第一章總則

第一條為加強合同管理工作,規(guī)范和約束企業(yè)的經(jīng)營行為,減少和避免因合同不當造成的損失,維護局的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家有關(guān)法律、法規(guī)、《廣東省電網(wǎng)公司合同管理辦法》和《梅州供電局合同管理辦法》,結(jié)合平遠縣供電局的實際,制定本辦法。

第二條本辦法適用于局及其所屬的多經(jīng)企業(yè)。

第三條凡以局名義對外進行的商務活動中,涉及標的金額在5萬元以上(含本數(shù))的,或涉及經(jīng)濟、安全等方面將對局經(jīng)濟、社會利益產(chǎn)生重大影響的事務,必須與當事方簽訂書面合同。

第四條凡局行政隸屬范圍內(nèi)的各部門、單位與其他法人或其他組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購售電合同、并網(wǎng)協(xié)議和已列入預算、在廣東省廣電網(wǎng)公司批準的預算范圍內(nèi)的各種屬于《中華人民共和國合同法》調(diào)整的合同均遵守本辦法。

勞動合同等涉及人力資源的合同不屬于本辦法調(diào)整范圍,勞動合同的具體管理按《中華人民共和國勞動法》和人力資源有關(guān)文件規(guī)定和要求執(zhí)行。

第五條本辦法所稱合同管理,包括合同前期工作、合同審查與簽訂、合同履行與監(jiān)控、合同變更與解除、合同糾紛處理、合同檔案管理、合同檢查與考核等內(nèi)容。

第六條合同管理實行合同管理部門歸口管理和承辦部門業(yè)務管理相結(jié)合的原則。

第七條重大合同是批量合同標的額在20萬元以上(含本數(shù))的合同;與發(fā)電企業(yè)簽訂的購電合同;對局有重大影響的其他合同。

第八條任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。

第二章合同管理機構(gòu)及職責

第九條局辦公室是局的合同管理部門,統(tǒng)一負責局的合同管理工作。

合同管理部門的職責是:

(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)合同的法律、法規(guī)及規(guī)章。

(二)建立健全局合同管理制度。

(三)監(jiān)督局的合同依法、依程序簽訂,負責合同簽訂前的法律審查工作,負責合同的登記蓋章、存檔等工作。

(四)監(jiān)督檢查局合同的履行、變更和解除,發(fā)現(xiàn)問題要及時向局主要負責人報告。

(五)對送交合同管理部門備案的合同及合同有關(guān)材料進行審查、整理、編號、登記,予以保管。

(六)局對外發(fā)生合同糾紛時,參與協(xié)商、調(diào)解,到有關(guān)機關(guān)辦理仲裁、訴訟等有關(guān)事宜。

(七)協(xié)助有關(guān)部門追收到期合同債權(quán)。

(八)完成領(lǐng)導交辦的其他合同管理工作。

第十條合同承辦部門由局領(lǐng)導指定或按部門職責分工確定。合同承辦部門必須設(shè)立專職合同管理人員,負責合同的起草、審查、登記、存檔等工作。

合同承辦部門的主要職責:

(一)負責合同簽訂前意向接觸、資信調(diào)查、商務談判。

(二)負責起草合同,并將所起草的合同按本辦法的規(guī)定及時提請合同審查部門審查,起草合同的依據(jù)必須充分,必須提供書面文件或批示。

(三)對采用招投標方式訂立的合同在提請審查前,應附加對合同的經(jīng)濟性、技術(shù)性、可行性、安全性的說明。

合同的經(jīng)濟性:指市場需求情況屬實,市場需求預測可靠、合理,投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟、準確。

合同的技術(shù)性:指工程技術(shù)依據(jù)真實、可靠,技術(shù)措施完備、可行,技術(shù)標準的參數(shù)科學、真實、可靠。

合同的可行性:指整體項目技術(shù)具有可操作性,經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性,合同具有可操作性。

合同的安全性:指涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應的保護限制措施,無損局的商業(yè)信譽、商業(yè)秘密及其它利益。

(四)對其所提供的材料的真實性負責。

(五)監(jiān)督、檢查承辦合同的履行情況。

(六)向合同管理部門及時反映合同的履約問題。

(七)參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準備及善后工作。

第十一條合同原則上應由已方或以已方為主起草。

(一)起草的合同的基本原則要求:

1.對方具有簽約資格(法定代表人或正式授權(quán)代表)。

2.內(nèi)容符合法律和政策規(guī)定。

3.對方具有履約能力。

4.對方?jīng)]有超越企業(yè)經(jīng)營范圍及經(jīng)辦人授權(quán)范圍。

5.條款完整,文字準確,簽約手續(xù)完備。

(二)起草的合同必須具備以下主要條款:

1.標的。

2.數(shù)量和質(zhì)量要求。

3.價款或酬金及結(jié)算方式。

4.履行期限、地點和方式。

5.簽約時間、地點。

6.合同雙方的其他權(quán)利、義務關(guān)系。

7.違約責任。

8.爭議解決辦法。

由對方起草合同時,各業(yè)務主管部門應對合同內(nèi)容、條款仔細推敲,認真討論修改。

國家、行業(yè)主管部門、廣東電網(wǎng)公司或梅州供電局已頒布合同示范文本的,由局有關(guān)業(yè)務部門提出,經(jīng)合同管理部門審查確認后,由局頒發(fā)使用。

沒有合適的國家或行業(yè)主管部門頒布的示范文本的,對須多次重復使用的合同文本,由局有關(guān)業(yè)務部門起草示范文本,經(jīng)合同管理部門審查定稿后,由局頒發(fā)使用。

第十二條局設(shè)立項目(合同)招投標領(lǐng)導小組,下設(shè)項目(合同)招投標工作組。

招投標工作組依不同項目(合同)由合同承辦部門負責臨時組建。

第十三條對實行招投標的項目(合同),合同管理部門根據(jù)合同承辦部門工作要求,除本辦法第八條規(guī)定外,還承擔以下工作:

(一)負責招標書或投標書的審查。

(二)參與招投標。

(三)參與合同的起草和談判等。

第三章合同審查、審批與簽署

第一節(jié)合同的審查與審批

第十四條合同在簽訂前,合同承辦部門應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和調(diào)查核實后,寫出承辦意見,并將有關(guān)真實資料連同合同文本,一并送合同審查機構(gòu)審查。

承辦部門了解和調(diào)查核實的情況包括:

(一)主體資格的合法性:具有經(jīng)年檢的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《營業(yè)執(zhí)照》,其核載的內(nèi)容與實際相符。

(二)欲簽訂合同標的應符合當事人經(jīng)營范圍,涉及專營許可的,應具備相應的許可、等級、資質(zhì)證書。

(三)由代理人簽訂合同的,應出具事實、有效的《法定代表人*明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》、《代理人*明書》。

(四)具有相應的履約能力:具有支付能力或生產(chǎn)能力或運輸能力等。合同標的金額超過20萬元(含本數(shù))且標的屬于預付款項,當對簽約他方資信情況不確定時,必須要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相應文件。

(五)具有履約信用:過去三年重合同、守信用,無違約事實,現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。

合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的,不應與其簽訂合同;必須簽訂合同時,應要求其提供合法、真實、有效的擔保,其中,以保證形式做出的擔保,其保證人必須是具有代為清償能力的獨立經(jīng)濟實體,并應對保證人適應前款規(guī)定進行審查。

上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件,若其文本為復印件時,須加注“與原件核對無誤”字樣,并由核對人簽字。

第十五條局合同審查機構(gòu)由合同管理部門和財務部門組成。合同正式簽訂前,承辦部門應將合同草案及相關(guān)資料、承部門意見提請合同審查機構(gòu)審查。合同審查機構(gòu)審查時可根據(jù)需要,要求承辦部門提供補充材料。

第十六條財務部門負責審查的內(nèi)容包括:

(一)資金、資產(chǎn)的合法性:

1.資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法。

2.資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法。

3.資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法。

(二)資產(chǎn)、資金使用效果的財務可行性。

(三)價款、酬金和結(jié)算方式的合理、合法性。

1.價款、酬金的確定合理、合法。

2.資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法。

3.與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他注意事項。

(四)索賠條款的合法性。

(五)財務部門認為需要審查的其他內(nèi)容。

第十七條合同管理部門負責審查的內(nèi)容主要包括:

(一)合同的合法性:

1.主體合法:根據(jù)承辦部門提交的有關(guān)材料,審查簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力。

2.內(nèi)容合法:簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規(guī)、政策,無損害國家、集體或者第三人利益,無規(guī)避法律和顯失公平的內(nèi)容,合同標的非國家明令禁止買賣的物、非未經(jīng)許可經(jīng)營的物或法律、政策所不允許的行為。

3.形式合法:依法應辦理批準、登記、鑒證、公證等手續(xù)的,應履行相應的法定手續(xù)。

4.簽約程序的合法性。

(二)合同的嚴密性和完備性:

1.條款齊備、完整。

2.文字清楚準確,語言邏輯嚴密。

3.設(shè)定的權(quán)利和義務具體、確切。

4.相應手續(xù)完備。

5.相關(guān)附件完備。

6.附條件或附期限適當、合法。

(三)合同管理部門認為需要審查的其他內(nèi)容。

第十八條局合同審查流程如下(流程圖見附件10):

合同承辦部門依據(jù)《平遠縣供電局對外合同簽訂授權(quán)表》(見附件12,該表每年初調(diào)整公布一次)規(guī)定權(quán)限,對外進行協(xié)商談判、資信審查、參與招標決標、起草合同文本等事宜。承辦部門如需法律協(xié)助,可請求局法律顧問提供法律幫助。

合同承辦部門根據(jù)合同的性質(zhì)(物資采購/大修、技改工程/其它),選擇填寫《平遠縣供電局物資采購合同審批表》(見附件1)、《平遠縣供電局大修、技改工程合同審批表》(見附件2)或《平遠縣供電局其它合同審批表》(見附件3,以下全部簡稱《合同審批表》),承辦部門負責人先在《合同審批表》上簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。如由兩個以上部門承辦的,應分別簽署意見并蓋章。

合同承辦部門將《合同審批表》、合同文本、對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《營業(yè)執(zhí)照》、《法定代表人*明書書》或《授權(quán)委托書》原件、資質(zhì)證書,以及招投標書原件或詢價單、計劃或資金預算證明等資料,送交合同管理部門審查,合同管理部門經(jīng)審查無誤后,對合同文本進行登記編號。

單份合同金額為人民幣20萬元以下的合同、購電合同和并網(wǎng)協(xié)議按如下流程審查:合同承辦部門將《合同審批表》、合同文本及上述有關(guān)資料送財務部門、合同管理部門審查,經(jīng)審查無誤,由財務部門、合同管理部門負責人簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。

單份合同金額為人民幣20萬元以上(含本數(shù))的合同按會審流程查:合同承辦部門將《合同審批表》、合同文本及上述有關(guān)資料送財務部和合同管理部門審查,由以上二個部門負責人簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。

第十九條各審查部門進行審查的期限從收到合同草案之日起不超過三個工作日(含本數(shù))。審查部門遇特殊情況需延長審查時間時,應向承辦人申明并征得同意,且延長后累計審查時間最長不得超過五個(含本數(shù))工作日。

審查部門應對審查的合同出具審查意見,意見必須有各審查部門負責人及具體審查人員的簽章。對審查流程不完善的合同草案,局主要負責人可以拒絕簽署。

第二十條合同承辦部門應對合同審查部門提出的意見進行解釋、說明,并對合同草案進行修改完善。承辦部門對合同修改后,應重新提交合同審查部門審查。

第二十一條通過審查的合同,由合同承辦部門憑《合同審批表》,連同合同文本、附件及有關(guān)資料,報局領(lǐng)導審批。

局領(lǐng)導審批權(quán)限為:

(一)標的額為人民幣20萬元以下的合同,由局主要負責人授權(quán)局分管領(lǐng)導審批。

(二)標的額為人民幣20萬元以上(含本數(shù))的合同及重大合同,由局主要負責人審批。

(三)與發(fā)電企業(yè)簽訂的購售電合同由局主要負責人審批。

第二十二條如擬定合同屬于涉及生產(chǎn)安全的基建、大修、技改及維修項目的工程合同,必須同時簽訂安全合同書,該合同依照局安全監(jiān)督部門有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十三條對外提供擔保、借貸、重大資產(chǎn)處分、企業(yè)兼并、企業(yè)分立、超過批準的預算范圍的合同或長期影響局經(jīng)營的其他重大合同,應在通過局合同審查部門審查,并經(jīng)其主要負責人審核同意后,憑《平遠縣供電局合同報批表》(見附件5,以下簡稱《合同報批表》)報梅州供電局審批。

第二節(jié)合同的簽署與授權(quán)

第二十四條所有合同通過審批后,由合同承辦部門將合同文本連同有關(guān)部門簽署同意的《合同審批表》,送合同簽署人簽署。

第二十五條合同簽署權(quán)限劃分與授權(quán):

(一)標的額為人民幣20萬元以下(含本數(shù))的合同,可授權(quán)由部門負責人簽署。

(二)標的額為人民幣20萬元以上50萬元以下的合同,可授權(quán)由分公司分管領(lǐng)導簽署。

(三)標的額為人民幣50萬元以上(含本數(shù))的合同,由局主要負責人授權(quán)簽署。

(四)與發(fā)電企業(yè)簽訂的購電合同由局主要負責人簽署。

第二十六條被授權(quán)的合同簽署人必須辦理《法定代表人授權(quán)委托書》(見附件8)。

第二十七條局的職能部門和下屬單位不得以部門、下屬單位的名義對外簽訂合同。

第二十八條局簽訂、變更、解除合同一律使用合同專用章。

合同簽署后,憑《合同審批表》送合同管理部門加蓋局合同專用章。符合本辦法第二十五條規(guī)定的重大合同還應附《合同報批表》送呈合同管理部門加蓋局合同專用章。

第二十九條合同專用章由合同管理部門專人保管,任何部門、人員不得借用、代用合同章,違反規(guī)定造成的后果,由印章保管人負責;發(fā)生遺失,應及時報告處理。

第四章合同的履行

第三十條合同履行由合同承辦部門負責。合同生效前,不得實際履行。合同生效后,應當嚴格按照合同約定履行。

第三十一條對于涉及付款的合同,付款的審批制度和程序由財務部門另行制定。

第三十二條合同承辦部門必須按要求向合同管理部門報送《平遠縣供電局合同履行情況報表》(以下簡稱《合同履行情況報表》見附件6)。

承辦部門在合同履行完畢后的一周內(nèi)及時填寫《平遠縣供電局合同履行完畢報表》(以下簡稱《合同履行完畢報表》見附件7)送合同管理部門備案。

如合同無法在合同約定的期限內(nèi)履行完畢,承辦部門應在合同期滿15天以前填寫《合同履行情況報表》送合同管理部門,列明合同未能在規(guī)定期限內(nèi)履行完畢的原因,并提出處理意見。

合同標的金額超過20萬元(含本數(shù))的重大合同,承辦部門應在每季度的第一個工作周內(nèi)填寫《合同履行情況報表》送合同管理部門,說明合同履行情況。

第三十三條合同管理部門將根據(jù)承辦部門提交的《合同履行情況報表》對合同履行情況進行監(jiān)控,并在每半年度的第一個月對合同履行情況進行必要的清查,并將清查結(jié)果和處理建議報局主要負責人。

第三十四條合同在履行中如發(fā)現(xiàn)遺漏問題,承辦部門應與合同管理部門聯(lián)系并及時采取補救措施,主動與對方協(xié)商,簽訂補充合同。補充合同與正式合同具有同等法律效力。

第五章合同的變更和解除

第三十五條合同執(zhí)行過程中,如有內(nèi)容變更,需填寫《平遠縣供電局變更申請表》(見附件4),報合同管理部門、局主要負責人審批。

第三十六條合同變更、解除的程序與合同審查、審批與簽署的程序相同。

第六章合同糾紛處理

第三十七條合同發(fā)生糾紛時,合同承辦部門應及時報告合同管理部門,并應收集相關(guān)證據(jù)。

第三十八條合同糾紛由合同承辦部門負責處理,合同管理部門應當提供必要的協(xié)助。

第三十九條合同發(fā)生糾紛時,應首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決,協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時,應簽訂書面協(xié)議。

協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。

第四十條對方當事人逾期不履行生效協(xié)議、調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書的,合同承辦部門應及時報合同管理部門并經(jīng)局領(lǐng)導同意,在法律規(guī)定的有效期限內(nèi)向人民法院申請強制執(zhí)行。

第四十一條處理合同糾紛產(chǎn)生的補充協(xié)議書、調(diào)解書和法律文書應與合同及有關(guān)材料一并由合同管理部門歸檔,復印件由合同承辦部門備案。

第七章合同檔案管理

第四十二條局全部合同實行統(tǒng)一編號。合同承辦部門在合同定稿后應向合同管理部門取得合同編號。除供用電合同、安全合同編號另行規(guī)定外,其他合同編號見《平遠縣供電局合同編號辦法》(見附件9)。

第四十三條合同正式簽訂后,合同原件(正本)一份由合同管理部門保管,一份交財務部保管,一份留合同承辦部門保管,其它合同文本交合同對方。

合同承辦部門應負責將合同原件(正本)及其電子版、《合同審批表》(原件)、合同執(zhí)行過程的往來函件、糾紛或爭議的處理情況記載等一整套有關(guān)材料送局合同管理部門備案,一年后由合同管理部門交檔案管理部門歸檔。

為方便查閱和使用合同承辦部門應按本辦法第四十六條規(guī)定,對合同實行備案并妥善保管。

第四十四條局檔案室應設(shè)立合同存放柜,實行專柜管理。

第四十五條合同備案包括以下資料:

(一)合同(副本)和電子版本。

(二)合同審批表(復印件)。

(三)履行情況記載。

(四)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。

第八章檢查與考核

第四十六條局合同管理部門在每年的1月30日前負責對各職能部門的合同管理工作進行檢查與考核。

第四十七條局可對在合同管理工作中做出成績者,根據(jù)具體情況予以表彰和獎勵。

第四十八條違反本辦法規(guī)定訂立合同,造成較大經(jīng)濟損失的,追究直接責任人的經(jīng)濟或行政責任。構(gòu)成犯罪的,移送司法機關(guān)處理。

1.未簽訂書面合同而用口頭或簡單便函協(xié)議代替,或者合同尚未生效即擅自履行合同,給企業(yè)造成經(jīng)濟損失者。

2.違反本辦法有關(guān)規(guī)定,訂立無效合同、重大缺陷合同,或變更、解除合同結(jié)果不利,造成企業(yè)經(jīng)濟損失者。

3.發(fā)生合同糾紛隱瞞或不及時向有關(guān)部門匯報或不及時采取措施,造成企業(yè)經(jīng)濟損失者。

4.工作懈怠而喪失仲裁、訴訟和申請強制執(zhí)行時效,造成企業(yè)經(jīng)濟損失者。

5.在合同簽訂、履行過程中,提供虛假資料的,與對方惡意串通或私收賄賂,造成企業(yè)經(jīng)濟損失者。

6.使用非法手段簽訂合同,造成企業(yè)經(jīng)濟損失者。

第九章附則

第四十九條本辦法自頒布發(fā)之日起生效。

第五十條本辦法由局合同管理部門負責解釋。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權(quán)益,推動企業(yè)建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業(yè)道德為前提,積極規(guī)范合同行為,加強合同監(jiān)管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領(lǐng)導張柯履行領(lǐng)導職責,隨時監(jiān)督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經(jīng)理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內(nèi)容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調(diào)查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執(zhí)筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經(jīng)理定稿,5萬元以上必須交經(jīng)理定稿。

(5)、交主管領(lǐng)導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關(guān)部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領(lǐng)導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經(jīng)辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領(lǐng)導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據(jù)業(yè)務對象需要,給予數(shù)量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經(jīng)編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領(lǐng)。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協(xié)商一致意見,并請示分公司主管領(lǐng)導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協(xié)議,仍須主管領(lǐng)導審批簽字。不允許雙方協(xié)商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經(jīng)分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協(xié)商,協(xié)商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權(quán)利和義務的轉(zhuǎn)讓和修改,必須按法律規(guī)定,依據(jù)充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權(quán)委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權(quán)委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領(lǐng)導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結(jié)、分析、提高打下基礎(chǔ)。

2、嚴格遵守《統(tǒng)計法》規(guī)定,認真做好上級部門、總公司等要求的統(tǒng)計報表,做到報表數(shù)據(jù)不失誤,報表按規(guī)定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調(diào)檔案、查檔案必須經(jīng)分公司領(lǐng)導班子同意,禁止私人關(guān)系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業(yè)務經(jīng)辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規(guī),爭做懂法,依法的內(nèi)行,為分公司合同的順利履行把好關(guān)。

2、努力研究依法辦事的規(guī)定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經(jīng)驗教訓,為分公司減少或杜絕經(jīng)濟糾紛。

4、及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規(guī)使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經(jīng)營管理規(guī)章規(guī)定,不與分公司規(guī)定相違背,如有發(fā)現(xiàn),及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規(guī)的規(guī)定和分公司規(guī)定的前提下,力求為車隊的經(jīng)營創(chuàng)造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經(jīng)濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經(jīng)濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規(guī)和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規(guī)范的示范合同文本簽訂合同,內(nèi)容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續(xù)完備。

(四)、政府規(guī)定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續(xù)。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權(quán)委托書》在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使職權(quán)。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內(nèi)容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規(guī)專業(yè)用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發(fā)傳遞執(zhí)行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統(tǒng)作業(yè)之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業(yè)務操作,交由財務室合同,按價格結(jié)算款額之用,私定協(xié)議調(diào)整浮動價格而無補充協(xié)議的,財務可拒絕按新的辦法結(jié)費。

(四)、合同交接程序各環(huán)節(jié)應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經(jīng)營部門應有保證合同履行情況兌現(xiàn)的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質(zhì)量、價格或約定事項不很明確等內(nèi)容部分進行協(xié)商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產(chǎn)抵扣合同,努力使債權(quán)順利兌現(xiàn)。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產(chǎn)變化和產(chǎn)品銷路等經(jīng)濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發(fā)生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經(jīng)營管理的融合聯(lián)系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的有關(guān)環(huán)節(jié)中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經(jīng)營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產(chǎn)經(jīng)營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產(chǎn)經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發(fā)年終考核獎。

篇3:工貿(mào)油品調(diào)運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調(diào)運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權(quán)限:□集團公司□工貿(mào)公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經(jīng)營范圍:經(jīng)營期限:

年檢情況□合格□不合格專業(yè)資質(zhì):

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領(lǐng)導意見:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經(jīng)理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿(mào)公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協(xié)議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯(lián)系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領(lǐng)導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

合同經(jīng)招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經(jīng)招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領(lǐng)導和集團公司分管招標工作的領(lǐng)導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權(quán)拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協(xié)議審查審批表

合同/協(xié)議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經(jīng)理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關(guān)專業(yè)管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據(jù)審查審批表自上而下順序呈送各級領(lǐng)導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領(lǐng)導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調(diào)查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經(jīng)營范圍

專業(yè)資質(zhì)

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、自然人身份證、授權(quán)委托書、銀行保函、盡職調(diào)查報告等)

中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質(zhì)的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):