學(xué)校檔案管理細(xì)則就是為大家?guī)?lái)的關(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來(lái)看下面:

學(xué)校檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理、后勤等各項(xiàng)工作服務(wù),

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實(shí)際,特制定本辦法。

第二條本校檔案是指建校以來(lái),學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條本校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是我校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的重要組成部分,學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

第二章領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置

第四條本校的檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo),其他的校領(lǐng)導(dǎo)要檢查、督促所分管的職能部門(mén)做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

業(yè)務(wù)上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條本校在校長(zhǎng)辦公室下設(shè)置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門(mén),又是永久保存和提供利用本校各類(lèi)檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

第六條本校檔案室的主要職責(zé)是:

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作;

(二)負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負(fù)責(zé)對(duì)本校各系、部、處、室、科等部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;

(三)制訂和組織實(shí)施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),提高檔案綜合管理水平;

(四)負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管全校各類(lèi)永久、長(zhǎng)期的檔案及有關(guān)資料;

(五)維護(hù)檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作;

(六)開(kāi)展檔案的開(kāi)放或利用工作;

(七)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源;

(八)負(fù)責(zé)組織全校專(zhuān)、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn);

(九)開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育工作;

(十)開(kāi)展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)研討、交流和協(xié)作活動(dòng)。

第七條本校各部門(mén)須有一位負(fù)責(zé)人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)募媛殭n案人員,負(fù)責(zé)本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。

第三章檔案隊(duì)伍建設(shè)

第八條本校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策,熱愛(ài)檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。

第九條本校檔案工作人員,編制數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定。

第十條本校檔案工作人員屬檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,其職稱(chēng)和待遇按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章經(jīng)費(fèi),庫(kù)房和設(shè)備

第十一條本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi),列入學(xué)校預(yù)算,本校各職能部門(mén)應(yīng)對(duì)用于保存本部門(mén)歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備,在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。

第十二條本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房;存放聲像特殊載體檔案的庫(kù)房,應(yīng)配置恒溫、恒濕設(shè)施。

第十三條學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門(mén)配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備,逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)管理與檔案縮微化。

第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作

第十四條本校應(yīng)逐步完善歸檔制度,并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍,做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作,都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十五條本校各部門(mén)應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí),同時(shí)布置、檢查,驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。

第十六條本校對(duì)科研成果、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)應(yīng)有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)會(huì)同綜合檔案室對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,簽署意見(jiàn)。

沒(méi)有完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目,不予驗(yàn)收,不予上報(bào),不予評(píng)獎(jiǎng)。

第十七條本校實(shí)行文件材料形成部門(mén)、課題組立卷的制度,學(xué)校各部門(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)的的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)膶?zhuān)(兼)職檔案人員,負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的立卷歸檔工作。

各部門(mén)課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁(yè)號(hào)或件號(hào),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長(zhǎng)期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。

學(xué)校綜合檔案室對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。

第十八條部門(mén)、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各有關(guān)部門(mén)必須分工明確、協(xié)同配合。

學(xué)校分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo),各部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人,都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍,督促有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

第十九條本校文件材料的歸檔范圍:

(一)黨政管理類(lèi)

主要包括本校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄和紀(jì)要;黨政各部門(mén)的工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、匯報(bào)、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理等文件材料。

(二)教學(xué)類(lèi)

主要包括本校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的反映教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。

(三)科研類(lèi)

主要包括本校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)。

推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。

(四)基建類(lèi)

主要包括本校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。

(五)儀器設(shè)備類(lèi)

主要包括本校各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密,貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在五萬(wàn)元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。

(六)出版類(lèi)

主要包括本校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)。

(七)外事類(lèi)

主要包括本校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議(含在國(guó)內(nèi)舉辦的),出境考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修、留學(xué)及本校聘請(qǐng)的外籍、

港澳臺(tái)專(zhuān)家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料;本校涉外活動(dòng)、對(duì)外學(xué)術(shù)交流、友好往來(lái)等有關(guān)文件材料。

(八)財(cái)會(huì)類(lèi)

主要包括本校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄,報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。

(九)聲像類(lèi)

主要包括反映本校各項(xiàng)活動(dòng)和歷史發(fā)展,具有保存價(jià)值的各種以音響,畫(huà)面形象等方式記錄的專(zhuān)門(mén)載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等)及其相配套的文字材料等。

(十)實(shí)物類(lèi)

主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來(lái)校參觀訪問(wèn)的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團(tuán)休,

個(gè)人和校友捐贈(zèng)的紀(jì)念物品;校內(nèi)各單位和個(gè)人榮獲國(guó)家、省、市級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)品(獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等),以及其他有保存價(jià)值的實(shí)物。

第二十條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)繪工整,藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě),聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。

第二十一條案卷歸檔原則上按以下要求辦理:

(一)歸檔時(shí)間

1、黨政部門(mén)和按年度歸檔的部門(mén),于翌年六月底前歸檔。

2、各教學(xué)部門(mén)和須按學(xué)年度歸檔的部門(mén),于次學(xué)年寒假前歸檔。

3、科研、基建、生產(chǎn)設(shè)備的專(zhuān)題性、成套性檔案,應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定、驗(yàn)收后兩個(gè)月歸檔。

(二)檔案移接手續(xù)

學(xué)校綜合檔案室接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點(diǎn),對(duì)重要的、機(jī)密以上的案卷,要逐頁(yè)清點(diǎn),經(jīng)查對(duì)無(wú)誤,方可辦理簽收手續(xù)。

第二十二條凡由各部門(mén)與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的正本以外,應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。

第二十三條個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時(shí)間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學(xué)校綜合檔案室,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。

對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料,學(xué)校綜合檔案室可通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理,對(duì)于個(gè)人向?qū)W校綜合檔案室捐贈(zèng)檔案,視珍貴程度,學(xué)?？山o予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

第二十四條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價(jià)值的各種檔案、資料。

第二十五條對(duì)調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時(shí),必須清還檔案,沒(méi)有學(xué)校綜合檔案室簽字,人事部門(mén)不得辦理調(diào)離手續(xù)。

第六章檔案管理

第二十六條本校各類(lèi)檔案都是學(xué)校的重要財(cái)富,由學(xué)校綜合檔案室集中管理,任何部門(mén)或個(gè)人都不得將檔案視為私有。

全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第二十七條綜合檔案室依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》,負(fù)責(zé)對(duì)本校檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)的排列。

第二十八條本校各類(lèi)檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。

(一)永久:凡反映我校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)學(xué)校和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)針對(duì)本校所發(fā)的重要文件材料。

(二)長(zhǎng)期:凡在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長(zhǎng)期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)及有關(guān)部門(mén)所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。

保管期限為十六年至五十年左右。

(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。

第二十九條本校綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。

對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案,在征得有關(guān)部門(mén)同意,并造冊(cè)報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,予以銷(xiāo)毀。

未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷(xiāo)毀任何檔案,

第三十條本校綜合檔案室定期對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、庫(kù)存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報(bào)送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第三十一條本校綜合檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,并有防火,防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設(shè)施;要研究和改進(jìn)檔案的保護(hù),

對(duì)已破損,蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制;要有安全保密制度,對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查,遇有特殊情況,應(yīng)立即向校主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,及時(shí)處理。

第七章檔案的利用與開(kāi)放

第三十二條本校綜合檔案室設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開(kāi)展檔案利用與編研工作,主動(dòng)提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

第三十三條學(xué)校綜合檔案室開(kāi)放檔案,必須遵循下列規(guī)定

(一)本校教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個(gè)人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開(kāi)放范圍的檔案,并可以摘錄、復(fù)制;

(二)利用者要求復(fù)印檔案,由綜合檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按規(guī)定收費(fèi);

(三)未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn),任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。

第三十四條本校檔案屬下列情況之一者,不宜開(kāi)放:

(一)涉及黨和國(guó)家秘密的;

(二)涉及專(zhuān)利和技術(shù)秘密的;

(三)涉及個(gè)人隱私的;

(四)檔案形成部門(mén)規(guī)定限制利用的。

第三十五條對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第八章附則

第三十六條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

篇2:工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則

一、總則

1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本規(guī)定。

2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理規(guī)定

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專(zhuān)職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。

3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類(lèi)文件的查詢(xún)檢索。

3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類(lèi)登記帳;

3.2工程文件資料發(fā)放

3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。

四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。

2、歸檔范圍:

1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

2)監(jiān)理各專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

1)對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料,先由申請(qǐng)銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊(cè),再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

2)對(duì)各單位修改替代后的檔案,檔案部門(mén)應(yīng)列出銷(xiāo)毀檔案清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。

3)檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí),檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應(yīng)指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)一簽字,檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)存檔。

4)在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長(zhǎng)處理。

4、其它

(1)工程檔案的分類(lèi)、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)》規(guī)定執(zhí)行。

(2)檔案、資料、圖書(shū)的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。

(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

五、聲像檔案管理辦法

5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:

(1)主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁;

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素(不允許插值);

(5)符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。

篇3:工程公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則

工程有限公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則

一、光盤(pán)的整理:

1、光盤(pán)檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。

2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、分類(lèi)、主題詞、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和圖像掃描工作。(見(jiàn)附件五)

3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計(jì)算機(jī)自動(dòng)歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。

4、自動(dòng)生成案卷數(shù)據(jù)庫(kù),填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,包括編寫(xiě)卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報(bào)表。

5、按計(jì)算機(jī)分配的卷號(hào)貼制卷皮,按計(jì)算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號(hào)往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。

6、歸檔后,刻制光盤(pán)并填好備份光盤(pán)的備考文件

二、光盤(pán)的管理和保護(hù):

檔案建立初期先保存在硬盤(pán)上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無(wú)誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件一并刻到光盤(pán)上加以保存。光盤(pán)上的檔案文件不得改動(dòng)。光盤(pán)的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:

1、光盤(pán)說(shuō)明:錄制完的光盤(pán)應(yīng)制作相應(yīng)的盤(pán)片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫(xiě)齊全、清楚,貼放在盤(pán)片盒正面,(見(jiàn)附件九)。

2、光盤(pán)檢測(cè):錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測(cè),確認(rèn)無(wú)污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。

3、光盤(pán)保管:存有檔案的光盤(pán)要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開(kāi)保管。

4、光盤(pán)保護(hù):錄制好的光盤(pán)要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤(pán)。

5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)修補(bǔ)、及時(shí)復(fù)制。

三、光盤(pán)檔案的密級(jí)劃分和權(quán)限管理:

光盤(pán)的密級(jí)按光盤(pán)中文書(shū)檔案的最高密級(jí)確定。具體劃分同文書(shū)檔案密級(jí)劃分。

辦公室秘書(shū)按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤(pán)內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤(pán)內(nèi)所存最高密級(jí)檔案確定。