1.范圍

1.1本規定規定了本工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

1.2本規定適用于本工程監理項目部文件資料管理工作。

2.引用文件和術語

山東誠信工程建設監理有限項目部《工程檔案管理規定》及《文件控制程序》。

3.職責

3.1總監理工程師

3.1.1組織編寫項目監理部文件管理規定,指定信息管理員專職負責監理文件資料管理工作。

3.1.2明確監理信息流程。

3.1.3主持整理工程項目的監理資料。

3.2專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3、信息管理員

3.3.1根據項目監理部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

3.3.2各類文件應編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設期間上級下發的文件、隨工程進展形成的監理部文件及相關資料的收、發、標識及歸檔、保存工作進行管理。

3.3.3各類文件應分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。

4.文件控制

4.1項目監理部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.2在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進行集中收、發和存放管理。

4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。項目監理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.4安全監理文件的內容:

4.4.1國家有關法律法規。

4.4.2工程建設期間上級下發的有關安全監理工作文件、通知等。

4.4.3項目監理部制訂的安全監理實施細則,安全監理工作總體計劃,安全監理規定,監理部環保策劃,監理部安全教育培訓、安全技術交底計劃,監理部應急預案,危險點分析及預控措施等。

4.4.4安全監理工作方案、措施。

4.4.5安全監理月份工作計劃。

4.4.6電力建設工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。

4.4.7整改通知單、工作聯系單及施工項目部的回復單。

4.4.8各施工階段監理部的安全教育培訓、安全技術交底及考試。

4.4.9監理部安全監理工作便函通知。

4.4.10監理部安全工作例會紀要、監理部安全活動記錄。。

4.4.11監理部對施工單位安全檢查、評價,監理部安全檢查通報。

4.4.12安全監理工作總結、匯報等文件。

4.5項目監理部信息員應建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.6項目監理部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于項目監理部負責組織的安全工作等會議,由項目監理部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實,規范,參與各方簽字確認后按程序分發。

4.7對上級下發的安全監理文件經總監簽閱,安全監理工程師根據文件精神及總監的意見提出落實要求,對上級來文一日內送達或以傳真方式發(傳)至施工單位項目部、監理組。

4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監理工作文件進行整理、核查,確保文件的完整、有序。

篇2:嘉燃集團技術文件管理規定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產技術文件,避免技術文件的遺失,防止無效技術文件使用,確保各項安全生產活動符合現行法律法規及技術標準的要求,制定本規定。2.范圍:安全生產、工程建設類的法律法規、技術標準,生產經營類及行政管理類不包含在本規定的范圍。3.職責:由安全質監部歸口管理,負責各類技術文件的采購、整理編目和發放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領用部門負責發放到本部門的技術文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術文件的分類:生產技術文件分為法律法規和技術標準,我公司適用的主要包含安全生產類、燃氣行業類、特種設備類。4.2技術文件的采購:由各生產部門根據各自需要提出采購需求,報安全質監部初審后報分管生產安全的副總經理審批通過后,由安全質監部采購。4.3技術文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發放和借閱。4.3.1技術文件的存放:公司設技術文件閱覽室一間,存放生產技術文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質監部落實1人負責管理;4.3.2技術文件的編目:由安全質監部按以下方法進行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規F、技術規范J)第二部分代表專業(燃氣行業R、安全生產A、特種設備T、工程建設類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃氣行業法律法規。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術文件的發放常用的技術文件,技術資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發放到部門,安全質監部在確認有效版本后蓋受控章后發放,領用部門填寫《技術文件領用記錄》。編號文件名稱領用部門領用人領用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術文件部門領用后由部門負責管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術文件的借閱技術文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術文件的作廢更新與回收安全質監部每三個月對技術文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領用部門交回安全質監部,填寫《技術文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區域,以免誤用。

篇3:工程部資料文件管理規定

工程部資料與文件管理規定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照ISO9001規定的管理程序進行。

2、工程部工程資料和文件必須體現工作責任的可追溯性,如出現追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環節的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環節負全責。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環節負責人和相關環節的負責人對該工作負全責。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。