合同管理辦法

1目的

為規范公司合同管理，維護公司利益，保證重大合作、技術轉讓、工程建設、生產運行和管理工作的規范性和合法性，進一步完善合同管理，制訂本辦法。

2適用范圍

本辦法適用于公司所有合同的管理。

3規范性引用文件

《中華人民共和國合同法》（1999年10月1日執行）

《中華人民共和國招標投標法》（2000年1月1日執行）

4定義和縮略語

無。

5職責

5.1董事長

5.1.1在董事會授權范圍內領導公司合同管理的各項工作。

5.1.2審批公司合同。

5.1.3執行公司法定代表人職權，可以授權委托其他人簽訂合同（授權委托書格式見附錄）。

5.1.4對公司合同糾紛的調解、仲裁、訴訟作出決定，授權委托代理人辦理。

5.1.5責成合同審核及歸口管理部門，對違反合同管理程序的事件作出調查。

5.1.6解決公司合同管理中的其它重大問題。

5.2總經理及分管副總經理

5.2.1受公司董事長委托，代表董事長行使5.1條所述各項職責。

5.2.2負責對合同歸口管理部門的日常工作進行考核。

5.3合同審核部門

5.3.1公司合同歸口管理部門，負責規范、指導公司的合同管理工作，擬訂合同管理規章制度，協助解決執行中遇到的實際問題。

5.3.2負責審查合同對方單位的資質、信譽，負責組織公司合同的談判及招標、議標等事宜。

5.3.3負責合同管理的全過程監督，促進公司合同的管理工作。

5.3.4負責對合同履行情況進行監督檢查。

5.3.5負責合同變更、解除的審查工作。

5.3.6負責合同糾紛的調解、仲裁和訴訟活動。

5.3.7負責公司合同統計和報表管理工作，按時向上級部門報送合同管理報表。

5.3.8負責公司合同資料、臺帳管理。

5.3.9負責公司合同的簽訂、公證管理工作。

5.3.10對合同價款或酬金來源與結算方式的合規、合理性、合法性審查、監督。

5.3.11負責施工合同、技術服務類合同的承辦。

5.3.12參加國家、業務主管部門舉辦的招投標及合同管理業務培訓。

5.3.13負責對公司合同的訂立及履行是否符合國家相關法律規定、公司工作程序及維護公司權益等情況進行監督和審計，負責審查合同條款是否合法、合規。

5.3.14參加對擬訂立合同對方的資質審查，參與合同談判及合同的審計審簽，保證合同符合本辦法的要求。

5.3.15負責對合同的履行情況進行審計、監督，參與合同變更、解除的有關工作，參與合同糾紛的處理工作，維護企業的經濟利益。

5.3.16負責公司合同管理辦法的內部控制審計。

5.3.17審核合同的合法、合規性，并出具審核法律意見。

5.3.18負責公司后勤工程（不含獨立或大型土建項目）、人事用工、培訓、保安、房屋租賃等合同的承辦。

5.3.19負責簽訂外委工程廉政責任書。

5.4財務部門

5.4.1負責對合同所涉及的費用計劃、費用來源進行審核、認定，確保費用按計劃使用，并作好統計。

5.4.2負責合同所涉及的資金、資產的合法、合規性。

5.4.3對合同價款的結算、財務手續、支付方式的合法、合規性負責。

5.4.4負責合同結算審核。

5.4.5負責公司貸款、財產保險、財產租賃類、投資類合同的承辦。

5.4.6參加重大合同的商務談判。

5.4.7負責組織合同中工程項目的預、決算審計。

5.5項目（投資、招投標）管理部門

5.5.1負責工程和物資類有關合同（建安、設備、材料、設計、監理、工程技術服務等合同）的技術部分；

5.5.2參與工程和物資有關合同的談判；并對工程量及技術、質量等差異進行審核確認。

5.5.3負責對工程和物資有關合同的立項，并負責對資質、技術條款、工程范圍、質量標準、工期要求、安全資格及施工措施等方面進行審核；負責對合同甲方提供設備材料范圍進行復核；

5.5.4負責合同付款工程量的審核及安全、質量、進度等工程狀態的評價。

5.5.5負責工程變更的審批及工程量核定。

5.5.6負責合同執行中有關安全、質量、進度（工期）的條款。

5.6供應采購部門

負責公司設備、物資、材料類和大宗類運輸合同的承辦。

5.7合同承辦部門及承辦人

5.7.1合同管理實行合同承辦人制度，每一項合同由合同承辦部門確定一名承辦人，會同有關部門負責合同立項、談判、履行等具體工作，按照本辦法的規定。負責合同簽訂的前期準備工作（包括：可行性研究報告、經濟評估、設計、概預算、項目立項及合同申辦批準手續、詢價、技術規范等與合同有關的事項），并組織進行事前審查。

5.7.2負責提出對承攬方的推薦意見，配合招標、議標等事宜。

5.7.3負責與合同對方接洽，預審查對方的資質、信譽，組織合同的立項、起草和會審工作，并對合同的技術性、合法性、可行性、合理性負責。

5.7.4負責辦理各類工程準建、開工等審批手續。

5.7.5負責合同履行的全過程管理，對合同標的質量、期限、價款、施工安全等進行檢查、監督。

5.7.6負責妥善處理合同履行中發生的問題。負責合同變更、解除的有關工作和手續，負責處理發生的合同糾紛，并及時報告有關部門和公司領導，確保公司利益不受損失。

5.7.7負責對合同標的技術資料的收集、整理、歸檔，出具合同履行中的有關工程簽證，并對簽證的準確性負責。

5.7.8負責組織對合同標的各階段的驗收，提出評價意見，出具工程竣工驗收證明。

5.7.9依照合同條款提出支付價款及違約扣款意見。

6規定和程序

6.1合同管理原則和范圍

6.1.1合同管理實行歸口管理與專業承辦相結合的管理原則，承辦機構不明確的，由公司領導臨時授權委托或按照合同費用來源確定。

6.1.2公司對外經濟活動，除即時結清外，均應訂立書面合同。

6.1.3標的額在1萬元（物資采購額在3萬元）及以上的。

6.1.4有專業技術要求，短期難以檢測產品內在質量或工程質量、有試用期和保質期等要求的，雖能即時清結，也應訂立書面合同。

6.1.5其它業務往來。

6.2合同的類型

6.2.1本辦法所稱書面合同，是指采用合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真）等

可以有形地表現所載內容的合同。合同當事人協商同意的有關修改合同的文書、電報、電傳和圖表，也是合同的組成部分。(范文網)但不得用貨單、調撥單、計劃銜接表、預算單、收欠條等代替合同。

6.2.2經濟合同按標的不同分為：買賣合同、建筑工程合同、承攬合同、供用電合同、運輸合同、倉儲合同、保管合同、租賃合同、借款合同、技術合同等。

6.2.3按合同標的額的大小，公司合同劃分為：重大合同標的額為人民幣50（不含50）萬元以上）、一般合同（標的額為人民幣50萬元以下）。

6.3合同的承辦

6.3.1每一件合同需由合同承辦部門確定一名合同承辦人。合同承辦人應當是公司的正式職工或本系統內借用的人員。

6.3.2合同承辦人應對合同訂立履行的全過程負責，期間出現的任何與合同有關的問題須及時向本部門負責人、有關部門匯報，并以合同承辦人為主解決。

6.3.3合同承辦人須依照法律、法規及本辦法的規定進行工作，并接受有關部門監督。

6.4合同立項

在招標/議標之前，合同承辦部門負責對計劃外項目填寫合同立項申請表（見附錄E），按規定報批，辦理合同立項手續。對已列入公司年度計劃內的項目可以不辦理立項手續。

6.5合同主體的確定

6.5.1資質審查

6.5.1.1合同承辦部門負責對對方合同主體單位有關資質進行全面調查，將調查推薦結果報合同部門，合同部門進行資質審查。對審查通過的資質材料，承辦部門應建立檔案，并保存完好。承辦人履行簽字審批手續。

6.5.1.2合同對方當事人履約能力或資信情況有瑕疵的，不應與其簽訂合同。嚴禁只憑對方名片、介紹信或老關系、親朋好友等冒然簽訂合同。資質審查至少包括以下內容：

a）主體資格合法：具有當年經年檢的營業執照，其核載的內容與實際相符。

b）合同標的應符合當事人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書。

c）由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。

d）具有相應的履約能力：具有生產能力、支付能力、運輸能力等。必要時應要求其出具近期的資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。

e）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，

f）現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。

6.5.2確定合同主體

6.5.2.1對每一合同項目，需要招標的，合同主體按照公司招標管理辦法確定；不需要招標的，承辦部門至少推薦3家有資質的單位參與競價和談判，比質、比價、比售后服務，擇優確定合同主體。

6.5.2.2一般合同，合同承辦部門至少有2人參加，配合合同部門人員通過詢價、競價等方式，將價格降到最低后，考慮綜合因素，排出先后順序，排出的第一名確定為合同主體，可以轉入合同簽訂程序。

6.6合同談判

6.6.1合同談判由合同部門負責，組織合同承辦人、法律審核、財務、合同管理及業務相關人員組成談判小組。談判小組應在談判前做好充分準備，承辦人收集齊全與合同談判相關的資料，工程合同、工程預算書等資料須事先交合同部門進行審核。談判時，先談技術條款后進行商務談判。合同談判全過程，應保持談判人員的穩定，無特殊情況，不得更換。合同部門應及時將合同談判情況向分管領導匯報，重大問題向總經理匯報。

6.6.2談判不成功，可以更換合同主體，按照程序繼續談判。

6.6.3合同談判完成后，承辦部門擬訂合同草案。

6.7合同的草擬

6.7.1合同的起草由合同承辦人負責。

6.7.2合同應盡量采用行業的規范文本格式，并根據具體情況適當修改。合同語言嚴謹、簡練、準確。

6.7.3合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。

6.7.4合同中涉及數字、日期時必須注明是否包含本數。

6.7.5除特殊情況外，合同文本應當正式打印或印刷制成。

6.8審核會簽

6.8.1合同文本實行審查會簽制。合同談判后，合同承辦人應將合同草案、合同談判紀要、技術協議、工程合同預算書、合同對方資信情況材料等資料提交項目（投資、招投標）管理部門、合同管理委員會、財務部門、合同審核部門（以下統稱“審核機構”）審核，簽署合同文本審查會簽單（見附錄F）。審核意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊語言；一旦使用，視為對合同草案的否定。審核意見須及時簽署，不得拖延。

6.8.2合同承辦人應為審核機構預留2個（含本數）完整工作日供其審核。遇特殊情況需延長審核時間時，審核機構應向承辦人申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過5個（含本數）完整工作日。工程項目、投資合同預留5個（含本數）完整工作日審核，遇特殊情況需延長審核時間時，最長不得超過7個（含本數）完整工作日。

6.8.3審核機構審核合同草案時，可根據需要，要求合同承辦人提供與合同有關的補充證明材料。發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見書中予以明確并提出修改意見，需要退還時，應將合同及全部資料退還承辦人。承辦人修改后應重新申請審核，審核期限重新計算。

6.8.4審核結束后，各審核機構將意見書及全部文件退還承辦人，經審核同意簽訂的合同，承辦人連同審核意見等一并報送合同部門，由合同專職人員編號后報送董事長或授權代理人簽署。決定不簽署的，應以書面形式明示意見。

6.8.5項目（投資、招投標）管理部門審核內容：

6.8.5.1可行性：確屬于生產、經營和建設需要；經濟效益或社會效益具有真實性；具有可操作性。

6.8.5.2技術性：技術的依據真實可靠；技術措施完備；技術標準和技術參數科學真實。

6.8.5.3安全生產、施工工期，技術措施。

6.8.5.4其他內容。

6.8.6財務部門審核內容：

6.8.6.1經濟性：符合公司的經濟活動范疇；符合公司的經濟利益；符合公司的預算安排。

6.8.6.2可行性：資信可靠、資金合理；擔保方式可靠。

6.8.6.3嚴密性：數量、價款、金額標示準確；計算方式正確；財務附件齊全；資金結算、酬金的支付方式明確、具體、合法。

6.8.6.4合法性：資金使用合法；結算方式合法；資產所有權明確。

6.8.7綜合管理部門審核內容。

6.8.7.1條款規范合法。

6.8.8合同委員會審核內容

6.8.8.1計劃性：符合已批準立項的項目范圍與條件；在已批準的項目概算內。

6.8.8.2完整性：合同條款齊備、完整；文字清楚準確；權利義務具體明確；相應手續完備。

6.8.8.3合規性：合同主體、內容、形式、資金來源合規。

6.8.8.4合理性：價款、酬金的確定合理、合法。

6.9合同的簽訂

6.9.1經審核同意簽訂的合同，由合同部門合同專職人員編號后報送總經理或授權代理人簽署。

6.9.2

代理人應在授權范圍內簽定合同，且不得擅自轉委托。

6.9.3簽字后的合同須加蓋公司合同專用章。合同專用章由綜合管理部門管理，只在本辦法規定的范圍內使用，不得用行政公章代替合同專用章。合同簽訂后，合同歸口管理部門應及時將合同正本1份交公司檔案室；合同歸口管理部門保留合同副本1份，承辦部門保留副本1份，財務部門保留副本1份。合同歸口管理部門在每年度年終時將履行完畢的合同資料按相關要求整理后完整移交給檔案室。合同承辦部門應將1份副本及相關報審資料（含授權委托書）交合同部門備案，如其他部門需要時可進行查閱，不得擅自復印合同文本，作好合同的保密工作。

6.10合同的鑒證與公證

6.10.1合同訂立后，依照法律、法規規定必須鑒證的，由合同部門到工商行政管理部門進行鑒證，經鑒證后方可向有關部門傳遞。

6.10.2投資合同、涉及產權關系變動、土地使用權權屬變更、專利轉讓、使用許可、具有涉外因素等合同訂立后，由合同部門到公證部門辦理公證。對本單位影響較大及法律關系比較復雜的合同，也可以根據實際情況辦理公證。

6.11合同的履行

6.11.1合同由承辦部門負責組織履行。

6.11.2合同正式生效前，不得實際履行合同。因簽訂書面合同前已實際履行而造成損失的，由承辦部門和承辦人承擔相應的行政責任和法律責任。

6.11.3合同生效后，當事人雙方必須嚴格按照合同條款約定的權利和義務全面履行合同。除法律另有明文規定或合同約定外，不得替物履行或轉賣、轉讓合同。

6.11.4合同承辦人應隨時掌握合同的履行情況，并將履行情況隨時向承辦部門負責人報告。

6.11.5有關部門和人員發現合同對方不履行或不全面、不適當履行合同，應立即通知承辦人；承辦人應在法定或約定的期限內，以法定或約定的方式向合同對方提出異議。

收到對方履行異議時，承辦人應在法定或約定期限內，以法定或約定的方式予以答復。

異議文件或異議答復應報合同部門備案。

6.11.6合同的定金、預付款、進度款的支付要嚴格按照合同條款執行，由承辦部門按照財務制度規定辦理手續。申請進度款的，由承辦部門填寫《山西同德化工股份有限公司付款申請表》（附錄G）。

6.11.7合同履行和標的物驗收過程中，承辦部門應按照規定收集與合同有關的全部技術資料，對技術資料移交不全的，由承辦部門追究合同對方的責任。

6.11.8合同標的物由承辦部門組織有關部門，按合同規定的標準進行驗收。達到約定條件的，辦理驗收合格手續，作為合同價款結算的依據。不符合合同約定條件的，應在法定或約定的期限內向對方當事人書面提出異議。異議文件須合同部門審核備案。

6.11.9合同承辦部門對合同履行負有全部責任，有確切證據證明對方當事人不履行或者不完全履行合同，或者存在其他情形，損害本單位合法權益的，合同承辦部門和承辦人應催促對方繼續履行，并將該情況及時書面報告合同部門和分管領導。

6.11.10合同價款結算由合同承辦部門負責。辦理結算時采用審查會簽制，手續必須符合財務管理有關規定，財務部門方可辦理結算付款。對手續不全、計算有誤、資料不合規定、與合同條款不符的，財務部門有權拒絕結算。

6.11.11合同結算時，財務部門應按照合同規定扣除質保金。質保期滿，由合同承辦部門辦理付款證明，財務部門方可支付質保金。

6.11.12合同承辦部門應在合同質保期內，加強對合同標的物的檢查，發現問題及時聯系對方當事人進行處理，并負責追究對方的責任。

6.11.13合同履行完畢，由合同承辦人負責整理合同卷宗全部文件，并及時將文件、有關情況報承辦部門和合同部門。

6.12合同的變更、解除與糾紛處理

6.12.1合同的變更或解除，應按法定或合同約定的條件與程序辦理。

6.12.2公司要求變更或解除合同，合同承辦部門應同時提供合同變更或解除的理由，變更或解除后應當承擔的責任及效益的評估報告。變更或解除合同被批準后，應按照法律規定及時通知對方當事人，并做好有關善后處理工作。

6.12.3合同對方當事人提出變更或解除合同時，合同承辦部門應及時匯報合同部門和總經理，并提出處理意見。變更或解除合同使公司受到損失時，除依法可以免除責任外，合同承辦人負責向對方追償由此造成公司的經濟損失。

6.12.4合同的變更，合同承辦部門負責進行變更項目審核，填寫合同變更審批表（見附錄J），辦理審批手續，獲取批準后方可進行變更的實施。合同的解除填寫合同解除審批表（見附錄K），辦理審批手續。

6.12.5合同變更后合同的簽訂，遵循前述規定。

6.12.6合同變更的審批，遵循前述正式合同的審批權限。

6.12.7變更合同須重新簽訂合同或補充協議；解除合同時應簽訂相應的《解除合同協議書》，協議書屬于新的合同，具有法律約束力。在變更或解除合同的協議書生效前，原合同仍然有效，雙方應繼續履行。

6.12.8合同的變更或解除過程中的文書、電報和圖表等由承辦部門收集，全套文件整理完畢后應及時遞交合同歸口管理部門存檔。

6.13合同糾紛的處理

6.13.1發生合同糾紛時，合同承辦人應及時通知承辦部門負責人和綜合管理部門、合同部門，并配合合同部門調查收集證據，與綜合管理部門進行法律研究，及時提出糾紛處理方案，向總經理匯報。

6.13.2在糾紛處理過程中，未經合同部門審核、總經理同意，不得向合同對方作出實質答復、提供文件材料。

6.13.3合同糾紛的解決，可采用協商、調解方式。協商或調解達成一致意見的，簽定書面協議。

6.13.4協商調解不能解決的，依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

6.14合同管理的統計、臺帳與檔案

6.14.1簽訂的合同，承辦人負責在合同簽訂3天內將合同立項申請、談判紀要、會簽單、正本及相關附件（如授權委托書、擔保書等）交存合同部門。合同執行完后，交檔案室備案存檔。

6.14.2合同部門負責建立統一《合同登記臺帳》，各合同承辦部門負責建立本部門的《合同登記臺帳》。

6.14.3合同部門每半年組織一次全公司合同訂立和履行情況檢查，并將檢查結果和統計報表報公司分管副總經理、總經理、董事長。

6.15合同的擔保

任何部門不得對外擔保。確需為山西同德化工股份有限公司所屬其他單位及關聯公司提供擔保的，需要經董事會批準，參照有關擔保管理辦法辦理。

6.16其它要求

應當簽訂合同的突發項目，公司領導批準后，按照“特事特辦，合法合規”的原則辦理。承辦人提交草案后，審核人必須在一個工作日內完成規定的審核事項，對合同草案中的重大錯誤、遺漏與不妥，應協助承辦人修改補充。突發項目合同必須在7日內按照管理內容和要求，補辦合同簽訂手續。

6.17對合同內容的要求

6.17.1訂立合同應當采用各類合同的示范文本。合同語言應嚴謹、簡練、準確。合同中術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。合同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數。

6.17.2合同應當具備以下主要條款，并逐項寫明，不得漏項：

6.17.2.1當事人名稱、法定地址、郵政編碼、法定代表人姓名及職務、開戶銀行賬號。

6,17.2.2標的：工礦產品購銷合同的貨物名稱、型號、規格等應寫詳細，不能簡化；工程承包合同簽訂時，應附有工程預算書。合同中工程項目名稱應與工程預算書的名稱相一致。

6.17.2.3數量和質量，包括檢測標準和方式：工礦產品數量單位要明確，應避免使用套、組、系統等單位，否則應附有詳細清單，必須注明產品包裝標準，產品質量應注明符合國標的具體標準或質量標準的具體數據，不應含糊寫符合國家標準或企業標準；工程承包合同應注明工程范圍和內容，并有工程

量計算及工程質量標準和要求。

6.17.2.4價款或酬金的支付時間、方式：

6.17.2.4.1合同價款或酬金應具體并計算準確，大小寫應一致，數字書寫清楚并正確無誤；合同價款或酬金的范圍應明確，不應保留可追加價款或酬金的條款。合同價款的支付時間、方式應在合同中注明。

6.17.2.4.2工程承包合同應注明套用的定額、取費標準等工程造價的計算依據。凡包干使用的合同款項，一般應附有計算依據，如果沒有合同變更，不得追加任何費用，如有合同變更，執行本辦法6.12條。

6.17.2.4.3簽訂合同應當預留質保金，質保金不低于合同標的額的5%，質保期不少于1年，確需減少質保金額或縮短質保期限的，需由承辦部門負責人、談判小組一致同意后，報主管領導批準。

6.17.2.4.4合同內容一般應注明仲裁、訴訟管轄地為本公司所在仲裁機構、人民法院。

6.17.2.5履行的期限、地點和方式

6.17.2.5.1合同應注明履行的期限、地點和時間。

6.17.2.5.2工程承包合同履行應注明驗收時間、工程開、竣工日期、交工驗收辦法、保修期以及施工資料的移交等。

6.17.2.5.3工礦產品合同履行應注明驗貨期限，履行地點一般應為山西同德化工股份有限公司。自提方式交貨的，應在合同中注明。貨物運輸合同中，應注明貨物運輸風險由運輸單位承擔。

6.17.2.6違約責任：

合同中的違約責任要明確，具有可操作性，不可籠統的用協商解決或按《合同法》處理等代替。

6.17.2.7合同爭議的解決方式：

爭議出現后，可采用協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。

6.18檢查與考核

6.18.1檢查

6.18.1.1辦法一經發布生效，有關各方都必須嚴格遵照執行，綜合管理部將對執行情況進行檢查。

6.18.1.2各部門和單位都必須按本辦法的規定，對分管和歸口管理的內容實行標準化管理，達到辦法的要求，并接受有關部門的檢查。

6.18.2考核

6.18.2.1在合同管理工作中，對于盡職盡責、作出顯著成績；對于嚴格執法，切實維護公司經濟利益，避免或挽回經濟損失的部門和個人，報總經理辦公會批準，通報表揚，并給予一定獎勵。

6.18.2.2違反本辦法所規定的管理內容、程序與要求，在合同管理失職、瀆職的，當事人及有關部門、人員應承擔相應的經濟責任。構成違紀的，追究行政責任，觸犯法律的，移送司法機關追究法律責任。

7相關支持性文

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):