華龍物業管理有限公司物品采購管理制度

　　為加強物業公司物品管理，確保對物業的正常維修保養，給業主提供良好的服務，物業公司需采購、儲存各種工具、備品、備件、材料的原料等物品。依據工作中的實際情況，特制定物品申購、采購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程序。示意圖如下：

　　入庫

　　儲存

　　使用

　　采購

　　借用

　　報廢

　　出庫

　　歸還

　　申購

　　品種設置

　　借用和歸還

　　入庫單

　　借用人

　　入庫

　　物品金額

　　查詢

　　品種查詢

　　出庫

　　出庫單

　　倉庫管理

　　物品有效期

　　一、物品申購制度和程序

　　物品申購制度是為了確保以最少的物品儲備來滿足物業維修保養的需要，盡可能地壓縮庫存，防止積壓，提高資金和倉庫的利用率。

　　1、根據庫存情況和日常維修的消耗記錄，設立常用的消耗物品數量，一般以一個季度的消耗量的二倍。

　　2、各部門將所需物品填采購單，逐級簽字(管理處主任、辦公室、副總經理、總經理)批準后，交由物業行政辦公室，統一進行采購或由部門工作人員購買。

　　二、物品采購制度

　　物品采購制度是為了在保證質量的前提下，采購物美價廉的物品。

　　1、采購人員由2人以上組成。在采購物資過程中，要做到貨比三家，在保證質量的前提下，盡量降低采購成本，并注明采購時間、地點，便于公司核實。

　　2、所有發生的費用支出，經辦人都要以書面形式進行事前請示，填寫采購計劃單，注明預購物品的使用處，如遇特殊情況，應提前電話請示，并及時補出采購計劃單。凡不符合規定的費用支出，財務人員有權不予受理。

　　3、員工應以公司利益為重，杜絕有損公司形象及利益的行為，避免由于個人的不理智行為，違反公司制度。

　　4、公司財務部有權利及義務對當月報銷的物資采購、各項費用的票據進行抽查、核實，辦公室予以協助。如經核實，報銷額與實際發生額存在差異，經辦人無法做出合理解釋的，無論金額大小，公司將對經辦人予以辭退處理。

　　5、遇緊急情況急需的物品(200元以下)，在得到公司經理同意下，可臨時豁免，事后補填臨時采購計劃單且寫明原因。

　　6、若是業主指定或安排的采購，需得到業主負責人的書面指令，并保存歸檔備查。

　　7、凡購進物料、工具等，尤其是定制品，應先取樣品，征得使用人同意后，才可進行采購或定制。

　　三、物品入庫制度

　　物品入庫制度是為了確保采購物品的質量，辦理完備的入庫手續。

　　1、入庫時需登記的內容為：日期、時間、名稱、數量、品種、重量、有效期及類別等于入庫本上，并要與明細、發票相吻合。

　　2、入庫時需開箱/盒查驗物品的質量，若倉庫保管員無法把握時，可請使用人協助，并對查驗的物品簽字認可。

　　3、倉庫管理員或物品管理員需將驗收入庫的物品分別堆放、編號。

　　4、所有的設備可不進入倉庫，但入庫、出庫的手續須參照物品同樣辦理。

　　5、采購的設備開箱后，若有技術資料和隨機文件，需交辦公室檔案管理員處統一存檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續。

　　四、倉庫儲存管理制度

　　倉庫儲存管理制度是為了確保倉庫儲存物品的質量。

　　1、物品在倉庫內儲存，應按不同種類分別堆放。物品要先進先出，定期翻堆，當需使用時可快捷提出。

　　2、倉庫保管員要注意防火防盜，確保所有物資的安全存放。

　　3、保管員要對倉庫的物品做到經常檢查，對保存時間長的物品要主動向部門領導反映情況，對破損的或超保質期的物品應及時提出處理意見。

　　五、倉庫管理制度

　　倉庫管理制度是為了確保倉庫儲存物品的安全。

　　1、倉庫系物品保管重地，除倉庫管理人員和因業務、工作需要的有關人員外，任何人未經許可不準進入倉庫。

　　2、因業務、工作需要進入倉庫的人員，在進入倉庫時，必須辦理入倉登記手續，記錄進入倉庫的時間、人員、事由及離開時間等，進倉要有倉庫管理員或部門主管陪同，不得獨自進入，凡進倉人員工作完畢，出倉時應主動請倉庫管理員檢查。

　　3、一切進倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進入倉庫。

　　4、倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客，其它部門的職工不得圍聚閑聊。

　　5、倉庫內堆放易燃易爆物品(如柴油等)需采取相應的措施，符合消防規范。倉庫內不得存放私人物品。

　　六、工具的借用制度

　　工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時間分可分為臨時借用和長期領用，長期領用又可分個人領用和公共領用。

　　1、臨時借用工具，由使用人填寫臨時借用工具表(附表)，經批準后，向倉庫管理員申請領取，并在員工工具借用登記本上登記。在交還時，應在該表上寫明交還時間并簽收，簽收時應檢查工具及其附件是否完好無損，若發現問題立即登記，并向部門負責人反映。

　　2、個人領用工具的品種根據需要配備，由使用人提出申請，

　　經部門負責人批準后到倉庫領用，并辦理領用手續，領用后個人負責使用保管，離開公司時交還，倉庫管理人需作簽收記錄。

　　3、公共領用工具由主管工作的負責人或領班申請，部門負責人批準后，到倉庫辦理領用手續(附表)，領用后由申請人或指定專人負責保管。

　　4、工具調換原則上以舊換新，發生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級領導報告，屬人為的丟失和毀損，由責任人按當時工具的價格賠償;屬長期使用正常磨損或損壞，金額在300元以內由部門負責人負責辦理報廢手續;金額在300元以上的物品由部門負責人以上至副總經理、總經理批準同意后方可辦理報廢手續。

　　5、工具一律不得帶出物業，特殊情況經部門領導批準后，辦理正式手續后方可借出。

　　七、物業領用制度

　　物品領用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設備等領用。

　　1、工作人員到倉庫領料之前，先要填好物品領料單(附表)，注明數量、規格、名稱、施工內容、安裝位置等，經部門負責人批準后到倉庫領取。

　　2、物品領用一般原則上以舊換新，但在實施過程中可先領后交，若發生多領，應主動歸還。

　　3、若施工中確需新增的物品，被盜或遺失的物品，需在領料單上注明，經部門負責人批準后備案。

　　八、物品報廢制度

　　物品報廢制度是為了明確物品報廢程序。

　　1、水電工程負責人對所有設備除加強日常運行、維修和保養等工作外，還應認真做好設備、材料的更新工作。

　　2、工作人員以舊換新的舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數量作報廢處理，對有回收利用價值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站，所得款項交財務入帳。

　　3、申請設備報廢，經工程部負責人同意后，填寫“固定資產報廢鑒定書”，經財務部和物業經理、副總經理、總經理同意后方可報廢;若設備價值超過人民幣5000元，還需報業主或業主委員會審核后方可報廢。

　　4、設備報廢需符合下列情況之一：

　　1)經專業技術人員預測，繼續大修后技術性能仍不能滿足工作要求，并且大修需要費用相對更新設備較多的。

　　2)嚴重影響安全，又無法改造，繼續使用可能引起事故的。

　　3)嚴重污染環境，危害人體健康，進行改造又不經濟的。

　　4)其它需淘汰或更換的設備。

　　5)對倉庫中發現因過期、損壞和老化不能使用的物品，倉庫管理員應定期向部門負責人提出申請報廢，金額在100元以內由部門主管辦理報廢手續(附表)，金額在100元以上300元以內由管理處主任負責辦理報廢手續;金額在300元以上的物品由管理處主任以上至副總經理、總經理批準同意后方可辦理報廢手續。有關人員需吸取教訓，在以后的采購中應加以避免。

　　九、物品盤點制度

　　物品盤點制度是為了確保倉庫內儲存的物品與賬面物品余額相符，并為采購提供依據。

　　1、為及時反映庫存物品的數量，配合編制采購計劃，節約使用資金，倉庫管理員應每月編制倉庫物品申請表送交部門負責人，每季盤點一次，對照實物和倉庫存貨記錄本上的余額數量是否相符。

　　2、倉庫管理員應定期盤點庫存，發現升溢或損缺，應尋找原因，并寫出盤盈、盤虧報告，若差額嚴重，倉庫管理員應承擔相應責任。

　　3、倉庫、物品管理員應制定最高的物品儲備量和最低的物品儲備量的具體定額，數量上不能把握的需請有關人員協助。根據庫存情況及時向有關人員和領導提出申購計劃，避免物資積壓或短缺而影響物業的維護保養。

　　4、倉庫內的各種物品應做到帳、物、卡三相符，工程部經理需監督庫房的情況，防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。

文員工作職責

　　1.協助辦公室日常服務，行政管理等各項文秘工作及事務。

　　2.接聽客人電話并解答一般詢問，做好留言。

　　3.協助安排辦公室和各項管理會議，并做好會議記錄。

　　4.接收及簽發各類工作文件，及時送經理審閱。

　　5.保存整理各項工作檔案及文件。

　　6.負責辦公室文件打印、復印等文秘工作。

　　7.做好內部文件傳遞及信息溝通工作。

　　8.保持辦公室區域清潔、整齊。

　　9.每日下班離開辦公室之前，注意將電腦、電燈、空調等電源關掉，保障安全。

　　10、注意本人儀表、著裝整齊，嚴格遵守小區各項規章制度。

　　服務部各崗位職責

　　一、定崗8人

　　財務：2人

　　廚房：4人(廚師2人，幫廚2人)

　　餐廳服務員：1人

　　健身房服務員：1人

　　二、職責

餐廳服務員崗位職責

　　1、服從領導，做好餐前準備工作，嚴格執行操作程序、服務程序和衛生要求，努力提高服務質量和工作質量。

　　2、主動、耐心、熱情安排客人用餐，及時更換餐具、煙灰缸，及時清理桌面，團結協作，禮貌、周到地完成接待任務。

　　3、每天上班第一件事打掃三個包間及小棋牌室的室內衛生(包括門、窗、餐桌、餐椅、餐具及擺放物品;要“手勤、腿勤、眼勤、口勤”、“手快、腿快”做到地面清潔無雜物，桌面整潔，餐具擺放整齊，門窗干凈光亮，擺放物品整潔、無灰塵。

　　4、上班時要精神集中，不準幾個人湊在一起閑談，不準做與工作無關的事。

　　5、遇到客人投訴應立即報告上級主管，盡量滿足用餐客人的合理要求。

健身房服務員崗位職責

　　1、掌握健身房的基本操作知識，負責健身房的接待工作，并做登記工作。

　　2、負責維護健身房設備的正常運行，如發現問題，應及時上報，每天按規定準備好娛樂用品，需要補充的用品，應及時報告部門主管。

　　3、負責健身房內衛生(包括門、窗、健身器材、桌、椅及擺放物品)，每天早、晚打掃兩次，做到門、窗干凈光亮，健身器材及擺放物品干凈無灰塵，地面干凈無雜物，申述布、椅子干凈、擺放整齊。

　　4、熟悉業務、認真、準確地按客人要求，安排客人健身。

　　5、遵守公司各項規章制度，以良好的精神面貌開始每一天工作。

餐廳廚師崗位職責

　　1、負責對各種食品的加工制作，保證食品質量。

　　2、樹立主人翁精神，嚴把采購質量、價格及數量驗收關，降低成本費用支出，并負責飯菜成本的核算工作。

　　3、服務周到，禮貌待人，遵守作息時間，準時開餐，不擅離職守，不脫崗、串崗，服從分配，按質、按量，按時烹制飯菜，做到飯菜可口，保質保鮮。努力鉆研業務，提高烹飪技術。

　　4、遵守安全操作規程，正確使用權操作工具，合理使用原材料，節約用水、電、煤氣等原料。

　　5、嚴格遵守公司的各項規章制度，搞好廚房、餐廳衛生，保證不讓用餐人員吃異味食品，防止食物中毒。

餐廳采購人員崗位職責

　　1、為加強餐廳管理，保證采購質量，堵塞漏洞，應與廚房密切聯系，掌握原材料需求情況和實際用量、種類、依據計劃，保證適時、適量、適質、適價地完成采購，確保餐廳供應。

　　2、堅持原則，采購驗收后的物品，票據必須與食品的數量、價格、品種相符。

　　3、嚴格遵守財務制度，原則性要強，要增加采購的透明度，不購劣質物品，按規定攜帶現金，嚴禁弄虛作假。

　　4、廚房應每四天購買一次肉類食品(由廚師和采購人員一起)，青菜食品列寫計劃單，到固定菜場購買。

　　5、購進的原材料實行集中保管，分組按計劃領料，干貨、調料品按月計劃統一采購。(海鮮、煙、酒、飲料等統一采購、保管。)

　　6、所有統一保管的原材料要建立明細帳，嚴格進出庫手續，每月盤存一次進入核算。嚴把采購質量和價格關，要了解市場行情，隨行就市，采購批發、便宜質優物品，堅持原則，不購人情物品，采購價格數量經驗收與市場和實際不相符，查明原因，追究責任。

　　7、采購的數量與質量由廚師、保管、采購當面共同驗收，當即填寫購貨單據簽字，做到帳物相符。

　　8、積極完成上級交辦的各項臨時性任務。

保管員工作職責

　　保管員管理范圍：干貨、調料、其它物品等。

　　1、掌握廚房、餐廳供需情況，為周、月采購計劃提供依據，避免積壓。

　　2、嚴格物品出入庫手續，建立倉庫出入庫明細帳，每月盤存做到帳物相符，物品存放，存料有帳，發料有據。

　　3、加強倉儲物品的管理，擺放有序，做好防盜、防毒、防蟲蛀、鼠咬、防霉爛變質，過期等防護工作。

　　4、采購入庫食品要嚴格驗收，注意驗明食品的出廠日期和保質期，禁止過期變質物品入庫，嚴禁采購假冒偽劣產品。

　　5、驗收當天采購的各類物品，認真復核，并當即開出購貨單據簽字。

　　6、有物品以舊換新，丟失或損壞，需照價賠償。

　　7、對庫存物品每月進行盤點，做到賬賬相符，賬物相符。

　　8、積極完成上級交辦的各項臨時性任務。

篇2:醫院物品采購制度

杭州賓康醫院文件

杭賓醫〔20**〕第22號

關于規范醫院物品采購管理制度的通知

第一章總則

一、目的

為加強物品采購管理，規范所有物品采購工作，保障公司經營活動所需物品的正常持續供應，降低采購成本，特制定本制度。

二、適用范圍

醫院對外采購相關固定資產、辦公用品、勞保用品、藥品及一次性衛生耗材的采購管理(固定資產、辦公用品、勞保用品以下統稱為物品采購，藥品及一次性衛生耗材以下統稱為藥品衛材采購)。

第二章采購權限和原則

一、職責權限

與醫院經營及產品有關的固定資產、材料、配件等及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的采購均由后勤部負責;藥品及一次性衛生耗材的采購則由藥劑科負責。兩部門采購時需索證齊全，有效期的要注意效期管理。

二、采購原則

1.詢價比價原則

有兩家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

2.一致性原則

采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供請購部門更改請購單。

3.低價搜索原則

采購人員隨時搜集市場價格信息，了解市場最新動態及最低價格，實現最優化采購。

4.廉潔原則

自覺維護醫院利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。工作認真仔細。

5.監督問責原則：

l采購人員要自覺接受財務部、請購部門及醫院領導對采購活動的監督和質詢。

l在采購過程中，如果遇到采購商品質量、價格等問題，相關部門均可向采購部門提出異議。

l對采購人員在采購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，醫院有權對相關人員依照醫院《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。

第三章采購流程

一、采購申請：

1、需采購物品價格為10000元以下的，由科室負責人填寫好《請購單》報吳毅院長審核批準后交予后勤部及藥劑科采購，價格多于10000元的需先報董事會審批通過后再進行采購。

2、與醫院經營及產品有關的固定資產、材料、配件等及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品(例如辦公設備、電腦、辦公文具、勞保等)的采購均由后勤部負責;藥品及一次性衛生耗材的采購則由藥劑科負責。

3、需求部門提出采購申請，填寫《請購單》，請購單要求注明名稱、規格型號、數量、需求日期、用途等，若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。

4、日常辦公文具及勞保用品的采購由后勤部在每月月底進行統計和收集，次月第一周進行采購。并將此類預算費用在每月月初及時報至財務審核。

二、詢價比價議價：

每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應商進行報價。所有采購務必按低價原則進行采購。但屬于獨家代理、獨家制造、專賣品等則無需比價議價。

三、供應商選擇：

1、具有合法經營主體者。

2、品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

3、信譽良好者。

4、其他客戶認可的供應商。

四、采購合同簽定及采購過程的完成。

1、所有的采購項目原則上均需要提供采購合同或交易訂單，并附上送貨單及采購發票。

2、若無法提供采購合同和訂單的，采購過程需兩個人共同參與完成。

五、驗收入庫：

當各類物品(文具、勞保用品除外)、藥品及衛材采購完后，需第一時間辦理資產登記。登記項目包括品名、型號、規格、用途、有效期等。并在物品上貼上資產標簽以便日常管理。

五、對帳付款。

第四章物品申領與保管

一、物品領用

1、所購買的物品在做好資產登記后便可進行領用。

2、需要借用物品時需向后勤部進行申領并登記，登記內容包括借用物品名稱、規格型號、數量、借用時間、借用期限和歸還時間。

3、物品用完之后須及時歸還于后勤部，若已到歸還時間還需繼續使用的，需補辦續借手續。

4、后勤部在物品被借出后應及時跟催物品的歸還情況。

5、物品歸還時，應及時檢查物品是否有所損壞。若有損壞需照價或者折價賠償。

6、日常辦公用品及勞保用品的領用(筆記本、筆、紙巾等)都必須做好領用登記后方可領用。

二、物品保管與盤點

1、所有按照采購流程采購完成的物品均屬于醫院資產，都必須按照流程辦理資產入庫登記和由后勤部統一保管。

2、后勤部負責所保管物品的保管和日常借出。

3、后勤部應定期檢查所有資產是否完好，有否損壞或遺失。若發現物品損壞或遺失，應該及時向院長報告，并說明原因。

4、后勤部及財務部于每一季度進行一次所有物品資產的盤點和清理。

5、盤點完畢后，所有的資產情況需以報表的形式備存并上報董事會審核。

主題詞：物品采購管理制度

通知

發文機關：院長辦公室

20**年11月29日印發

抄送：杭州賓康醫院各科室

抄報：杭州賓康醫院董事會、總經辦

附則

一、本制度自頒布之日起開始執行。

二、本制度為醫院內部管理文件，未經醫院領導批準，任何人不得復印和外傳。

說明：

1、簽批流程：使用部門請購(填寫品名、規格、請購數量、要求到貨日期、用途等--部門負責人確認--吳毅院長核準--采購)

2、采購經辦人必須憑核準的請購單及時采購，報銷時請購單需附發票后。

篇3:關于規范公務接待和物品采購規定

　　為進一步加強和規范公務接待和物品采購工作的管理，節約經費開支，提升接待質量，根據*委辦(*)*號文件精神，結合本局實際，作如下規定。

一、公務接待：

　　1、接待范圍

　　來我局進行公務活動的國家、某某、某級勞動保障部門及其他相關部門領導，招商引資及其他重要活動。

　　2、接待程序

　　對國家、某某、某級勞動保障部門以及其相關部門的副處級以上領導干部、重要客商，來我局檢查工作、調研考察、洽談項目、投資興業的，由局辦公室填寫客情報告單，及時報某地委辦公室，按某地有關領導批示做好接待工作。

　　國家、某某、某級勞動保障部門以及相關部門的其他領導、客商，來我局檢查工作、調研考察、洽談項目、投資興業以及本某地城區外因公來我局辦事人員，確需就餐的，由局辦公室填寫《外來人員用餐通知單》，報局領導簽字同意后安排(特殊情況可先電話請示，在二日內補單)，否則餐費不予報銷。

　　3、接待安排

　　住宿。來賓在某地內接待的，安排在伊山賓館或定點賓館。某廳級以上領導住套房或套間，某地處級及以下住單間或標間。

　　就餐。工作日中午實行工作餐制度，不得飲酒，特殊情況除外。酒水、飲料等使用某地接待指定產品，原則上不使用某某外名酒、酒桌原則上不安排香煙。安排外來人員就餐時，由對口人員作陪，陪客人數盡量減少，不得一客多陪。就餐標準，某地內5人以內每人35元，6人及以上每人30元，某地外每人40元。特殊情況按局領導批準標準執行。

　　接待。凡局領導安排參加接待的人員無特殊原因，要按時參加公務接待活動。

　　4、經費管理

　　接待費用在某地內的由辦公室統一管理，外來人員用餐餐費報銷時，除要有正規票據外，還要有局領導批準的《外來人員用餐通知單》(報銷憑證)，然后再按財務管理規定處理相關費用。在外地的由陪同人員結算，出具符合財務規定的正式單據，經局領導審批后按財務管理制度報銷。

二、物品采購

　　局辦公用品的采購，由各股室負責人填寫采購計劃，經分管領導同意后，報局長審批，由辦公室統一采購。采購人員要本著厲行節約、反對鋪張浪費的原則，力求少花錢，辦實事。

　　附：

　　1、某地勞動保障局接待用餐通知單

　　2、某地勞動保障局物品采購計劃單