文檔管理制度（一）

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括：

1）開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2）開發(fā)設(shè)計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4）產(chǎn)品維護階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務器中。每當設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設(shè)計文件的提交以starteam為準，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責任追究

各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任的權(quán)利。

文檔管理制度（二）

一、總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

第八條發(fā)文的范圍：

1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；

3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。

4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后，由相關(guān)業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條發(fā)文程序規(guī)定：

1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；

5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印；

8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。()任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍：

以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷毀

第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文檔管理制度（三）

1、負責收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄；

2、收集所監(jiān)理工程的技術(shù)資料，并按要求分類、編號、登記、保管；

3、負責接收業(yè)主提供的圖紙、資料，并及時發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師；

4、工程竣工后，做好項目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作；

5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作；

6、完成領(lǐng)導安排的其它工作。

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

篇3:煤礦調(diào)度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求,制定本制度。

(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點

工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領(lǐng)導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

3.記錄簿:

建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;

(2)主要設(shè)備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

(4)顯示的數(shù)據(jù)應準確,實時集中監(jiān)控。

(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調(diào)度文檔的保存期限:

1.班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺賬保存1年以上。

2.調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導鑒定,報礦分管領(lǐng)導批準后,按規(guī)定銷毀。