經濟合同管理辦法

第一章總則

第一條為了實現依法治理企業,促進公司對外經濟活動的開展,規范對外經濟行為,提高經濟效益,防止不必要的經濟損失,根據國家有關法律歸定,特制定本管理辦法。

第二條凡以公司名義對外發生經濟活動的,應當簽訂經濟合同。

第三條訂立經濟合同,必須遵守國家的法律法規,貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第四條本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同,不包括勞動合同。

第五條除即時清結者外,合同均應采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條國家規定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。

第七條公司由法律顧問根據總經理的授權,全面負責合同管理工作,指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章合同的訂立

第八條與外界達成經濟往來意向,經協商一致,應訂立經濟合同。

第九條訂立合同前,必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況,無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。

第十條除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。

第十一條對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式,法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式,其他一般人員均采用業務委托的授權方式。

第十二條授權委托事宜由公司法律顧問專門管理,需授權人員在辦理登記手續,領取、填寫授權委托書,經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。

第十三條符合以下情況之一的,應當以書面形式訂立經濟合同:

1.單筆業務金額達一萬元的;

2.有保證、抵押或定金等擔保的;

3.我方先予以履行合同的;

4.有封樣要求的;

5.合同對方為外地單位的;

第十四條經濟合同必須具備標的(指貨物、勞務、工程項目等),數量和質量,價款或者酬金,履行的期限、地點、和方式,違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的,應當封存樣品,有合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。

第十六條合同標的額不滿一萬元,按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的,必須事先填寫非書面合同代用單,注明本辦法所規定的合同主要條款,注明不能訂立書面合同的理由,并經總經理批準同意,否則該業務不能成立。

第十七條每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號,如不能一一注明,須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條合同文本擬定完畢,憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條公司經理對合同的訂立具有最終決定權。

第二十條流程中各審核意見簽署于合同流轉單據及一份合同正本上,合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。

第二十一條對外訂立的經濟合同,嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須總經理特批。

第二十二條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條合同蓋章生效后,應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號并登記。

第二十四條合同文本原則上我方應持單份,至少應持二份,合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存,其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同,統一予以編號。

第三章合同的履行

第二十六條合同依法訂立后,即具有法律效力,應當實際、全面地履行,

第二十七條業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同臺帳,每一合同設一臺帳,分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報并通知法律顧問。

第二十九條財務部門依據合同履行收付款工作,對具有下列情形的業務,應當拒絕付款:

1.應當訂立書面合同而未訂立書面合同,且未采用非書面合同代用單的;

2.收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第三十條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的,財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條在合同履行過程中,合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可,經總經理簽字同意后,再轉財務審核付款。

第三十二條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料,對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度,以保證合同的完整性。

第四章合同的變更和解除

第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。

第三十四條我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當采用書面形式,并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十五條有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理匯報并通知法律顧問。

第三十六條變更或解除合同的通

知和回復應符合公文收發的要求,掛號寄發或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規定的管理范圍。

第三十八條合同變更后,合同編號不予改變。

第五章其他

第三十九條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證,有關人員應保守合同秘密。

第四十條業務部門、財務部門應當根據所立合同臺帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況,由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況,并向總經理匯報。

第四十一條各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等)按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十二條公司定期對合同管理工作進行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章責任

第四十三條凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。

第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關追究其法律責任。

第七章附則

第四十五條本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。

第四十六條本辦法解釋權歸公司總經理。

第四十七條本辦法自下發之日起生效實施。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):