文檔管理制度（一）

一、總則

1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1）開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2）開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責任追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

文檔管理制度（二）

一、總則

第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1、辦公室收發員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。

3、為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

三、發文的管理

第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

第八條發文的范圍：

1、凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2、下發文件主要用于：（1）公布規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用于：（2）同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

5、各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

四、發文程序與要求

第九條發文程序規定：

1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、標定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4、經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7、經領導批準簽發后的文稿交辦公室統一編號打印；

8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

9、文件打字后，由辦公室派專人分發并檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。()任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍：

以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷毀

第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續。

文檔管理制度（三）

1、負責收發、保管監理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄；

2、收集所監理工程的技術資料，并按要求分類、編號、登記、保管；

3、負責接收業主提供的圖紙、資料，并及時發給各專業監理工程師；

4、工程竣工后，做好項目監理檔案資料的整理、歸檔工作；

5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作；

6、完成領導安排的其它工作。

篇2:文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產經營活動的有序開展,實現文檔管理的程序化、規范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規定。

三、文件管理員應按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應按文件收發的單位、性質分類,再根據時間先后排列存檔備查。

3、文件收發

文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發文單位、發文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發文應填寫發文的表格,注明發文名稱、發文時間、發文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉借他人,愛護文件注意清潔,在規定時間內歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應遵守文件保密規定,不能借閱的文件嚴禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

篇3:煤礦調度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責,理順工作程序,規范調度文檔管理,根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。

(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1.圖表:

調度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2.臺賬:

(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況,重點工程和重點

工作調度情況,安全生產中出現的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數情況,領導交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應內容完整,數據準確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統一建立統計臺賬。

3.記錄簿:

建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄,存檔管理。

4.電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

(4)顯示的數據應準確,實時集中監控。

(三)調度文檔內容齊全,數據準確,賬面整潔,記錄規范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。

(五)調度文檔的保存期限:

1.班、日調度記錄,月度及年度生產總結,調度臺賬保存1年以上。

2.調度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產數據和事故傷亡情況,未經有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規定銷毀。