學(xué)校電子文件歸檔制度4

為進一步加強學(xué)校電子檔案管理工作,有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》,特制定本制度。

一、職責(zé)分工

電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實行全過程管理,并由專人負(fù)責(zé)。

1.學(xué)校各科室形成的電子文件,由各科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作,并對電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

2.信息中心負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)指導(dǎo)和支持。

3.綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計工作。

二、歸檔范圍

1.凡是反映學(xué)校工作活動,具有查考利用價值的電子文件及支持性軟件。

2.在計算機中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

3.信息及計算機程序類文件。包括軟件任務(wù)開發(fā)書、需求分析說明、系統(tǒng)分析報告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報告、修改記錄、安裝使用維護說明等。

三、歸檔時間

歸檔時間可隨形成時間實時進行(如:聲、像檔案等),也可以與電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

四、歸檔要求

1.具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質(zhì)文件,歸檔時,電子文件與紙質(zhì)文件一并歸檔。

2.將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝到耐久性的載體上,一式兩份,一份封存保管,一份供查閱使用。對于加密電子文件,應(yīng)解密后再完成上述工作。

3.軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期保存的載體。

4.存儲電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)容包括編號,名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

5.電子文件的機讀目錄、相關(guān)軟件、說明等應(yīng)一并歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

6.原電子文件數(shù)據(jù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

五、收集整理

1.在電子文件收集、積累過程中,應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運行中采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性、完整性。

2.建立電子檔案庫的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,或通過計算機網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)存到受檔案部門控制的存儲器上。

3.對脫機保存的電子檔案,按照保管期限、歸檔科室進行組盤、并建立盤內(nèi)文件目錄。

4.對電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔科室、備注等。

載體類型:磁帶、磁盤、光盤

盤號:按不同的載體類型分別編制流水號

保管期限:記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限

歸檔科室:記錄歸檔科室名稱

備注:記錄該載體內(nèi)文件的大致內(nèi)容及有關(guān)說明

5.對電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括:文號、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數(shù)、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等對文件的著錄項目可從電子文件的形成、運轉(zhuǎn)中繼承,由檔案部門給定保管期限,并由計算機自動生成件號。

六、鑒定銷毀

(一)電子文件的鑒定:歸檔前,電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下,對歸檔的電子文件的內(nèi)容進行鑒定。具體包括:

1.對文件的原始性、真實性進行鑒定:確定歸檔電子文件是否形成時的或通過審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統(tǒng)的檔案文件。

2.確定電子文件的價值和保存期限。并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件。

3.在鑒定工作的同時,對電子文件、記錄載體及計算機軟硬件平臺進行檢測。

(二)對電子檔案的鑒定:內(nèi)容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定,把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。

(三)電子檔案的銷毀:應(yīng)辦理審批手續(xù)后方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除;屬機密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同儲存載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

七、質(zhì)檢與移交

1.對電子檔案質(zhì)量檢驗:歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的原始性、有效性和完整性進行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如文件形成單位采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性,則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案部門;檔案部門在接收電子文件時,應(yīng)檢驗每個文件能否正常讀取、打開或運行;有無被感染計算機病毒;內(nèi)容是否完整,是否與歸檔移交清單一致。

2.電子檔案的移交:歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后,在電子檔案入庫移交登記表上登記。檔案入庫移交登記表一式兩份,由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。

八、保管、統(tǒng)計與利用

1.電子檔案的保管應(yīng)有專用的裝具,立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷,并應(yīng)由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。

2.電子檔案的統(tǒng)計:按年度對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進行統(tǒng)計。并生成電子檔案統(tǒng)計表。

3.電子檔案的利用:嚴(yán)格按照借閱范圍、借閱制度,履行借閱、批準(zhǔn)手續(xù)。超過借閱規(guī)定時限的,自動收回。

電子檔案保管期限表

序號歸檔部門歸檔范圍保管期限

1各科室本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)永久檔案永久

2本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)長期檔案長期

3本科室應(yīng)歸檔的文書、業(yè)務(wù)短期檔案短期

篇2:關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。

5對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。

6項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴(yán)重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:項目工程歸檔文件的質(zhì)量要求

項目工程歸檔文件的質(zhì)量要求

1.竣工資料施工單位必須提供五套給甲方,其中至少有三套原件(不包含質(zhì)監(jiān)站及建委備案資料)。

2.工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

3.工程資料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符合。應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。并保證字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4.工程資料應(yīng)該分五類進行歸檔,即:施工技術(shù)資料、施工質(zhì)保資料、施工記錄、施工驗收記錄、竣工圖。

5.單位工程竣工資料應(yīng)有總目錄,各卷應(yīng)有卷內(nèi)目錄,表格為統(tǒng)一表格。

6.各項資料要求:

6.1施工技術(shù)資料

施工技術(shù)資料應(yīng)由施工單位技術(shù)員(技術(shù)負(fù)責(zé)人)負(fù)責(zé)填寫,未明確簽字地方應(yīng)由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人(項目經(jīng)理)進行簽字,并由甲方工程部經(jīng)理進行確認(rèn)簽字。施工組織設(shè)計應(yīng)有審批表并加蓋公章,需變更的內(nèi)容要寫明圖號。

6.2施工質(zhì)保資料

施工物資報驗要分批次進行報驗,同一日期出廠的產(chǎn)品可用同一合格證和檢驗報告,不同日期出廠的另加檢驗報告。材質(zhì)證明文件需留至少兩份原件,特殊情況(如鋼材)可由廠家提供,廠家提供復(fù)印件并寫明抄件人和原件存放單位,并加蓋紅章。

6.3施工記錄

首先要明確各施工部位所用表格,如防水層和焊接點同隱檢,磚模用預(yù)檢,在填寫其檢查記錄時要明確部位、作法,所用材質(zhì)以及特殊構(gòu)造等。中間交接檢由施工班組填寫,工長簽字認(rèn)可。

6.4施工驗收記錄

施工驗收記錄的填寫應(yīng)遵照《建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范實施指南》進行填寫,檢驗批為一個部位的分項檢驗記錄,分項工程驗收記錄為一個分項工程內(nèi)檢驗批的匯總,分部工程為分項工程匯總,單位工程為分部工程匯總。

6.5竣工圖

竣工圖需在原圖上修改,并用黑色墨水進行修改,并加蓋竣工圖紅章、修改章、相關(guān)責(zé)任人親筆簽字。