VK物業智能化工程采購管理辦法

1、目的

明確智能化工程部工程項目物資采購流程

2、適用范圍

智能化工程部工程項目物資采購。

3、定義

3.1施工材料:包括設備及線材。

3.2零星材料:用于項目中的對相關設備、設施進行保護或連接的輔助材料。

3.3工具:在項目施工過程中需要的相關工具,包括電動工具。

3.4辦公用品及設施:辦公需要而需購買的相關辦公用品及設施。

4、職責

部門/崗位工作內容

部門經理負責采購申請、訂單及付款的審批。

本部事務主管負責協調采購工作按流程順利執行,負責審批辦公用品的采購申請。

施工負責人/城市負責人負責對本項目所需物資做出統籌計劃,填寫采購申請。

施工技術組負責對項目組工程物資采購申請技術層面的審核。

采購管理員負責對項目組物資采購申請制作、申請、發放訂單,跟進供貨情況及辦理付款手續。

部門財務負責審核單價、與供應商對賬及資金使用計劃

物資計劃管理員負責編制采購計劃、物資調配、跟進供貨情況及核對項目組進倉單。

5、方法和過程控制

5..1施工材料的采購

5.1.1采購計劃

5.1.1.1項目進場之初,由物資計劃管理員根據工程合同及施工細化方案做出《智能化工程物資采購計劃》發至采購管理員。

5.1.1.2由采購管理員在《智能化工程物資采購計劃》填寫采購周期后發至項目組,同時抄送物資計劃管理員,現場施工負責人根據采購周期及運輸時間做好物資申請計劃。

5.1.2物資申請

5.1.2.1現場施工負責人發出《智能化工程項目組物資申請單》,物資申請必須有編號,在郵件主題中也必須寫明是"××項目組采購申請××號"。

5.1.2.2施工技術組根據現場實際情況及技術需要填寫意見。

5.1.2.3部門物資計劃管理員根據各區域及各項目庫存情況合理做物資調配。

5.1.2.4部門經理審批后發采購管理員采購。

5.1.3物資采購

5.1.3.1設備及線材類物資由部門統一采購,零星材料和工具一部分由部門采購,一部分由項目組自行在當地供應商處購買。

5.1.3.2采購管理員根據采購申請以項目組為單位編制《智能化工程物資采購訂單》、《智能化工程樣品借用單》;需調撥的物資由物資計劃管理員填寫《智能化工程物資調撥單》。

5.1.3.3《智能化工程物資采購訂單》編號原則為:項目地點+項目組名稱+期數+流水號。如訂單有更改,則原訂單相應作廢,其編碼也相應作廢,新訂單編碼按流水號順延。

5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門財務審核、部門經理審批后,蓋部門公章發出。

5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后,蓋部門公章后發出。

5.1.3.6采購管理員在《智能化工程項目組物資申請單》中注明此申請的訂單編號、調撥單號或樣品借用單號后發至項目組,抄送物資計劃管理員。

5.1.3.7采購管理員要求供應商必須及時將送貨單一式兩份發至部門物資計劃管理員及項目組,并在送貨單中注明訂單號。

5.1.3.8物資計劃管理員依據采購申請及訂單,根據供應商交貨情況,及時安排發貨。并在收到送貨單后,以郵件形式告知項目組**訂單/調撥單/樣品單已發貨。

5.1.3.9施工負責人/城市負責人需及時反饋《智能化工程項目組物資申請單》完成情況,物資計劃管理員負責跟進《智能化工程項目組物資申請單》,未及時到貨物資需及時與采購管理員溝通對接。

5.1.4借樣

5.1.4.1各項目組如需向供應商借用樣品,需提前填寫《智能化工程樣品申請單》。

5.1.4.2采購管理員根據《智能化工程樣品申請單》填寫《智能化工程樣品借用單》。

5.1.4.3采購管理員將《智能化工程樣品借用單》蓋部門公章后發至供應商,同時以郵件形式發至物資計劃管理員及項目組,由樣品接收人員負責填寫《智能化工程物資進倉單》。

5.1.4.4如在后續采購過程中,訂貨數量包括已借用樣品,則需注明《智能化工程樣品借用單》單號,以備查對。

5.1.4.5《智能化工程樣品申請單》編號規則同《智能化工程項目組物資申請單》編號規則,《智能化工程樣品借用單》編號為J-YP+流水號。

5.1.5付款

由采購管理員整理出相關訂單及其物資申請報告的郵件批復頁、發票、附項目組《智能化工程物資進倉單》,如果訂單數量與結算數量有增加或減少,需填《智能化工程物資付款結算單》,由物資計劃管理員、部門財務、本部事務主管審核、部門經理審批后報公司財務管理部審批結算。

5.2零星材料及工具采購

5.2.1項目組采購零星材料及工具,每月底由項目組填寫《智能化工程項目組零星材料需求計劃》,報施工技術組、物資計劃管理員審核,部門財務審批后方可采購。在當地采購的零星材料和工具須在指定合格供方采購。

5.2.2每月報銷時付《智能化工程項目組零星材料需求計劃》及郵件批復頁、《智能化工程物資進倉單》、發票報銷。

5.3辦公用品、家私電器及勞保用品采購

5.3.1采購辦公用品、家私電器及勞保用品由項目組填寫《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》報部門財務審核、本部事務主管審批后方可采購;如果采購單價200元以上1000元以下的物資需資產管理員審核,單價1000元以上的家私電器及辦公類固定資產申請由項目/城市負責人填寫《物資/服務申請報告》申請,本部事務主管審核,經部門經理審批后按公司流程進行。

5.3.2每月報銷時附《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》/《物資/服務申請報告》及郵件批復頁、發票報銷。

5.4分包工程

5.4.1由施工負責人填寫《物資/服務申請報告》(附合同草案)報部門采購管理員,由采購管理員報部門財務審核,權限內的部門經理審批,由采購管理員跟進審批工作。超過部門經理權限的按公司相關程序執行。

5.4.2分包工程結束后,由項目負責人負責組織相關驗收工作,并填寫驗收報告。

5.4.3付款時需附:《物資/服務申請報告》及其郵件批復頁、合同、內部驗收申請

、付款結算單,由項目負責人整理申請付款。

5.4.4分包合同編號規則同訂單編號規則。

5.5物資采購單價變更審批

5.5.1使用范圍:已經經過評估為公司合格供方的供應商在新增產品報價或原有產品單價變動時使用。

5.5.2由采購管理員填寫《智能化工程部采購單價變更審核表》,報部門財務審核,部門經理審批后,報公司財務管理部備案。

5.6本辦法未涉及的物資審購規定按《采購管理程序》執行。

6.相關文件

VKWY7.4-Z01《采購管理程序》

7.相關記錄和表格

VKWY7.4-Z01-F3《物資/服務申請報告》

VKWY7.5.1-J02-05-F1《智能化工程物資采購計劃》

VKWY7.5.1-J02-05-F2《智能化工程項目組物資申請單》

VKWY7.5.1-J02-05-F3《智能化工程物資采購訂單》

VKWY7.5.1-J02-05-F4《智能化工程物資調撥單》

VKWY7.5.1-J02-05-F5《智能化工程樣品申請單》

VKWY7.5.1-J02-05-F6《智能化工程樣品借用單》

VKWY7.5.1-J02-05-F7《智能化工程物資付款結算單》

VKWY7.5.1-J02-05-F8《智能化工程項目組零星材料需求計劃》

VKWY7.5.1-J02-05-F9《智能化工程物資進倉單》

VKWY7.5.1-J02-05-F10《智能化工程部采購單價變更審核表》

VKWY7.5.1-J02-05-F11《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》

篇2:公司物資采購管理辦法（3）

公司物資采購管理辦法(三)

一、適用范圍

1.本《辦法》適應各部門、各分公司的商品采購。

2.單項采購或批量采購金額達到公司規定的限額標準(一次性采購2000元,單件采購1000元)以上的采購項目,應當上報采購部審批。

3.低于限額標準采購項目的采購方式及管理辦法,遵照財務借款與報銷辦法執行。

二、組織機構與管理

采購部是為組織實施采購活動而設立的專職機構及管理部門。主要職責是:

1.組織實施集中采購;

2.組織由公司撥款的大型采購活動;

3.受各公司的委托,代其組織采購事宜;

4.負責采購合同的管理;

5.擬定公司采購政策;

6.管理和監督公司采購活動;

7.審批管理進入采購名單的供應商資格;

8.審批取得公司采購業務的代理資格;

9.擬定并調整公司集中采購目錄和公開招標采購范圍的限額標準。

三、采購方式管理

公司采購方式主要是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價議標和單一來源。

1.凡納入公司采購計劃資金超過10萬元以上的采購項目,原則上應實行公開招標。

2.能從有限范圍的供應商處采購的或者公開招標時間長、費用高,不能達到節約的目的,經總經理批準可采用邀請招標。

3.符合下列情況之一的,經總經理批準可采用競爭性談判方式采購。(1)招標后沒有供貨急需采購,而無法按招標方式得到的;(3)投標文件的準備需較長應商投標或者沒有合格標的;(2)出現了不可預見的的時間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。

4.采購的貨物符合規格、標準統一,現貨貨源充足,價格彈性較小,售后服務好,經總經理批準可采用詢價議標采購。

5.下列情況可采用單一來源方式采購。

(1)只能從唯一供應商處獲得,或供應商擁有專利權,且無其他合適替代標的;

(2)因原采購項目的后續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求,必須繼續從原供應商處采購;

四、物資采購審批程序

1.公司采購管理程序包括下列主要步驟:

(1)編制公司采購預算;

(2)編制并批復公司采購計劃;

(3)確定采購方式;

(4)訂立及履行采購合同;

(5)驗收;

(6)結算。

2.采購單位的采購計劃按以下要求報送:

(1)采購計劃的報送。

各品牌經理報送采購計劃時,填報《采購計劃表》(以下統稱《計劃表》),本表一式兩份,部門留存一份,采購部一份。采購部對《計劃表》進行審查,財務中心把關,并于2日內將審查意見(附《計劃表》)送采購單位。

(2)采購單位報送的月份執行計劃,應是本月已經確定要購置且采購資金已經落實的項目,按規定應辦理審批的采購項目,應辦理審批手續。

(3)沒有審批手續,不能下達采購月份執行計劃。

3.采購部要根據批準的采購計劃,對采購清單審核無誤后,確定具體采購方式。其中,屬于集中采購的項目,由采購部按要求統一進行采購。

4.合同內容一經確定,采購單位應將合同草案的有關文件報采購部。采購部收到合同草案經財務中心審批后,方可簽訂合同。

5.購合同訂立后3日內,采購部應將合同副本報財務中心備案。

6.采購部應對合同履行時的采購情況進行監督檢查。

7.采購合同需要變更或終止的,采購單位應將變更或終止的理由及時書面上報采購部。

8.資金劃撥程序:

(1)供應商供貨完畢,采購部填報《采購資金支付申請書》(以下統稱《申請書》),持《申請書》、《質量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本,向財務中心提出資金支付申請。財務中心的主管領導,根據合同、《驗收單》和《申請書》等必要的結算手續,審核無誤后,按公司《財務支款及報銷辦法》支付款項。

(2)應急采購項目,經總經理批準后,可由采購單位先行采購,但應在采購活動發生之日起5日內辦理有關手續。

五、監督管理

1.采購部應當加強對公司采購活動的監督檢查。重點內容是:

(1)采購是否嚴格按照批準的計劃進行,有無超計劃或無計劃的采購行為;

(2)采購方式和程序是否符合規定;

(3)有關采購文件是否按規定報采購部備案;

(4)采購執行機構是否按規定的時間完成采購任務;

(5)采購合同的履行和采購資金支付情況;

(6)應當監督檢查的其他內容。

2.采購部和財務中心共同對采購活動進行監督,所有合同應通過財務中心核準。

采購單位在履行監督檢查時,應當如實反映情況,提供有關資料,自覺接受監督檢查。

篇3:工業飼料事業部采購管理辦法

某工業飼料事業部采購管理辦法

一、總則

1、目的

為使本部原輔料的采購作業有所遵循,及時提供適質、適量、適價的原輔材料,特制定本辦法。

2、范圍

凡大宗原料、輔料、包裝材料、標簽、說明書等采購業務中,有關詢價、議價、購買等作業,均適用本辦法。

3、采購權限的劃分

⑴大宗物資采購,均由采購委員會決議。

⑵其余原輔料采購作業,均由飼料采購部負責詢價,呈總經理簽準。

4、采購作業方式

采購方式依原料特性、用量分為三種。

⑴大宗原料采購。①適用于大宗物資,如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麩皮、進口魚粉等相關原料。②采購方式:由飼料采購部每周報市場行情,并預測未來變化,參考公司用量等資料,定期提報采購委員會研討,核準后定購。

⑵長期定單采購。①適用于經常使用且市場價格比較穩定的材料,如包裝材料。②采購方式:由采購部事先依據所需之一個月的用量,覓妥供應商,辦理詢價議價手續、實際交貨時間、明細規格及數量,報請總經理核準后,依實際需要通知供應商交貨。

⑶一般性采購。①適用于零星用量且規格復雜之材料,如小品種原料等。②采購方式:采購部根據各部門開具的采購單,逐項辦理詢價議價,報總經理核準后采購。

5、供應商的選定及管理

⑴對于大宗或經常使用的材料,采購部門應建立相對穩定的供應商,并設立《合格供方記錄》作為日后詢價、議價和供料的參考。

⑵為確保貨源,采購人員對于經常采購的材料,應尋找兩家以上的供應商作為儲備或交互采購,以穩定貨源、價格及質量等。

⑶若供應商為貿易商或代理商時,采購人員應調查其信譽及技術服務能力等,憑此作為判斷是否為采購對象的依據。

6、采購委員會組織

⑴飼料事業部設立采購委員會,由公司財務部經理、貿易部經理、質管部經理及飼料事業部總經理、副總經理、生產部經理、采購部經理、技術部經理組成。飼料事業部總經理擔任采購委員會主席,采購部經理負責決議案的執行。

⑵采購委員會原則上每月25日舉行會議,開會時間由采購部經理安排。

⑶若情況特殊需要時,采購部經理可建議召集臨時會議。

⑷開會的法定人數為全體委員的三分之二,任何議案以多數票決定,當贊成票和反對票數相同時,由采購委員會主席裁決。

⑸會議決議事項由采購部經理記錄整理,呈總經理核決。

⑹采購委員會職責:①擬定原料的采購政策并確保政策的適當執行。②依據本公司的技術標準,確保原料的品質及合理的價格。

二、大宗物資采購作業

1、大宗物資信息收集

⑴采購部隨時詢訪、記錄、掌握國內外重要原料的行情動態及足以影響原料供需的種種財經措施,每周以《原料行情周報表》向總經理匯報。

⑵采購部每月25日前完成預測下一個月的原料成本行情分析和下月采購計劃。

⑶技術部每月22日前完成下一個月的《原料預計用量表》送采購部。

⑷倉儲部門必須每日早上10時前,將工廠前一日的《原料庫存日報表》上網傳采購部,以了解庫存動態。

2、大宗物資采購方案的擬定

⑴采購部經理每月主動召集一次會議,邀請采購委員會討論大宗物資采購最新動態。

⑵采購部除須將上次采購會議決議執行情形提出報告外,并需提供《原料行情報告》供各采購委員參考、研究,并提出采購建議,以利采購委員會決議采購數量及價格。

⑶采購部應在采購會議中,將預定的采購品種、數量、價格,報采購委員會決定,如遇行情變化大,需緊急采購時,采購部經理應先口頭報告總經理,先向廠方定購,但事后需向采購委員會報告,并補辦手續。

3、大宗物資的定購及交貨量控制

⑴大宗物資經采購委員會決議采購,并覓妥適當供應商后,有采購部與供應商簽訂《采購合同》。

⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料依據,采購部依據《原料入庫單》和《原料庫存日報表》作為采購依據。

三、長期定單采購作業

1、詢價、議價、采購作業

⑴采購人員就公司經常使用的材料,深入了解材料規格、成本結構、預估一個月的用量等資料后,選定三家以上供應商,請其報價,并與之議價。

⑵議價完后,采購部人員應擬定采購對象,以《采購合同》并隨附供應商報價資料。呈請總經理核準,完成定購手續。

⑶采購人員應將每次定購的廠商及交易條件做好記錄備查。

⑷采購部應注意長期性采購材料的市場行情,遇成本結構中原料漲或跌時,應判斷及時再采購。

2、例行通知交貨及交貨量的控制

⑴屬長期定單采購的材料,當庫存降至安全存量時,采購部直接以電話向供應商告知所需材料的規格,交貨期限、數量,通知其交貨。

⑵倉庫以《原料入庫單》作為收料的依據。

⑶采購部以《原料入庫單》作為實際執行數量。

3、長期供應廠商異常的處理

采購部接到使用部門對現行長期定單供應商有交貨品質不符標準、交貨量不足、延誤交期、售后服務不良等反映時,均應立即通知供應商改善,經通知后仍未改善者,采購部應立即另行開發新供應商。

四、一般性采購作業

1、請購作業

各部門需要采購時,需開具請購單。設備零件則需詳填設備零件的規格明細、用途及驗收標準,另提供參考工程圖畫及參考供應商估價資料,送采購部門辦理采購作業。

2、采購作業

⑴采購部門經辦人員接請購單后,應立即了解請購的品名、規格和功能,經參考市場行情及廠商資料后,進行詢價。

⑵除因獨家制造、代理或單筆采購金額在500元以下等因素外,采購部至少應向三家以上供應商詢價。

⑶若廠商報價的規格與請購的規格稍有不符或屬代用品者,采購人員應隨附資料,由請購部門簽注意見后再行采購。

3、呈核及定購

采購人員詢價、議價完成后,填寫《采購申請單》經采購經理審核,必要時會簽請購部門意見后,依據核決權限呈核,總經理核準后再行采購。

4、品質異常處理

⑴采購人員收到質管部出具的《原料檢驗報告單》時,應依據檢驗結果、檢驗部門意見及《采購合同》規定,與供應商洽談扣款、退貨、換貨、補交等事宜。

⑵因品質不合格退貨、換貨而導致未于約定日期前入廠并驗收合格入庫者,應以逾期交貨

處理。

五、整理付款

1、整理付款驗收憑證

整理付款憑證:采購部以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗報告單》為付款憑證。

2、整理付款程序

⑴采購部在原料驗收入庫后,以《原料入庫單》《采購合同》《原料檢驗報告單》為付款憑證,填寫好《付款申請單》連同發票按付款程序核批后,交出納依《付款申請單》匯款給供應商。

⑵屬月結貨款者,采購人員應先通知廠商提前送發票,然后按程序辦理付款。

⑶內購材料需待試車檢驗者,按訂立合同規定辦理付款,未定和約者,依采購部門呈準的付款條件整理付款。

六、附則

本辦法飼料事業部總經理批準后公布實施。