大學電子文件歸檔及管理辦法

第一條為規范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關法律法規的精神，制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條機關各處室、院（系、部）等單位和部門應建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關人員的崗位責任。

第四條凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質文件歸檔的有關規定執行。

第五條電子文件的收集與積累要求

（1）收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；

（3）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據；

（4）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制成的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；

（5）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；

（6）對用通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用電子文件，如不能轉換，收集時應連同專用軟件一并收集。

第六條電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應按照本單位（部門）紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優先順序依次為：()只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（2）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；

（3）電子文件歸檔時，應同時填寫《電子文件登記表》，與相應的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。

第八條電子文件的檢驗應包括以下項目

（1）載體有無劃痕、是否清潔；

（2）有無病毒；

（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第九條綜合檔案室應按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位（部門）重新制作。

第十條移交綜合檔案室的電子文件應一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應參照上述條件。

第十二條電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設備更新情況進行檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

第十三條檔案室對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發現問題應及時采取恢復措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十四條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何部門和個人不得擅自復制電子文件；利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件；利用時要遵守保密規定；利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。

第十五條歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十六條檔案室應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第十七條本辦法自印發之日起施行，解釋權歸學院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

篇2:關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定

關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:項目工程歸檔文件的質量要求

項目工程歸檔文件的質量要求

1.竣工資料施工單位必須提供五套給甲方,其中至少有三套原件(不包含質監站及建委備案資料)。

2.工程資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

3.工程資料的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。并保證字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備。

4.工程資料應該分五類進行歸檔,即:施工技術資料、施工質保資料、施工記錄、施工驗收記錄、竣工圖。

5.單位工程竣工資料應有總目錄,各卷應有卷內目錄,表格為統一表格。

6.各項資料要求:

6.1施工技術資料

施工技術資料應由施工單位技術員(技術負責人)負責填寫,未明確簽字地方應由施工單位技術負責人(項目經理)進行簽字,并由甲方工程部經理進行確認簽字。施工組織設計應有審批表并加蓋公章,需變更的內容要寫明圖號。

6.2施工質保資料

施工物資報驗要分批次進行報驗,同一日期出廠的產品可用同一合格證和檢驗報告,不同日期出廠的另加檢驗報告。材質證明文件需留至少兩份原件,特殊情況(如鋼材)可由廠家提供,廠家提供復印件并寫明抄件人和原件存放單位,并加蓋紅章。

6.3施工記錄

首先要明確各施工部位所用表格,如防水層和焊接點同隱檢,磚模用預檢,在填寫其檢查記錄時要明確部位、作法,所用材質以及特殊構造等。中間交接檢由施工班組填寫,工長簽字認可。

6.4施工驗收記錄

施工驗收記錄的填寫應遵照《建筑工程施工質量驗收規范實施指南》進行填寫,檢驗批為一個部位的分項檢驗記錄,分項工程驗收記錄為一個分項工程內檢驗批的匯總,分部工程為分項工程匯總,單位工程為分部工程匯總。

6.5竣工圖

竣工圖需在原圖上修改,并用黑色墨水進行修改,并加蓋竣工圖紅章、修改章、相關責任人親筆簽字。