學校文件材料歸檔范圍及保管期限

一、文書檔案

(一)黨群工作類

1.學校黨總支會議記錄、年度工作計劃、總結、統計報表、黨員名冊等文件材料永久

2.學校黨總支選舉、履行活動中形成的文件材料永久

3.黨員吸收與轉正、黨組織關系介紹信永久

4.黨組織、黨員評優方面形成的重要的文件材料永久

5.黨組織、黨員評優方面形成的一般的文件材料30年

6.上級關于黨務工作的重要的文件材料30年

7.上級關于黨務工作的一般的文件材料10年

8.學校教職工代表大會材料永久

9.學校工會、共青團、婦女組織、少先隊工作的計劃、總結30年

10.學校工會、共青團、婦女組織、少先隊召開會議的文件材料及選舉、履行的請示、批復30年

11.關于工會、共青團、婦女組織、少先隊等群團工作的獎懲文件材料30年

12.發展團員、少先隊員的文件材料10年

13.上級關于共青團、婦女工作等群團工作的普發性文件10年

14.學校關于精神文明建設的重要的文件材料永久

15.學校關于精神文明建設的一般的文件材料30年

16.上級關于精神文明建設的重要的文件材料30年

17.上級關于精神文明建設的一般的文件材料10年

(二)行政管理類

1.學校總體規劃、年度工作計劃、總結、年鑒、大事記等永久

2.學校校務會、行政辦公會議記錄永久

3.學校機構設置、撤并、更名、啟用印章等永久

4.學校機構編制統計年報、干部年報、工資統計年報、花名冊永久

5.學校有關人員錄用、轉正定級、退休、死亡撫恤、年度考核、工資調整的文件材料永久

6.學校教職工調動工作的行政關系介紹信及存根、工資轉移證等永久

7.學校校級干部任免的文件材料永久

8.學校中層干部任免的文件材料30年

9.縣處級及其以上各類先進表彰的文件材料永久

10.縣處級以下各類先進表彰的文件材料永久

11.有關人員被處以警告以上處分的文件材料永久

12.有關人員被處以警告及以下處分的文件材料30年

13.有關職稱評定的文件材料永久

14.學校房產、物資、財產、登記移交清冊永久

15.學校與有關單位簽訂的重要合同、協議書等文件材料30年

16.學校與有關單位簽訂的一般的合同、協議書等文件材料10年

17.學校關于解決邊界糾紛,征用土地的文件材料永久

18.國家領導人、人民代表和政協委員檢查視察學校工作時的重要指示、講話、題詞等永久

19.學校舉行校慶活動的文件材料永久

20.學校制定的各項規章制度永久

21.學校編輯出版的出版物定稿和校本永久

22.上級關于人事管理、干部管理、職稱評定、勞動工資管理等重要的文件材料30年

23.上級關于人事管理、干部管理、職稱評定、勞動工資管理等一般的文件材料10年

24.有重要批示和處理結果的人民來信來訪材料永久

25.其他有處理結果的人民來信來訪材料30年

26.學校關于出國考察、友好往來等外事活動形成的重要的文件材料永久

27.學校關于出國考察、友好往來等外事活動形成的一般的文件材料30年

28.關于財務、行政事務管理、后勤工作的重要的文件材料永久

29.關于財務、行政事務管理、后勤工作的一般的文件材料30年

(三)教育管理類

1.上級機關頒發有關教育、教育管理的需要貫徹執行的重要的指導性、法規性文件材料30年

2.上級機關頒發有關教育、教育管理的需要貫徹執行的一般的指導性、法規性文件材料10年

3.學校政教處、教務處工作計劃、總結、匯報30年

4.縣處級及以上的先進班集體、三好學生、優秀學生干部表彰材料永久

5.縣處級以下的先進班集體、三好學生、優秀學生干部表彰材料30年

6.學生參加各項知識、體育科技競賽、文藝演出、書畫展覽等活動的成績、名次30年

7.學校開展德育教育、體育、衛生、文娛等活動的計劃、總結、方案30年

8.班主任工作計劃、總結、工作經驗材料30年

9.學校召開的家長座談會材料、家長學校材料10年

10.關于學生所犯錯誤的重要的調查材料、情況報告、處理決定30年

11.關于學生所犯錯誤的一般的調查材料、情況報告、處理決定10年

12.學校發生的重大事件、事故及處理情況永久

13.學校教育改革的方案、總結永久

14.關于學籍管理的規定、辦法、意見永久

15.學校與有關單位聯辦、委托代培的協議&nb

sp;30年

16.學校師資培訓、師德建設、德育教育的規劃、總結10年

17.教育管理的各種年度的統計報表、圖表永久

18.教育管理的各種其他的統計報表、圖表10年

19.學生參軍、保送、特招的名單及有關材料永久

20.有關督導評估驗收、學校創建等文件材料永久

二、教學檔案

(一)教學類

1.校歷、班主任、教師任課一覽表、總課程表10年

2.各學科教學進度計劃、教研組活動計劃、總結30年

3.自編和其它學校協作的教材、大綱、講義永久

4.課堂教學的典型教案、公開課、試驗課的教案及評價記錄30年

5.學校編印的有關教學研究方面的簡報、資料等30年

6.期中、期末考試、畢業考試等試卷及試卷分析30年

7.教師在教學活動中撰寫發表并獲獎的論文、調研報告永久

8.教師外出講學、兼課情況記載、中層以上干部聽課記錄10年

(二)學籍類

1.畢業生花名冊、畢業證書存根永久

2.學生學籍卡永久

3.學生留級、休學、復學、轉學材料30年

4.借讀生登記表及有關資料10年

5.招生報名登記表、新生名冊或編班名冊10年

6.學生健康卡10年

7.學生錄取情況、畢業去向及考試成績30年

三、教師業務檔案(復印件)永久

(一)個人登記表

(二)考核類

(三)學歷證明類

(四)資格證書類

(五)榮譽證書類

(六)其他類

四、科技檔案

(一)基建檔案永久

1.工程的依據性文件材料

(1)項目的申請報告、批復及來往函件

(2)項目可行性研究報告及附件

(3)設計任務書、協議書、委托書、合同

(4)設計方案及審批材料

(5)工程概算

2.工程的基礎性文件材料

(1)工程地址選擇報告

(2)水文、氣象、地理、地形、地質勘察和交通運輸、資源等調查報告

(3)征用土地報、批、拆遷協議或合同等

3.工程的設計文件材料

(1)初步設計的全套圖樣、文字說明、材料定單及審批材料

(2)技術設計的全套圖樣及文件材料

(3)設計計算書、工程預算

(4)施工設計的全套圖樣、

4.工程的施工、竣工驗收的文件材料

(1)開工報告、批復

(2)施工任務書、協議書、合同、施工執照

(3)施工記錄、隱蔽工程記錄、原材料試化驗記錄等

(4)設計變更通知單、修改記錄

(5)重大質量事故報告的處理結果、補救措施

(6)工程竣工圖、工程質量鑒定報告

(7)竣工報告、交工驗收證書等

5.工程使用過程中發現的問題及處理結果、工程維修、擴建、改建的全套文件材料

(二)設備檔案

學校所購置各類設備、儀器的開箱記錄、裝箱單、合格證、使用說明等隨機材料及全套圖紙(設計圖、線路圖等)、調試記錄、檢修記錄、維修記錄等30年

五、會計檔案

(一)會計憑證類

1.原始憑證15年

2.記帳憑證15年

(二)會計帳簿類

1.總帳、分類帳、明細帳15年

2.現金出納帳、銀行存款帳25年

(三)財務報告類

1.財務決算報告、說明永久

2.會計月報、季報表5年

(四)其他類

1.保管、銷毀清冊永久

2.移交清冊15年

3.銀行對帳單、收費存根5年

六、聲像檔案永久

1.學校教育、教學重要活動的錄音、錄像帶

2.學校重大活動的照片

3.學校領導和全體教職工的集體照片、學生畢業班集體照

4.學校、教師、學生獲各級各類先進稱號和各種競賽獲獎照片、在各種報刊登載的照片

七、實物檔案永久

1.學校的房產證、土地證、組織機構代碼證、法人資格證等證件

2.學校在社會活動和各項工作中形成和獲得的銅牌、獎狀、證書

3.學校在社會活動中獲得的字畫、贈品

八、電子檔案

學校在各項工作活動中形成具有保存價值,能通過計算機識別的并以光盤形式保存的文本類型、圖像類型、影像類型、數據庫類型的電子檔案永久

篇2:資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實行檔案集中統一管理的原則,按檔案法的有關規定,由各部門科室收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關,分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間:各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料,由相關科室業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數:本單位發文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應門類檔案,另一份編制“本單位發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續:各科室整理歸檔后按規定移交檔案中心,并履行交接手續、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求,分類編號保管;

2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案,必須嚴格履行登記手續,由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人,同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時需愛護,不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還,統一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密,對造成泄密事故者,應追究其責任。

2、未經領導批準,不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》,嚴格遵守《保密守則》的規定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時間及借閱人。同時,檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定,對期滿資料檔案,認真進行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時,必須派專人(兩人以上)監督,并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各科室有關資料檔案業務工作,貫徹執行有關檔案工作的方針、政策,制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業務,工作認真負責,積極熱情地為本機關領導和各科室服務。

4、嚴格遵守保密制度,不得泄密。

5、認真履行工作職責,嚴格執行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節論處。