保存:

1)結案后無長期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件

第八章檔案密級

第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級,并據此界定檔案調閱權限。

1.“絕密”文書含:公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書。

2.“機密”文書含:公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。

3.“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4.“普通”文件含:部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第九章檔案借閱、利用工作

第二十八條總監以上管理人員如需借閱一般工作業務相關的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還;如需再借,應辦理續借手續。

第二十九條各部門其它員工因業務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調閱審批單》并經部門負責人和分管總監簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應有相關部門負責人和分管總監簽字許可。

第三十條如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可。

第三十一條檔案管理員依據《檔案調閱審批單》,為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。

第三十二條借閱的檔案原則上在公司內使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。

第三十三條借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時報告主管領導。

第三十四條檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務,主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。

第三十五條檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。

第三十六條依據國家檔案、統計法律法規,做好企業檔案統計工作。

第三十七條政府有關部門依法執行公務,需要查閱公司檔案,公司予以配合、協助。

第十章檔案的銷毀

第三十八條對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經相關負責人批準,方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時要有二人以上監銷,關在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。

第三十九條公司終止、解散時,檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館。

第四十條公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。

第十一章附則

第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理,提高管理效率。

第四十二條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經理批準頒行。

模板商業企業人事管理制度

篇2:X地產公司檔案管理實施細則

地產公司檔案管理實施細則

第一條檔案文件的日常管理

1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發放、借用記錄表》簽字確認。如經辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。

2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉交資料員)接收,并在《文件資料發放、借用記錄表》上做登記。

3.發文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發送單位、文件標題及內容摘要、份數的登記,并及時讓接收人簽字確認。

4.工程項目檔案資料在項目開發過程中由各經辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經理辦公室統一保管。

第二條檔案文件借用及移交規定

1.借用文件必須嚴格履行借用手續。所借文件僅限于經辦業務有關,借用人在借用部門檔案時,須經部門資料員在《文件資料發放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門借閱檔案時,須經借用人部門經理同意。

2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。

3.文件資料借出后,出借部門的資料員應根據《文件資料發放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規定時間及時收回,防止遺失。

4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉至接收部門資料員。

5.文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經出借部門經理和借閱部門經理雙方簽字確認。

6.部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。

第三條文件資料目錄定期上交

每月初第一個工作日,部門資料員須將《發文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經理辦公室。

第四條各部門文件資料歸檔范圍和移交時間

1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經理和主管副總確認存檔部門及移交時間。

2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規定在雙方簽訂后三個工作日內連同《合同審批表》一并交總經理辦公室統一保存。

第五條對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執行。

附表1:《文件資料收存、借用記錄表》

附表2:《發文記錄表》

附表3:《部門文件資料目錄》

附表4:《案卷總目錄》

附表5:《卷內備考表》

附表6:《卷內文件目錄》

附表7:《文件資料移交記錄表》

附表8:《文件資料銷毀清單》

附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》