物業公司采購控制程序

1.目的:

確保采購的物品符合質量要求。

2.適用范圍:

適用于公司各部門對物業管理服務相關物品的采購。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.6、4.10、4.13章

3.2IS09002標準第4.6、4.10、4.13章

4.職責:

4.1公司各部門職責:

4.1.1各部門應設專人負責編制本部門相關物業管理項目所需物品的購置計劃。

4.1.2各部門主任負責本部門物品購置計劃的核定。

4.1.3管理者副代表負責物品購置計劃的審核,公司副總經理負責物品購置計劃的審批。

4.1.4經副總經理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負責實施。

4.1.5綜合辦公室主任負責購置物品檢查、驗收、入庫登記。

4.2工程維修部的職責:

4.2.1工程維修部負責物業分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。

4.2.2當住戶發現分承包商提供的日常維修材料存在質量問題或材料不足時,工程維修部應對分承包商所購物品和庫存進行驗證,并對其發出《整改通知書》。

5.工作程序:

5.1物品的購置計劃由各部門根據本部門相關物業管理項目實際需要,編寫《物品采購計劃報批表》。

5.2購置計劃要明確產品的名稱、規格、型號、數量、購置用途與時間要求,有特釋要求的應注明。

5.3購置計劃編寫完成后交部門領導進行核定,經部門領導核定后,交管理者副代表審核,并由副總經理審批。

5.4經副總經理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負責實施。

5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應委托辦事員負責實施。

5.6辦事員根據各部門的購置計劃,要進行分類匯總,制定采購計劃,采購計劃應結合實際,以免造成資金的浪費。

5.7對物品采購的要求:

5.7.1辦事員在進行采購時,應從《合格供應商名單》中選擇供應商,并根據各部門提供購置計劃的時間要求,分輕重緩急,有計劃地進行,以確保物品的及時供應。

5.7.2工程維修部應建議物業分承包商對用量較大、數量較多且長年經常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點生產廠家或專業生產廠家生產的產品,以確保產品的使用壽命和使用安全。

5.7.3對各專業有特殊要求的物品,辦事員要會同專業技術人員共同去選購,以避免使用的困難。

5.8對物品的驗收:

5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據采購計劃逐一進行清點檢查、驗收入庫,并登記《入庫登記表》中。

5.8.2物業分承包商購置的與物業管理相關的所需品,應與工程維修部共同驗收,并將驗收結果報工程維修部歸檔。

5.8.3對各專業有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應會同專業技術人員共同驗收,并在《入庫登記表》中注明驗收結果。

5.9對不合格產品的處理:

5.9.1經辦事員采購的物品,在進行檢查驗收時,發現產品質量或規格型號不符合要求,或產品質量有問題,放到指定區域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進行更換,已更換仍不符合要求或質量的產品,要提出退貨,以避免造成經濟損失。

5.9.2物業分承包商采購的物品,工程維修部主任負責審查材料月計劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質量要求。

5.9.3對提供不合格產品的生產廠家或物品供應商,要進行調整,好中選優,以確定長期合作供應商。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《合格供應商名單》EJ-QR-QP5.2-01

6.2《物品采購計劃報批表》EJ-QR-QP5.1-01

6.3《入庫登記表》EJ-QR-QP5.4-01

篇2:QMS質量手冊采購控制程序

QMS質量手冊:采購控制程序

1.目的

對采購過程及供方進行控制,確保所采購與外包加工的產品符合規定要求。

2.適用范圍

適用于對安裝所需的關鍵元器件及原材料采購、生產安裝外包加工及供方提供服務的控制;對供方進行選擇、評價和控制。

3.職責

3.1技術生產部

A.負責按公司的要求組織對供方進行評價,選擇與管理,編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業績定期進行評價,填寫《供方評定記錄表》,建立供方檔案;

B.負責制定采購計劃,執行采購作業;

3.2技術生產部負責編制采購物資技術要求及《采購物資分類明細表》。

3.3副經理批準《供方評定記錄表》;

3.4技術生產部負責按要求對外包協作方進行評估和考核;

3.5副經理批準《采購計劃》及《合格供方名錄》。

4.程序

4.1物資分類

技術生產部負責制定采購物資技術要求,根據其對隨后的產品實現及最終產品的影響,決定對供方及采購產品控制的類型和程序。

4.2對供方的評價

4.2.1技術生產部根據采購物資技術要求和安裝需要,通過對物資技術要求和安裝需要及物資的質量、價格、供貨期等進行比較,選擇合格的供方,填寫《供方評定記錄表》。對同類物資,應同時選擇幾家合格的供方。技術生產部負責建立并保存合格供方的質量記錄。

4.2.2對合作供方,應要求提供充分的質量證明文件,適當時包括以下內容,以證實其質量保證能力:

A.供方產品質量狀況或來自有關方面的信息(如供方其他用戶對其產品質量的反饋);

B.供方質量管理體系對按要求如期提供穩定質量產品的保證能力,供方顧客滿意程序;

4.2.3對新合作供方如有必要,可以經過樣品驗證和小批量試用合格,各相關部門提供評價意見,副經理批準,列入《合格供方名錄》。

4.2.4對于批量供應輔助物資的供方,也應提供質量證明文件,技術生產部在進貨時對其進行驗證,并保存驗證記錄,合格者由副經理批準后,即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

4.2.5供方產品如出現嚴重質量問題,技術生產部應向供方發出《糾正和預防措施處理單》,如兩次發出處理單而質量沒有明顯改進的,應取消其供貨資格。

4.2.6技術生產部每年對合格供方進行一次跟蹤復評,填寫《供方業績評定表》,評定不合格的,應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報總經理批準,但應加強對其供應物資的進貨驗證。連續第二次評分仍不及格,應取消其供貨資格。

4.2.8對外包加工的供方控制,也應執行上述條款規定。本公司生產安裝由外包方加工的,技術生產部應有書面的評定記錄與結果,必要時到供方現場對其產品實現過程及相關的監視和測量進行檢查。

4.2.9對服務供方的控制

為公司提供服務的供方,如運輸公司、檢測、培訓機構等,也應經評價合格后方可向公司提供服務。對國家授權的計量試驗室,可不再做服務質量評價。

4.3采購

4.3.1采購計劃

技術生產部根據市場部提供的顧客要求、技術資料及庫存情況編制《采購計劃》,報副經理批準,交技術生產部實施。

4.3.2采購的實施

A.技術生產部根據批準的《采購計劃》,按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購;

B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時,應簽定《采購合同》,以后每次采購可以發《采購單》明確品名規格、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等;

C.技術生產部根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方;

D.采購前由采購人員核實提供給供方技術要求是否有效。

4.4采購信息

4.4.1采購信息應表述擬采購的產品:

A.對產品型號、規格及質量要求(可直接引用各類標準或提供規范、圖樣等技術文件);

B.對產品的驗收要求;

C.其他要求,如價格、數量、交付等。

4.4.2若有必要,適當時還應要求供方提供以下資料:

A.產品的批準要求:采購產品的驗收依據、準則或標準;

B.程序的批準要求:涉及采購雙方應遵守的程序或協議;

C.過程的批準要求:采購的產品的實現過程確認的有關要求;

D.設備的批準要求:用于制造所采購產品的特定設備能力的要求,如維護保養規定等;

E.供方人員的資格要求:如對安裝、檢測人員的要求;

F.供方與采購產品有關的質量管理體系要求:如要求供方通過質量管理體系認證或第二方審核。

4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前,應由技術生產部門負責人對其要求是否適當進行審批,以確保有關的采購要求是適宜的(即適合組織的產品需要)和充分的(即所提出的采購要求是全面的)。

4.4.4本公司表述采購信息的文件包括:《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計劃》、《采購單》、《采購合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》由技術生產部保管。

4.5采購產品的驗證

組織應確定并實施檢驗或其它必要的活動,以確保采購的產品滿足規定的采購要求。

4.5.1對采購的產品可以采用如下幾種驗證方式:

A.由技術生產部進行進貨驗證;

B.由顧客在本公司現場實施驗證;

C.由本公司在安裝現場實施驗證;

D.由顧客在現場實施驗證。

4.5.2驗證活動可包括:檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

4.5.3對本公司通過3C認證產品的關鍵元器件,在每批進行驗證的基礎之上,每季度還需進行確認檢驗,確認檢驗的項目應包括關鍵元器件相應標準的全部內容。

4.5.4顧客的驗證不能免除本公司提供合格產品的責任,也不能排除其后顧客拒收的可能。

4.6、各部門內部采購及對外協方選擇遵循本程序執行。

5.相關文件

5.1《改進控制程序》8.5

5.2《監視與測量控制程序》8.2.3

6.記錄

6.1《供

方評定記錄表》

6.2《合格供方名錄》

6.3《供方業績評定表》

6.4《糾正和預防措施處理單》

6.5《采購計劃》

6.6《采購單》

6.7《采購合同》

篇3:某公司采購控制程序

公司采購控制程序(6)

1.目的

為使所采購的物資、零件的品質均能符合規定要求,并且按時保質保量的提供生產使用。

2.適用范圍

適用于本公司采購的原材料、外購件、外協件質量控制。

3.定義

外購件、外協件:本公司不具備生產技術能力需向外采購加工的零部件。

4.職責

4.1供應科是采購控制程序的歸口管理部門,負責物資采購計劃的編制,采購合同的簽定和實施采購。

4.2技術科負責提供采購物資的技術文件和資料。

4.3檢查科負責采購物資檢驗規程的編制和質量驗收工作。

4.4供應部負責外購物資的收發、保管、貯存、標識和維護。

4.5總經理負責采購計劃的審批。

5.工作程序

5.1采購計劃的編制

5.1.1供應部根據生產計劃表、倉庫儲存量情況及各部門的物資采購申請單編制《月采購計劃》,經部長審核后,交總經理批準,方可執行采購。外協件由生產安全部也按上述原則辦理。

5.1.2采購必須從合格分承包方中采購;對未列入采購計劃的臨時采購、緊急采購又不在合格分承包方處采購,由供應科計劃員提出書面申請,主管確認后,總經理批準,再進行采購。

5.1.3采購資料可包括圖紙、技術協議適用的產品規范和材料規范,可能涉及的關于產品安全性能的責任和要求;質量協議包括質保書/自檢報告要求、檢驗指導書、質量保證要求和責任等;采購合同包括采購、包裝和交付要求等及其它可能需要的文件,采購資料需明確易被分承包方理解并為有效文件,還須包含顧客的全部要求,必要時可超出顧客要求。

5.1.4如果顧客提供經批準的分承包方名單,則須按《分承包方選擇和

評價控制程序》進行評價,如合格則列入合格分承包方名單中,同時采購時須到顧客提供名單中合格分承包方處采購,如需從其它分承包方處采購時,須經顧客產品工程部門批準并列入名單經評價合格后方可選用。采用顧客選定的分承包方不能免除本公司確保分承包方質量責任。

5.1.5供應科在采購材料時,對有毒、危險物品或國家限用的物品必須向分承包方索取該物料的準生產相關許可證書。

5.1.6關于質量協議方面,技術質監部須與分承包方就檢驗方法、檢驗設備、檢驗流程以及對分承包方處的最終檢驗方式和范圍和在本公司處進貨檢驗方式和范圍等規定與分承包方進行協商簽訂質量協議。

5.1.7在采購合同中供應科應明確要求分承包方必須100%準時按質交貨,如分承包方未按期交貨,供應科須要求該分承包方立即制定糾正和預防措施并作記錄,如長期未改善則取消配套資格,為保證分承包方能按時交貨,各相關

部門須及時提供采購資料,并由供應科監督分承包方生產進度,由于分承包方生產進度延期,為趕交貨期,分承包方或公司交付的附加運費和超額運費須在《分承包方供貨情況統計表》中記錄。

5.2采購文件的審批

5.2.1采購計劃批準后,由供應科與合格分承包方簽訂《采購合同》,交貨時間表或合同的內容符合采購計劃要求。

5.2.2采購訂單或合同的簽訂由供應科主管按已批準的采購計劃簽發。

5.2.3對于與采購相關需提供的技術文件,在確定分承包方后,由技術科按《技術文件和資料控制程序》相關規定發放。

5.2.4對《采購計劃》和采購文件在實施前未經授權人審批,不得進行采購。

5.3采購物資的驗證

5.3.1要求合格分承包方按訂單或合同規定的具體時間、數量送至指定地點,并附有產品的自檢報告或質量證明書、送貨單、發票,不符則拒收。

5.3.2倉庫保管員檢驗分承包方提交的文件,齊全后,將貨物放待檢區,或掛上"待檢"標識在分承包方的送貨單上蓋暫收章送計劃員處填寫《入庫驗收單》連同產品自檢報告書交與檢查科。

5.3.3檢驗員接到《入庫驗收單》后,按《進貨檢驗和試驗規程》進行檢驗,并驗證分承包方提供的自檢報告。

5.3.4檢驗合格后檢驗員在《入庫驗收單》的檢驗員處蓋章,然后交供應科保管員。

5.3.5若進貨物資合格,倉管員負責入庫登帳,若不合格,按《不合格品控制程序》規定執行。

5.3.6公司需在分承包方處對采購物資進行檢驗,須在采購合同中規定,并在質量協議中注明驗證的安排以及予以放行的方式。

5.3.7合同規定時,顧客或其代表有權要求在分承包方或本公司處對分承包方產品進行驗證,由供應科作好具體安排。本公司不可把該驗證用作分承包方對質量進行有效控制的依據,顧客的驗證不能免除本公司應提供可接收產品的責任,也不能排除其后顧客的拒收。

5.4對分承包方的業績每季度由檢查科進行一次統計,其內容包括進貨檢驗結果及生產中發現的廢品,交付的數量和日期,有無索賠處罰記錄等并填寫《分承包方供貨情況統計表》,每年由技術質監部根據對分承包方一年來的質量情況(實物質量/質量能力)、價格、服務(供貨情況、售后服務)交付時間等方面按《分承包方選擇和評價控制程序》規定組織相關人員進行評價,以確保分承包方索賠率下降和最終產品質量穩定。

6.相關文件

QR/HD06.02-01《月采購計劃》

QR/HD06.02-02《采購合同》