房地產開發公司合同管理辦法

一、總則

1、為規范公司合同的訂立、履行和管理,有效防范風險,維護公司的合法權益,根據《中華人民共和國合同法》及相關法律的規定,結合本公司的具體情況,制訂本管理制度。

2、公司對外的一切交易、合作行為,除須及時結清的事務外,必須訂立書面合同。合同依法成立即具有法律約束力,必須嚴格遵守,全面履行。

3、不得違法訂立合同,不得訂立有損國家、社會公共利益和本公司合法權益的合同,不得與資信不佳,不具備履約能力的單位訂立合同。

4、預算合同部為公司合同的歸口管理部門,具體業務經辦部門為合同的第一責任人。第一責任人具體負責合同的擬定、市場詢價、商務談判、合同的簽訂以及合同的履行。具體分類如下:

合同類型第一責任人

1)行政類行政部負責人

2)營銷類業務部負責人

3)報建類開發部負責人

4)財務類財務部負責人

5)工程設計類技術總監

6)工程類預算合同部負責人

5、公司法律顧問負責合同的內容、形式的合法性、有利性的審查,并指導公司的合同管理工作。

二、合同訂立與履行的一般原則

1、訂立合同前,公司經辦人員及所在部門應嚴格審查訂立合同對方的下列情況:

(1)是否領取營業執照,有無法人資格;

(2)經營范圍和經營方式,是否取得相關資格證書或許可證;

(3)是否具備相應資質等級、履約能力和信用。

經辦人員應收集其營業執照、當年工商年檢記錄、資質證書或許可證復印件備查(如系個人應收集身份證復印件)。

2、訂立合同時,如對方委托其代理人訂立合同,必須出具由法定代表人親自簽發的授權委托書。公司經辦人員應當認真審查授權委托書載明的授權事項和范圍并收集備案。

3、一般合同,經辦人員應在做好市場、資信調查的基礎上,與合同對方充分協商。

4、對于有國家相關行業標準格式合同的,經辦人員應當認真審查合同內容表述是否準確,涉及權利、義務關系的條款是否完備,充分考慮對公司是否有利,并具有可操作性。

4.1格式合同表述不準確、條款不完備,或者對公司不利的,經辦人員應當對相關條款進行修改或添附相關的內容,或者草擬補充協議予以完善。

4.2格式合同空白處不需填寫內容的,應劃斜線予以填充,防止合同內容被偽造或篡改。

5、凡本公司作為一方的合同,除有行業標準格式的外,原則上由本公司經辦人員草擬合同。重大或復雜的合同,可以同法律顧問交換意見,由法律顧問草擬。如對方起草的合同,本公司經辦人員必須嚴格審查并提出意見。

6、合同必須具有標的、數量、質量、價款或者酬金、履行的期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的辦法等主要條款,盡可能訂立擔保條款(定金、保證或抵押等)。

7、建筑勘察、建筑設計、廣告、美術、雕塑設計制作合同中,應盡可能約定相關(含計算機軟件)的著作權、專利權、商標權等知識產權歸本公司所有。涉及商業秘密的合同,應當訂立保密條款,約定保密責任。

8、合同必須由法定代表人或其授權的代理人簽字,加蓋合同專用章或公司公章。對合同進行修改、增刪,應在修改、增刪處加蓋印章或由經辦人簽名進行確認。兩頁(含兩頁)以上的自行裝訂的合同,應當加蓋騎縫章。

9、合同應當按約定程序全面、及時履行,禁止"先履行,后補簽"合同。

10、合同對方違約,應當及時按約定追究其違約責任。

11、合同變更或解除程序與合同簽訂審核程序相同。合同變更或解除

應當由合同雙方達成書面協議。按約定變更或解除合同的,應當及時通知對方。通知方式應當選擇易被證明的方式。

12、任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業秘密和技術秘密。

三、合同的審查

1、合同經辦部門在正式訂立合同前,應當將合同草案送有關部門會

同審核,并填寫《合同評審批準表格》。《合同評審批準表格》附后

2、《合同評審批準表格》是合同審批過程中各部門審核確認的依據。合同具體經辦部門對合同金額、單價、結算及付款方式等條款負責;預算合同部對合同金額、單價、結算及付款方式條款進行監督審核;財務部門負責對各部門合同中,收、付款方式、期限等財務約定進行審查。律師對合同的合理合法性進行審核。工程類合同工程部對工程質量、工期、安全等相關條款負責;技術總監對技術措施、施工方案及工期、質量等相關條款進行監督審核。

3、合同經業務經辦部門起草、預審后,送相關顧問單位(對送審的

合同進行專業審查)、財務部、律師及預算合同部、香港總部審查后方可報送總經理審批。

3、合同經辦部門須對合同的價格反復進行市場詢價,價格比較和磋商,降低合同價格。對付款時間的約定應充分考慮到公司的履行程序,留有足夠的余地,避免公司違約。

4、法律顧問負責對合同的內容、形式的合法性、有利性進行審查,應當在要求的時限內完成合同的審查工作。對合同中的一般問題,法律顧問可提出具有可操作性的修改建議;對有重大法律隱患或對公司嚴重不利的合同,法律顧問可以直接進行修改;對通過審查的合同,法律顧問應當蓋章,注明審查日期。

5、預算合同部負責對合同主要條款和合同簽訂程序進行審查。

6、公司總經理或法定代表人對違反本規定送審的合同,應當拒絕審批,并責成有關責任人和責任部門予以糾正。

四、合同的管理

1、合同的編號管理由預算合同部統一負責。各部門應當確定一名合同管理員,負責本部門合同的整理和保管工作。

2、合同業務經辦部門對合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負直接責任。

3、合同文本一式六份,兩份正本原件由行政部和預算合同部各執一份歸檔備案,副本由財務部、業務經辦部各留存一份。對方單位存兩份正本原件。

4、財務部需按照成本核算的要求對合同按項目進行分類管理。

5、合同執行中如發生合同糾紛,經辦人及所在部門除及時向公司和法律顧問報告外,須配合法律顧問做好處理工作,同時采取措施防止損失的擴大。

五、合同的履行

1、由相關業務部門跟進合同的履行情況,確定合同約定的收、付款時間、金額及要求。

2、合同經辦部門應當按照財務部門的要求編制應收、應付賬款的時間表,財務部門根據時間表提醒并督促主辦部門做好收、付賬款工作。

3、付款程序:業務經辦部門確認已經達到合同付款條件提出付款申請預算合同部審查財務部審查成都公司總經理審查

由業務經辦部門報總部。(后附付款申請表)

4、憑付款申請單按財務制度付款。

5、需要結算的合同在合同項目完成后需辦理結算報告,經業務部門簽字確認后,交預算合同部及財務部各一份。

六、責任事故的處理

1、因不了解對方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵,或者違反合同管理規定,給公司造成不良社會影響或經濟損失的,公司有權追究相關人員的責任。

2、因故意、重大過失或違法訂立合同,給公司造成重大經濟損失的,視情節追究責任人員行政、經濟責任;構成犯罪的,移送司法機關處理。

七、合同的分類編碼規則

第一位含義:項目名稱

YB:迎賓大道項目、DD:東大街項目、

WH:文化宮項目、GL:管理合同

注:項目名稱為該項目的中文名稱頭兩位的拼音縮寫

第二位含義:期數

00:無分期、01:1期、02:2期…以此類推

第三位含義:科目

A:行政類、B:營銷類、C:報建類、D:財務類E:工程設計、咨詢類、F:工程類

第四位含義:序號

001、002、…

例:YB-01-E-001迎賓大道項目1期方案設計合同001號

八、合同簽訂的流程圖

九、附則

一、本辦法自發布之日起實施。

附件

一、付款申請表

二、《合同評審批準表格》

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):