活動檔案管理細則一

第一條為規范全市重大活動檔案管理工作,確保重大活動檔案的齊全、完整與安全,為全市經濟、政治、文化、社會和生態文明建設提供有效服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規,結合本市實際,制定本辦法。

第二條本辦法所稱重大活動檔案,是指全市重大活動過程中直接形成的對國家和社會具有利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條本辦法所稱重大活動,是指符合下列條件之一的活動:

(一)黨和國家領導人在本市的公務活動;

(二)省委、省人大、省政府、省政協主要領導在本市的重要公務活動;

(三)著名外國友人、國內知名人士(包括各民主黨派和無黨派民主人士、各領域杰出人士、宗教界知名人士等)、華僑領袖、有名望的外籍華人、港澳臺同胞在本市的訪問、考察、參觀等活動;

(四)本市副市級以上領導的重要公務活動;

(五)本市重大經濟、政治、社會、文化、體育、外事活動或者公益性活動;

(六)本市發生的重大自然災害、事故災難、突發性衛生和社會安全等事件的處置活動;

(七)本市具有重大影響或者較大規模的其它活動。

第四條重大活動檔案管理遵循統一協調、加強督導、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用的原則。

第五條市、縣兩級黨委、政府應當加強對重大活動檔案管理工作的領導,將檔案行政管理部門納入重大活動領導小組,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,協調解決重大活動檔案管理工作中存在的重要問題,切實保障重大活動檔案工作所需經費。

第六條市檔案行政管理部門統籌規劃全市重大活動檔案管理工作,負責監督、指導市本級重大活動檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級檔案行政管理部門負責監督、指導本行政區域內重大活動檔案的收集、整理、移交工作。

第七條組織、承辦重大活動的單位(以下簡稱組織承辦單位)負責重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。

組織承辦單位在制訂重大活動方案或計劃時,應當同時制訂重大活動檔案工作方案或計劃,明確重大活動檔案管理的責任部門和具體責任人員,制訂并落實相應的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動及重大活動檔案工作方案或計劃及時報送同級檔案行政管理部門,確保重大活動檔案工作與重大活動同部署、同推進。

第八條組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應當具備良好的檔案工作職業素養,認真履行職責,保守工作秘密。

第九條重大活動文件材料歸檔范圍:

(一)關于重大活動的請示、報告、方案、計劃、日程安排、領導講話、題字、題詞、簡報、總結、通知、信函、請柬、賀信、名冊、通訊錄、會議紀要、宣傳材料、紀念冊等各種紙質、電子文件;

(二)關于重大活動的照片、音頻、視頻、光盤、膠片等材料;

(三)新聞媒體關于重大活動的宣傳報道材料;

(四)關于重大活動的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎章、錦旗等;

(五)重大活動形成的其它具有保存價值的文件材料。

第十條重大活動檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執行國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2015)、《照片檔案管理規范》(GB/T11821-20**)等標準。

第十一條重大活動檔案的歸屬與移交:

(一)組織承辦單位為一個單位的,重大活動檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統一管理,保管期滿后按規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)組織承辦單位為兩個以上單位的,重大活動形成的全部檔案歸入牽頭負責單位檔案全宗集中統一管理,保管期滿后按規定向同級國家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動檔案,應在活動結束之日起30個工作日內向牽頭負責單位移交,本單位可保存重大活動檔案復制件或其他形式的副本;

(三)組織承辦單位為臨時機構的,重大活動形成的全部檔案經同級檔案行政管理部門驗收合格后,應及時移交同級國家綜合檔案館;檔案移交進館前,臨時機構檔案人員不得撤回原單位。

(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,應責成有關新聞媒體在活動結束之日起30個工作日內向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。

第十二條組織承辦單位應加強重大活動檔案數字化,提高重大活動檔案利用水平。

組織承辦單位向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案必須同步移交與紙質檔案內容一致的電子檔案。

第十三條其他組織、個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的重大活動檔案,是國家檔案的重要組成部分,檔案所有者應當妥善保管。

鼓勵其他組織、個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。

第十四條向國家綜合檔案館移交、捐贈重大活動檔案的單位和個人,可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,國家綜合檔案館應當維護其合法權益。

第十五條市、縣兩級國家綜合檔案館向利用者提供重大活動檔案時,應當逐步用各種形式的復制件代替檔案原件。

重大活動檔案的復制件由國家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。

第十六條對重大活動檔案收集工作做出突出貢獻的單位和個人,由當地人民政府給予表彰和獎勵。

第十七條有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分:

(一)將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為己有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;

(二)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案的;

(三)違反國家規定擅自擴大或者縮小重大活動檔案接收范圍的;

(四)明知所保存的重大活動檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;

(五)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。

第十八條本辦法由葫蘆島市檔案局負責解釋并組織實施。

第十九條本辦法自發布之日起施行。

活動檔案管理細則二

第一條為加強自治區重大活動檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據《中華人民共和國檔案法》和《內蒙古自治區檔案條例》等法律、法規,結合自治區實際,制定本辦法。

第二條本辦法適用于自治區行政區域內的重大活動檔案管理工作。

第三條本辦法所稱重大活動檔案,是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

第四條本辦法所稱重大活動,是指下列活動:

(一)在自治區內召開的國家級重要會議;

(二)黨和國家領導人在自治區內的公務活動;

(三)外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外知名人士、友好團體在自治區的考察、訪問等重要外事活動;

(四)自治區各級黨委、人大、政府、政協召開的重要會議;

(五)上級黨委、人大、政府、政協主要負責人以及知名學者在本行政區域內參加的重要會議、考察、調查研究和工作指導等活動;

(六)自治區各級黨委、人大、政府、政協主要負責人出國訪問、考察等外事公務活動;

(七)本行政區域內舉辦或者承辦的重大經濟、社會、文化、體育、民族、宗教活動;

(八)本行政區域內嚴重自然災害和重大責任事故搶救處置活動;

(九)本行政區域內其他具有重大影響的活動。

第五條重大活動檔案管理遵循統一協調、加強督導、各負其責、集中管理、有效利用的原則。

第六條旗縣級以上人民政府應當協調解決重大活動檔案管理工作中的重要問題,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,保障重大活動檔案管理工作所需經費。

第七條旗縣級以上檔案行政管理部門負責監督、指導本行政區域內重大活動檔案管理工作。

第八條重大活動的舉辦、承辦單位在制定重大活動實施計劃時,應當同時制定重大活動檔案管理工作方案,明確重大活動檔案管理的責任部門和人員,制定并落實相應的檔案管理制度,保證重大活動檔案的完整、準確、系統與安全。

第九條重大活動的舉辦、承辦單位負責重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。

第十條重大活動的舉辦、承辦單位應當按照國家檔案管理有關規定編制重大活動文件材料的歸檔范圍和保管期限表。

重大活動文件材料的歸檔范圍包括:

(一)報告、方案、計劃、日程安排、領導講話、題詞、簡報、宣傳報道、總結、紀念冊等各種紙質、電子文件;

(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤、膠片等材料;

(三)具有紀念意義的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎章、錦旗等;

(四)其他具有保存價值的材料。

重大活動檔案的保管期限按照國家有關規定執行。

第十一條重大活動由指定的新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應當在活動結束之日起三十個工作日內向重大活動的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。

第十二條重大活動檔案的歸屬與移交:

(一)重大活動由一個單位舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入本單位檔案全宗,按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)重大活動由兩個以上單位聯合舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規定向同級國家綜合檔案館移交;參加單位應當及時收集、整理本單位在重大活動中形成的文件材料,并在活動結束之日起三十個工作日內向牽頭單位移交重大活動檔案,將相應的復制件或者其他形式的副本歸檔;

(三)重大活動設立臨時機構的,臨時機構負責收集、整理重大活動中形成的文件材料,并在重大活動結束之日起三個月內或者臨時機構撤銷時向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案。

第十三條保管重大活動檔案的單位應當采取有效措施,確保檔案安全。

第十四條其他組織和個人,應當妥善保管歸其所有的、對國家和社會具有保存價值或者應當保密的重大活動檔案,涉及國家秘密的應當按照國家有關保密規定管理。

未經旗縣級以上檔案行政管理部門批準,不得向國家綜合檔案館以外的任何單位或者個人出售、轉讓、贈送重大活動檔案,不得私自攜運出境。

上述其他組織和個人因保管條件等其他原因不利于重大活動檔案安全保管的,檔案行政管理部門可以依法采取代為保管、收購、征購等措施,確保檔案完整與安全。

第十五條鼓勵其他組織和個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。

捐贈、寄存者對所捐贈、寄存檔案擁有優先利用權。

國家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動檔案時,必須征得寄存者的同意。

第十六條重大活動的舉辦、承辦單位及保存重大活動檔案的國家綜合檔案館,應當建立重大活動檔案專題目錄,運用現代化管理技術,做好重大活動檔案的開發利用。

第十七條在重大活動檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻的單位和個人,旗縣級以上人民政府或者有關部門應當給予獎勵。

第十八條有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應當責令其限期改正;逾期未改正的,給予通報批評,并由有關機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予處分:

(一)重大活動舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門監督、指導,并造成重大活動檔案資料損失的;

(二)重大活動期間未按照規定開展檔案收集、整理工作的;

(三)未按照規定移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;

(四)其他違反本辦法規定的行為。

第十九條有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應當給予通報批評,并由有關機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予處分,同時根據有關檔案的價值和數量,依法對個人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔賠償責任;構成犯罪的,依法追究刑事責任:

(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國家所有的重大活動檔案的;

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的重大活動檔案的;

(三)非法買賣重大活動檔案的;

(四)攜運禁止出境的重大活動檔案及其復制件出境的;

(五)有其他違法行為的。

第二十條本辦法自2016年1月1日起施行。

篇2:工程監理檔案管理細則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規定。

2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。

二、工程檔案管理規定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個環節的銜接,監理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

三、工程文件的收發及管理規定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監理項目部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發的各項文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數量和外觀質量檢查,發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。

3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規定妥善收存,并認真執行密級文件資料的借閱規定。

3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業,并建立檔案總登記帳和分類登記帳;

3.2工程文件資料發放

3.2.1上級下發文件、監理工程師通知單、監理工作聯系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發放記錄。

四、監理項目部檔案管理職責

1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負責提交監理過程中形成的有關工程質量,工期、投資監理等方面的全部文件材料。

2)監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查,對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責,并在案卷內備考表審核人欄簽署。

3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件,監理項目部有權退回,相關單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷毀

1)對歸檔和發放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經理批準后方可銷毀。

2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經項目部總工及經理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3)檔案銷毀必須嚴格執行保密規定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監銷,監銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。

4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網辦[2010]250號《關于印發》規定執行。

(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。

5.2照片檔案應符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置;

(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);

(5)符合國家電網項目部《關于利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網基建質量[2010]322號要求。

篇3:工程公司光盤檔案管理細則

工程有限公司光盤檔案管理細則

一、光盤的整理:

1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負責。

2、正確標注每份預歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數、掃描文件路徑、文件名等內容并完成數據庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調整立卷。

4、自動生成案卷數據庫,填寫數據庫內容,包括編寫卷名和填制案卷有關內容并打印出案卷封皮、卷內目錄和全引目錄,系統提供各種報表。

5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內順序號往卷內插放文件,在案卷首附卷內文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件

二、光盤的管理和保護:

檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調整和使用,一旦形成規模,檢查無誤,就應將數據庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規則:

1、光盤說明:錄制完的光盤應制作相應的盤片標簽,內容按規定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。

2、光盤檢測:錄制完后,應進行外觀與載體內容的質量檢測,確認無污染、劃痕、病毒,保證內容完整。

3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。

4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴禁用手摸擦表面,嚴禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。

5、數據檢查:每年進行質量檢查,及時修補、及時復制。

三、光盤檔案的密級劃分和權限管理:

光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。

辦公室秘書按公司的保密規定事先設置權限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內容不被非法調用、刪除、修改、打印和拷貝。權限設定按光盤內所存最高密級檔案確定。