機關(guān)實物檔案管理規(guī)范

1范圍

本規(guī)范規(guī)定了市直機關(guān)在公務活動中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價值實物的收集、整理、歸檔和實物檔案保管、利用和移交進館的原則和方法。

本規(guī)范適用于青島市市直機關(guān)、團體和其他社會組織,市政府直屬工作部門所屬的獨立承擔行政管理職能的機構(gòu)參照執(zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。

2歸檔

2.1歸檔范圍

凡是本單位在行使職能活動時,形成、獲得或者收集的,對具有長遠保存利用價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍,實物檔案歸檔范圍如下:

2.1.1應進館實物檔案歸檔范圍

2.1.1.1本單位獲得的省部級(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。

2.1.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存利用價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、組織機構(gòu)印章、贈送的禮品等。

2.1.1.3本單位外事活動中獲贈的紀念品、禮品。

2.1.1.4其它有重要保存利用價值的實物。

2.1.2非進館實物檔案歸檔范圍

2.1.2.1本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。

2.1.2.2本單位國內(nèi)交往中獲贈的紀念品、禮品。

2.1.2.3其它有一般保存利用價值的實物。

2.2歸檔要求

2.2.1實物檔案應在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個人不得將實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

2.2.2歸檔實物沒有明確標明主題和時間的,移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。

2.2.3歸檔的實物檔案應保持整潔、無破損。

2.3移交接收

2.3.1各單位檔案部門對應歸檔的實物檔案進行檢查,確保實物檔案符合歸檔要求。

2.3.2移交實物檔案時,應辦理移交手續(xù),清點后交接雙方在移交清冊上簽字。

3整理

3.1分類

實物檔案原則上按實物形狀分類,實物形狀具體分為平面實物、立體實物等類別。

3.2編號

3.2.1實物檔案按實物形狀結(jié)合級別,依其時間先后順序排列。

3.2.2實物檔案按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水號。

需進館與不需進館的實物檔案應分別編號。

3.2.3實物檔案應以“件”為單位按一件一號原則進行編號,并在實物上粘貼歸檔章(見附圖1)。

平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方,立體實物將歸檔章粘貼在實物底部。

歸檔章項目包括全宗號、目錄號、案卷號。

3.2.3.1全宗號:同級檔案館給立檔單位編制的代號。

3.2.3.2目錄號:全宗內(nèi)所屬目錄的編號。

3.2.3.3案卷號:按分類方案,每件實物檔案的流水編號。

3.2.4歸檔章項目應用阿拉伯數(shù)字填寫,書寫材料應符合檔案管理要求。

3.3編目

實物檔案應按分類編號要求,將目錄錄入計算機,編制實物檔案案卷目錄(見附圖2)。

實物檔案案卷目錄包括案卷號、受獎單位、題名、授獎單位、授獎年度、期限、類別、備注等項目。

3.3.1案卷號:填寫實物的件號。

3.3.2受獎單位:填寫立檔單位名稱。

3.3.3題名:填寫實物名稱。

3.3.4授獎單位:填寫實物制作、頒發(fā)單位。

3.3.5授獎年度:填寫實物制作、頒發(fā)年度。

3.3.6期限:暫空。

3.3.7類別:填寫實物檔案的種類名稱,如:證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾、紀念品、宣傳品。

3.3.8備注:填寫需要說明的事項。

4保管

4.1實物檔案一般應專柜保管,對貴重的實物檔案,要采取相應措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。

4.2對實物檔案應定期清點,做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問題及時查對清楚。

4.3實物檔案應保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實物檔案完好無損。

4.4存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜,要投放防蟲劑;

4.5實物檔案應使用數(shù)碼相機數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。

4.6獎狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。

5利用

5.1利用實物檔案必須嚴格履行登記手續(xù)。

5.2利用實物檔案原則上只能使用實物照片,如確需使用實物檔案原件,須寫明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導批準方能利用。

5.3歸還實物檔案時,檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢查,核查無誤后方可簽字注銷。

如發(fā)現(xiàn)損壞,應立即追究責任。

6移交進館

6.1移交進館時間

屬于進館范圍的實物檔案,應隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。

6.2移交進館要求

實物檔案移交進館時,一并移交下列材料。

6.2.1機讀實物檔案案卷目錄。

6.2.2計算機打印實物檔案案卷目錄三套。

6.2.3進館說明。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項目部檔案管理職責

1、負責對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責,并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3)檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細則

工程有限公司光盤檔案管理細則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負責。

2、正確標注每份預歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫,填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報表。

5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內(nèi)順序號往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護:

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無誤,就應將數(shù)據(jù)庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應制作相應的盤片標簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應進行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測,確認無污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴禁用手摸擦表面,嚴禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進行質(zhì)量檢查,及時修補、及時復制。

三、光盤檔案的密級劃分和權(quán)限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級檔案確定。