國(guó)稅局機(jī)關(guān)檔案管理制度

　　第1條實(shí)現(xiàn)局機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的水平，維護(hù)檔案的完整與安全，可以更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，促進(jìn)整體工作上水平。

第2條檔案的收集

　　(一)檔案是指局機(jī)關(guān)工作中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　(二)局機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的檔案，均應(yīng)當(dāng)集中到局機(jī)關(guān)的檔案室統(tǒng)一保管，不得分散保存。各單位要有專(zhuān)人兼管檔案工作。

　　1、以本局名義統(tǒng)一編號(hào)的“青國(guó)稅黨、青國(guó)稅任、青國(guó)稅發(fā)、青國(guó)稅函、青國(guó)稅辦發(fā)、青國(guó)稅辦函、辦便函”文件及收文，均由局機(jī)關(guān)文檔室收集、整理、歸檔。“青國(guó)稅任”文件，由人事處收集、整理、保存，并于次年1月份移交檔案室。各單位的便函，屬非正式公文，由各單位收集、整理、保存。

　　2、本機(jī)關(guān)制發(fā)的會(huì)議材料、信息、調(diào)研材料、報(bào)表、介紹信等各類(lèi)非正式公文，由各責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理，并于次年1月份移交檔案室。

　　3、對(duì)于會(huì)計(jì)檔案、音像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案等其它門(mén)類(lèi)檔案，由各責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理，并于次年1月份移交檔案室。

　　4、市局直屬機(jī)構(gòu)的正式公文，由各單位收集歸檔。

　　5、本局發(fā)的正式公文一式兩份保存。

第3條文件的歸檔。

　　(一)各單位把具有使用和保存價(jià)值的文件材料在辦理完畢后，由各單位進(jìn)行整理，并移交局機(jī)關(guān)檔案室歸檔。

　　(二)局機(jī)關(guān)與外部門(mén)會(huì)辦的文件，屬本局主辦的，由本局歸檔;外部門(mén)辦的，本局協(xié)辦單位以副本歸檔。本局代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬的文件，由上級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，草稿和副本由本局歸檔。

　　(三)文書(shū)檔案循文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求是：

　　1、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件合在一起整理歸檔，文電應(yīng)當(dāng)合一歸檔。

　　3、不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔;沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年歸檔。

　　4、歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)按照其內(nèi)部聯(lián)系、重要程度、時(shí)間順序科學(xué)排列，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后;法規(guī)性文件和其他重要文件的定稿在前，歷次修改稿在后;案件材料在前，依據(jù)性材料在后。

　　5、歸檔文件、材料以“件”為單位整理歸檔。一般以每份文件為一件，文件正本(包括附件)與定稿為一件，正文與附件為1份，原文與復(fù)制件為1件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。

　　6、應(yīng)歸檔的電子文件(包括各版本)與紙質(zhì)文件標(biāo)引一致，并存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　7、有關(guān)歸檔文件材料的情況說(shuō)明，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)在備考表內(nèi);若無(wú)情況說(shuō)明，也應(yīng)當(dāng)將整理人、檢查人的姓名填上，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置檔案盒底。8、歸檔文件應(yīng)按件裝訂，永久保存的文件可采用縫紉機(jī)、棉線或不銹鋼裝訂針裝訂，其它歸檔文件及書(shū)籍、刊物等保持原裝訂狀態(tài)。

　　9、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應(yīng)予以復(fù)制。

　　10、聲像材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放卷盒、像冊(cè)中，并用文字標(biāo)出攝像或者錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　11、歸檔文件要科學(xué)地劃分保管期限表。

第4條檔案的鑒定、利用和銷(xiāo)毀。

（一）檔案保管期限的劃分：

　　檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。其中，永久為50年以上，長(zhǎng)期為16至50年，短期為15年以下。

　　1、凡是反映本局機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管。主要包括：本機(jī)關(guān)制定的屬于政策法規(guī)的文件，處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開(kāi)各種重要會(huì)議的文件材料，黨組和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)演變的文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料，以及對(duì)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料。

　　2、凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。主要包括：本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，黨員、干部介紹信;直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般性材料，對(duì)本機(jī)關(guān)中層及一般干部的任免文件;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　3、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告等文件材料。

（二）檔案的借閱和復(fù)制。

　　1、本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可以借閱庫(kù)存檔案。但是，如果借閱非本人主管業(yè)務(wù)的涉密文件，必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);外單位來(lái)查閱機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)本機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、復(fù)制絕密文件必須經(jīng)原發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，復(fù)制其它涉密或者非本人主管業(yè)務(wù)的文件必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。密碼電報(bào)一律不得復(fù)制。

　　3、檔案借閱者必須遵循有關(guān)規(guī)定，履行必要的手續(xù)，一般只限在檔案室查閱，若因特殊情況確需借出檔案室，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并負(fù)有保護(hù)檔案安全完整的責(zé)任。借閱文件不得涂損，不得轉(zhuǎn)借他人，閱完及時(shí)歸還。借閱絕密、機(jī)密檔案，還負(fù)有保密的責(zé)任，違者按照有關(guān)規(guī)定處理。

　　4、檔案利用結(jié)束后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并由借閱人員認(rèn)真填寫(xiě)利用效果登記。

（三）檔案的銷(xiāo)毀。

　　局機(jī)關(guān)檔案室銷(xiāo)毀確無(wú)保存價(jià)值的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案報(bào)告，說(shuō)明銷(xiāo)毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，連同編寫(xiě)的銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)和辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀，并在原案卷目錄上注銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要與局機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的單位取得聯(lián)系，指定兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

篇2:機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第一章檔案人員崗位職責(zé)

第二條檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

第三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度，加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

第四條對(duì)本局各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第五條維護(hù)本局檔案的完整與安全，對(duì)違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見(jiàn)，報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第六條機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開(kāi)崗位。

第二章檔案歸檔制度

第七條凡是本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有備考價(jià)值的文書(shū)、圖表、聲像、電子信息等各種門(mén)類(lèi)的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。

第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

第九條歸檔的文件必須做到問(wèn)題單一、類(lèi)型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

第十條會(huì)計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

第三章檔案保管制度

第十一條檔案庫(kù)房實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，庫(kù)房鑰匙應(yīng)妥善保管。

第十二條要定時(shí)做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度記錄，庫(kù)房溫度保持14―240c之間，濕度保持在50―65%之間。

第十三條庫(kù)房?jī)?nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放雜物。

第十四條綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷，積累和存儲(chǔ)本局案卷的立卷說(shuō)明，分類(lèi)方案，鑒定報(bào)告，交接憑證，銷(xiāo)毀清冊(cè)，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對(duì)破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

第四章檔案保密制度

第十六條嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴(yán)防丟失或泄密。

第十七條查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，并辦理借閱手續(xù)，按期收回。

第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容，借閱檔案人員在借閱期間對(duì)檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

第十九條外單位來(lái)本局查閱檔案時(shí)，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

第二十條機(jī)密文件只能查閱，一律不得外借和復(fù)制。

第五章檔案利用制度

第二十一條利用檔案必須愛(ài)護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復(fù)制，須經(jīng)檔案人員審核，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋證明章方能有效。

第二十二條檔案借閱期限一般不超過(guò)一個(gè)星期，如果需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十三條檔案歸還時(shí)，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象，按有關(guān)規(guī)定予以處理。

第二十四條任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條對(duì)不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

第二十六條利用檔案必須填寫(xiě)利用效果登記表，寫(xiě)明利用目的和效果。

第六章檔案安全制度

第二十七條本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第二十八條對(duì)本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷(xiāo)毀。

第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用，不屬于開(kāi)放范圍，對(duì)外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)。

第三十一條庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)密集架，配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條工作人員離開(kāi)檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源，關(guān)好門(mén)窗。

第七章檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷(xiāo)毀制度

第三十三條凡按規(guī)定接收進(jìn)庫(kù)的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊(cè)，以作統(tǒng)計(jì)入庫(kù)數(shù)據(jù)。

第三十四條建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條在各科室檔案進(jìn)檔案室前，要對(duì)準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查，對(duì)保管期限、密級(jí)確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見(jiàn)。

第三十六條對(duì)本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的材料，確保檔案的質(zhì)量。

第三十七條銷(xiāo)毀文件必須慎重，對(duì)鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間，確實(shí)沒(méi)有必要保存時(shí)，才予銷(xiāo)毀。

第三十八條凡需銷(xiāo)毀的文件，要編造清冊(cè)，寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，說(shuō)明銷(xiāo)毀理由，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀上注明銷(xiāo)毀日期、地點(diǎn)，銷(xiāo)毀人要簽名、蓋章。

第八章會(huì)計(jì)檔案管理辦法

第三十九條會(huì)計(jì)檔案是指本局各部門(mén)在工作中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

第四十條會(huì)計(jì)檔案是本局的重要檔案之一，應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四十一條本局各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人收集、整理會(huì)計(jì)檔案，把歸檔工作列入本部門(mén)的職責(zé)范圍，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

第四十二條會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年立卷，由所屬部門(mén)保管一年后，向綜合檔案室移交。

第四十三條檔案部門(mén)接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得自行拆封，對(duì)個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)由原所屬部門(mén)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第四十四條檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

第四十五條檔案室對(duì)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并限期歸還。

第四十六條會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案所屬部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

第四十七條在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案人員和所屬部門(mén)共同派人監(jiān)督，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章。