會計檔案管理細(xì)則:

1、公司應(yīng)作為會計檔案保存的資料包括:各種會計憑證和賬簿、財務(wù)收支預(yù)算、各種會計報表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會計人員交接清單、會計檔案銷毀清單等。

2、每個會計年度結(jié)束,會計人員應(yīng)將上述會計資料進行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊、編制會計檔案保存清單,連同會計檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。

3、會計檔案一律不得外借,切實防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會計檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會計檔案時,必須持具有縣級以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會計檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會計檔案登記簿”以備查考。

4、按照規(guī)定會計檔案可以銷毀,但必須填制會計檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。

5、會計檔案保管期限附后。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤檔案管理細(xì)則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號、文號、標(biāo)題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫,填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報表。

5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內(nèi)順序號往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護:

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應(yīng)進行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測,確認(rèn)無污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進行質(zhì)量檢查,及時修補、及時復(fù)制。

三、光盤檔案的密級劃分和權(quán)限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級檔案確定。