VK物業綠化物資采購管理辦法

1.目的

為了加強綠化工程部物資采購的管理和監控,確保綠化工程的順利開展。

2.范圍

適用于公司綠化工程部

3.職責

部門/崗位工作內容

總經理/分管領導負責權限內的物資審核、審批

相關職能部門負責權限內的物資審核、審批,采購行為監控。

參與現場議價。

部門經理負責權限內的物資審核、審批

負責對部門物資采購的監控

工程主管負責對工程用物資采購的審核

養護項目負責人負責對綠化養護類物資采購的申請、審核

工程項目負責人負責對工程用物資的申請、驗收、領用控制與監督

部門采購員負責物資的采(訂)購

苗木(物資)驗收人負責部門工程(苗木)物資的驗收,獨立于采購員。

4.方法與過程控制

4.1中標工程的物資采購申請

項目操作辦法

合同評審評審時,須附《綠化苗木采購申請單》。

物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款采購,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后進行報銷。

合同簽訂按地產公司的合同文本簽訂工程合同

4.2地產公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請

項目操作辦法

物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后報銷。

甲供物資附發票、按地產相關部門要求到地產報銷

合同如地產公司事后要求補簽合同時,按合同管理程序進行

資料部門保存簽證單、業務指令單等記錄

4.3物業服務中心補苗及部門工具用品的采購申請

項目操作辦法

苗木類申請人填寫《綠化苗木采購申請單》,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。非苗木類填寫物資申請,按權限審批后采購。

4.4采購行為、資金的管理辦法

項目操作辦法

常用綠化苗木采購應建立部門供應商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價格清單,并掛部門內部網頁,長期合作的應每年簽訂框架協議,每次采購時可不簽訂采購協議。

市外苗木采購市外采購要求有兩人同時在場,并選擇在有正規發票的供應商購買。

單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現場議價,填寫《供方現場(約見)評審記錄表》(人工外包的單獨簽訂施工協議)。

結賬應以轉賬方式進行。特殊情況下需使用現金付款超過5000(含)元以上,必須事前經分管領導審批,支付時,金額在10000元以上的必須兩人以上前往結賬;金額在30000元以上的必須由公司財務人員陪同結賬。

不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

甲供物資在地產相關部門參與及授權下進行,并由參與人員及授權人簽字確認。

市內苗木采購在價格、質量同等條件下,應選擇在合格供應商采購。

結賬以轉賬方式,可采取月、季等期限定期付款。

合格供應商無需要的苗木或價格不合理時,經部門經理同意后可以在其它苗場采購。

如不能進行支票交易,按市外采購規定執行或供應商直接到財務管理部結賬。

不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

其他物資采購按《采購管理程序》要求執行

4.5驗收入庫及報銷辦法

項目操作辦法

養護綠化苗木項目負責人負責驗收,核對實數,并在供應商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購驗收單》。現場領用物資。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

憑送貨單、發票、《綠化苗木采購申請單》、《綠化部苗木(物資)采購驗收單》等資料報銷。

工程綠化苗木

設備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗收入庫,倉管員填寫《進倉單》、入賬。

物資領借用按《物資存儲及管理程序》執行。

憑《進倉單》、發票等報銷。

土方、陶粒、一次性消耗品工程項目負責人負責驗收,核對實數,并在《物資申請單》"備注"欄中簽名,現場領用。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

采購憑送貨單、發票、《物資申請單》復印件等資料報銷。

4.6本辦法中未明確規定的內容,按公司《采購管理程序》執行。

5.相關文件

VKWY7.4-Z01《采購管理程序》

VKWY7.5.5-Z01《物資存儲及管理程序》

6.記錄表格

VKWY7.4-Z01-F1《物資申購單》

VKWY7.4-Z01-F3《物資/服務申請報告》

VKWY7.5.5-Z01-F1《進倉單》

VKWY7.5.5-Z01-F2《物資領(借)用單》

VKWY7.5.1-J01-06-F1《綠化苗木采購申請單》

VKWY7.5.1-J01-06-F2《供方現場(約見)評審記錄表》

VKWY7.5.1-J01-06-F3《綠化部苗木(物資)采購驗收單》

篇2:工程物資采購工作細則

第一章?總則

一、目的

(一)為加強華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程設備(材料)的管理,規范本期工程建設各參建單位相關物資方面的管理職責、訂貨依據、訂貨程序、工作流程,做到有章可循,有法可依,特制定本細則。

(二)主要從物資采購、檢驗驗收、出入庫、現場管理等幾個環節進行加強物資管理,保證設備材料質量及數量達到技術協議要求。確保設備(材料)的質量符合國家和行業規定的要求。

(三)加強備品備件、工器具、專用工具的管理,使之管理有序、規范。

二、適用范圍

本標準適用于華電青島發電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程建設期內所有設備、材料、備品備件、專用工具的采購、接收、搬運、驗收、保管、保養入庫、出庫等的全過程控制。也適用于施工承包商采購的重要大宗材料采購管理。

三、編制依據

本管理辦法主要依據《華電集團火電工程招標管理實施細則》、《華電國際電力股份有限公司工程招標管理辦法》

四、釋義

(一)建設單位是指:華電青島發電有限公司。

(二)物資組是指:建設單位三期辦物資組。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商負責采購的鋼材、水泥、保溫材料、電纜電線、阻燃材料、閥門和門窗等材料。

(四)設備技術規范書是指:設備的使用條件、技術要求、設備參數、性能、試驗、監造驗收、供貨范圍和技術服務等內容的技術規范性文件。

(五)采購是指通過招投標,簽訂合同和技術協議,以約定購買所需物資的行為。

(六)設備材料檢驗驗收管理指通過明確設備材料檢驗驗收相關各方的職責,規范設備材料檢驗驗收流程,采取必要的檢驗驗收手段,保證工程使用的設備材料符合工程設計和規劃的技術質量要求的管理過程。

(七)入庫是指設備(材料)驗收后依據協議、發票和驗收單辦理入庫單的過程。

(八)出庫是指倉庫將設備材料發給領用單位的過程。

(九)物資現場管理指對設備(材料)出庫后安裝前的保管、保養的過程。

五、一般職責

(一)三期辦技經組負責單項或總價在50萬元以上的甲供物資(設備、材料)的招標采購組織工作,技術組、物資組等相關部門依據相應職能配合技經組做好甲供物資(設備、材料)招標采購工作。

(二)三期辦物資組是基建工程階段甲供物資(設備、材料)的管理部門,負責對物資公司監督檢查管理工作,負責甲供物資(設備、材料)催交、催運工作,負責甲供物資(設備、材料)及零星采購需用計劃的歸類、匯總工作,并及時將匯總結果上報技術主任。對甲供物資(設備、材料)招標采購工作有參與權,對甲供物資(設備、材料)及零星采購的供應商有推薦權。

(三)物資公司:負責部分甲供物資、常規物資、備品、備件等的入庫、出庫及保管管理工作;參加物資開箱驗收,負責自有倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。

(四)設計單位(含設計監理)依據相應職能配合做好甲供物資(設備、材料)招標工作。

(五)施工承包商:協助工程所需物資的選樣、封樣、報批工作;負責收集、平衡物資需用計劃、申請計劃,編制采購計劃,報設備物資組組審定、備案;協助物資檢驗試驗工作,按標準對進場物資進行驗證,配合不合格物資處置;負責現場倉儲設施、入庫物資的保管、標識、庫存物資清點、盤查、廢棄物資的分類處置等工作的管理。施工承包商自行采購的材料應依據本辦法(施工承包商采購合同)條款履行報審手續。

(六)監理單位:負責甲供物資、備品備件、專用工具的采購、接收、領用、搬運、驗收、保管、保養、入庫、出庫、考核等全過程監督管理。會同建設單位共同管理電廠建設中的甲供材料;協助建設單位對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;督促施工承包商編報甲供材料進場計劃、采購計劃,并進行審核;組織相關方對甲供材料驗收、移交,監督甲供材的入庫、保管、領用情況,使甲供材在可控范圍內;按計劃對進場物資進行驗證,監督不合格物資清退;負責甲供材料、成品、半成品的加工和使用過程中的質量監督、驗收把關和糾正、整改、考核工作。

監理單位依據相應職能參加設備招標(如果需要的話)、設備材料到貨驗收、設備缺陷認定、對施工承包商采購材料進行把關審核和評標,對施工承包商提出的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表》進行審核。

(七)三期辦技術組:負責審查物資采購過程中的技術規范,簽訂技術協議,確保物資的規范、規格等參數符合要求。對供應商進行挑選審查,制定供應商名錄;會同監理審核甲供材料進場計劃、采購計劃;參與甲供材的驗收、入庫、保管、領用工作。

(八)檔案中心:協助監理單位收集、分發及歸檔相關單位送來設備資料(三證一書等)。

(九)生產專業:協助物資組、技術組、物資公司、施工、監理單位等做好物資開箱驗收工作,以及部分備品備件、專用工具的領用、保管管理工作。

第二章?物資采購管理

一、大宗招標(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)

(一)按照《華電青島發電有限公司招投標管理辦法》進行招標,由技經組負責招標及簽訂合同。

(二)技術組負責審查技術規范書,參與招標及審核、簽訂技術協議書。

二、總價少于50萬元甲供物資(設備、材料)的采購分工原則

(一)技術組負責單項貨值50萬元以下的設備和裝置性材料的采購工作,并由技經組簽訂合同。

(二)施工承包商負責《甲供物資(設備、材料)采購分工表》(附錄A)規定的由施工承包商采購的裝置性材料的訂貨。如設備、材料出現分工界限不清、產生分歧時,應依據各標段建筑安裝工程施工合同并結合附錄A的分工原則,由監理單位負責界定。

(三)不隨設備成套的閥門、管件:即系統管道上的閥門(進口除外)、管件、支吊架等,均屬零星采購,由建設單位工程技術負責組織訂貨。

(四)凡是由建設單位提供資金的甲供物資(設備、材料),產權均屬建設單位所有,未經建設單位批準,任何人不得運出施工現場。

(五)安裝調試期間的備品配件和專用工具收貨、保管及領用出庫,由物資公司按《物資現場管理規定》相關條款執行。

三、采購計劃和依據

(一)由建設單位和施工承包商根據各自采購范圍,并根據工程總體安排和施工二級網絡計劃、設備制造/生產周期的長短以及進口/國產設備情況,確定各類設備訂貨的時間順序,采用分階段、分批次訂貨的方式進行,避免發生錯訂、重訂、漏訂現象,減少資金的積壓。

(二)大宗招標根據訂貨條件和工程進度由技經組組織分批次招標采購。

(三)施工承包商采購材料依據各標段建筑安裝工程施工合同結合設計單位正式出版的設備材料清冊及施工圖自行采購。

四、采購原則

(一)本工程物資的訂貨,必須把產品質量放在第一位,并滿足設備的安全經濟運行要求,杜絕劣質產品進入本工程。

(二)采購物資應滿足國家現行法規的安全、健康、環保要求,不得采購超標或淘汰產品。對環保有特殊要求的產品,投標商還應提供該產品有效的生產許可證、試驗報告和質量保證期等資質條件。

(三)大宗物資(單項或總價超過50萬元的設備、甲供材等)采購應通過招標方式,本著公平、公正、公開和誠實守信的原則進行。

(四)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料),可以通過詢價議標方式分批采購。

(五)招標設備原則上應盡可能一次招標。當一次招標不能滿足設計單位對設備資料要求或現場安裝進度要求時,可分批采購,在技術條件相同情況下盡可能按原單價續簽合同。

(六)招、議標過程中,嚴格進行技術、經濟、售后服務等方面的比較,做到貨比三家,擇優定廠。

五、采購程序

(一)建設單位采購程序

1、設計單位負責編制設備技術規范書并根據審核意見完成修改;設計監理單位負責檢查評審意見的落實情況;技術組復核設計單位出版的設備技術規范書。

2、設備技術規范書的評審可采用會議評審或傳真、電話、電子郵件方式進行。主設備、主要輔機設備以及建設單位認為有必要的設備需采用會議評審;其它設備采用傳真、電話、電子郵件方式進行評審。會議評審由建設單位領導或技術負責人主持,設計單位、設計監理單位參加,并邀請部分專家參加。

3、技術組提出的采購依據(經審查后的技術規范書),根據工程進度提出甲供物資(設備、材料)采購分批招標計劃,報建設單位主管領導審批。

4、對推薦入圍的制造廠商做到公平、公正。由設計單位、技術組相關專業組負責收集整理供貨商的現有質量管理體系、資源配置(機加工設備和技術工人)、設備性能、特點、銷售業績、銷后服務和供貨能力評價,一般需推薦3家或以上有業績的供貨商,由技術相關專業組負責匯總各方意見,并填寫《推薦招標供貨商審批單》《推薦甲供物資(設備、材料)招標明細表》(見表1、表2)提出初選方案后,報三期辦相關主任審核,報建設單位相關領導審批。

5、按照《華電青島發電有限公司三期招投標管理辦法》開展招標工作。

6、凡屬建設單位三期采購的甲供物資(設備、材料)(包括隨設備供貨的材料),如施工承包商發現漏訂,需補訂時,由技術組辦理采購。如委托施工承包商采購時,在征得建設單位主管領導同意后,技術組辦理委托申請(見表3、表4)后交由施工承包商采購。

(二)施工承包商采購程序

1、為保證施工承包商負責采購的重要大宗材料質量,必須由工程技術主任及各專業組和監理單位參與招標。

2、對于國產中、低壓閥門、補償器、設備油漆、阻燃材料與建筑配套的各類門、窗等重要的大宗材料的訂貨,由施工承包商按建設單位規定負責組織招標,填寫《設備、材料采購申請會簽單》和《設備、材料采購申請明細表》(見表5、表6),并向建設單位推薦3家或以上供貨商,并填寫《推薦供貨廠家采購申請報審單》《推薦供貨廠家采購明細表》(見表7、表8),經工程技術主任及各專業組、監理單位審定入圍供貨商后才能招標。必要時,由建設單位組織有關部門參與施工承包商招評標工作,并對中標單位予以確認。確定中標供貨商后,由施工承包商負責簽訂合同并向建設單位技經組提供合同副本1份,以備查。

3、對于建筑水泥、鋼材的訂貨,由施工承包商填寫《主要工程材料/構(配)件供貨商資質報審表》(見表9),報土建監理工程師審批后進行招標采購。建筑裝修材料(如石材、油漆和涂料),應盡量采用環保型產品,其報審手續按2.2條款辦理。

4、除上述指明的大宗材料外,其它由施工承包商采購的材料,如果按建設單位規定負責組織招標和監理單位認為有必要時,亦按2.2-2.3程序辦理。

(三)單項合同或合同總價值在50萬元以下的甲供物資(設備、材料)及零星設備采購程序

1、施工承包商根據現場施工進度的實際需要,填寫《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》(見表10、表11),遞交監理單位審核無異議并簽字,監理單位審核后遞交工程技術相關專業組。

2、工程技術相關專業組接到《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》后,依據相關的技術資料進行核對無異議后簽字,并遞交三期辦相關主任審核后簽字。

3、審核后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員報送技經主任審批后簽字。

4、審批后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術主任或相關專業組人員報送基建主管副總經理、總經理批準后簽字。

5、批準后的《甲供物資(設備、材料)需用計劃審批表單》和《甲供物資(設備、材料)需用計劃明細表》,由工程技術相關專業組人員遞交物資組,并填寫《交接表》(見表12),由物資組統計人員統計、歸類、匯總(見表13),匯總后報送工程技術主任,由工程技術主任組織實施。

6、采購實施過程中,物資組在非緊急情況下應按"詢價采購"和"零星設備采購"兩種方式采購。

6.1詢價采購:單項貨值在10萬元以上~50萬元以下,,且未經過招標的設備。

6.2由物資組向三家或以上供貨廠商發送《工程(設備、材料)詢價表》(見表14),供貨廠家最好是實地考察過的并依據承包商(供應商)的資質、資信程度按照ISO9001的標準進行審查。內容包括:營業執照、資質證書、安全資格證書、特種作業人員操作證書、稅務登記證、生產許可證、代理證、授權書、質量認證書、企業簡介、以往業績等,并承擔相應的審查責任,做到貨比三家,擇優定廠。

6.3供貨商在接到《工程(設備、材料)詢價表》三日內,將該表填報后及時反饋(傳真的方式)。

6.4物資組根據各供貨商發送的《工程(設備、材料)詢價表》進行統計、匯總后,由物資組遞交工程技術主任,并填報《推薦詢價采購審批單》《推薦詢價采購明細表》(見表15、表16),審批后確定供應商,由技經組簽訂供貨合同。

6.5零星設備采購單項貨值在10萬元以下,由工程技術相關專業組專工填報《零星設備采購申請審批單》《零星設備采購明細表》(見表17、表18),批準后按詢價方式采購。

6.6工程急需的零星設備,可采用"一事一辦,急事特辦"的原則,優先辦理會簽審批手續,由工程技術相關專業組專工填寫《工程急需零星設備采購審批單》《工程急需零星設備采購明細表》(見表19、表20)單項貨值在10萬元以下的,由建設單位主管基建副總經理批準。單項貨值在10萬元以上的,由建設單位總經理批準。由技經組簽訂合同。但供應商應盡量在已詢價的供應商范圍內選擇(除質量相近、價格低外),直接詢價采購。

7、供貨合同簽訂后,由物資組負責催交、催運工作。

8、到貨接卸和開箱驗收工作,由物資組組織并依據《設備開箱驗收管理辦法》執行。

9、開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料),物資公司保管員負責辦理入庫手續,直接抵達施工現場的甲供物資(設備、材料)由施工承包商負責接卸,開箱驗收工作按3.8條款執行,此時開箱驗收合格的甲供物資(設備、材料)均視為出庫,物資公司保管員負責辦理出庫手續。

10、開箱驗收不合格的甲供物資(設備、材料),由物資組依據所簽訂的采購合同條款負責辦理。

11、備品備件、專用工具由建設單位物資公司直接入庫。

12、貨款結算工作,由物資組依據《華電青島發電有限公司物資結算管理辦法流程》辦理貨款結算手續。

13、技經組簽訂的文本采購合同依據《華電青島發電有限公司合同管理辦法》,由技經組負責保管,以待備查。

第三章附則

一、本辦法自頒布實施之后,如與國家、本省、集團公司新的法律、法規、規章和規范文件有抵觸,按新規定執行。

二、本辦法由華電青島發電有限公司三期辦負責解釋。

篇3:物資采購保管員職責描述

物資采購、保管員職責概述

物資采購

1.負責材料供方的評價(必要時會同有關部門)、供方檔案資料搜集及合格供方的報批工作;具體負責項目物資采購計劃、進場計劃和統計工作;

2.負責根據生產部門編制的材料月度需用計劃,匯總編制物資采購計劃及資金計劃并報請領導審批,到合格供方進行采購。

3.及時準確地為施工生產部門提供呈報業主和監理工程師審批的各類材料樣品。

保管員

1.負責編制項目物資領用管理制度和日常管理工作。

2.負責物資進出庫管理和倉儲管理,按規定要求進行現場和倉庫材料的搬運、貯存、標識以及維護,達到文明施工、場容管理要求。

3.負責主要材料發放定額管理,一般材料做到出入有憑有據,手續齊全,為材料成本核算提供可靠依據。

4.負責現場材料在使用過程中,按各項規章制度嚴格規范管理,協助項目部監督班組材料的合理使用,搞好材料的回收利用及修舊利廢工作,減少材料的積壓和浪費。

5.認真填寫各項臺帳、報表、記錄,按時向有關部門上報。