某大學物業(yè)公司合同管理辦法(暫行)

根據(jù)國家法律、法規(guī)及省市相關(guān)規(guī)定,按照學校合同管理辦法,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。

一、合同管理原則

(一)各類合同的制定、實施和管理必須嚴格遵守國家法律、法規(guī),認真履行合同法以及省市有關(guān)規(guī)定,依法辦事。

(二)合同是對外經(jīng)濟活動的重要依據(jù),凡參與合同訂立、實施和管理的部門及個人必須堅持原則,從嚴把關(guān),堅決維護學校、公司利益。

(三)合同管理實行的原則是:歸口管理、分類實施。合同管理歸口部門是行政辦公室。各部門要指定專人負責合同管理與實施。

(四)本辦法適用于公司各部門。

二、合同簽訂流程

(一)合同的起草:合同起草公司(單位)或個人必須嚴格遵守國家法律、法規(guī)及省市有關(guān)規(guī)定,合同文本應(yīng)做到條款清晰、標的準確、責任分明。

(二)合同的審核:合同由要約事件的責任部門委派專人初審,并經(jīng)責任部門負責人審核簽字蓋章后,報送學校資產(chǎn)管理處合同管理科或公司法律顧問,申請法律顧問進行審核。合同要約責任部門負責協(xié)調(diào)相關(guān)單位按照學校法律顧問意見修改合同,并將修訂稿報送行政辦公室,由行政辦公室報送合同管理科或法律顧問進行復(fù)審,經(jīng)復(fù)審?fù)ㄟ^后,履行會簽程序。

(三)合同的會簽:合同提交領(lǐng)導(dǎo)審批前,必須實行嚴格的會簽制度,未經(jīng)會簽的合同文件不得提交校領(lǐng)導(dǎo)審批和對外發(fā)送。

1.會簽程序:合同文件首先由合同要約責任部門進行初審會簽,部門負責人確認簽字蓋章后,報送行政辦公室;其次,由行政辦公室按照公司領(lǐng)導(dǎo)指示確定應(yīng)會簽的相關(guān)部門,由相關(guān)部門負責人簽字蓋章;最后,會簽單返回行政辦公室,辦公室負責人簽字蓋章后,提交公司領(lǐng)導(dǎo)。

2.合同會簽制度是合同管理的重要程序,會簽部門應(yīng)認真審閱合同文本,確保合同的合法性、可行性。合同要約責任部門在收到不同會簽意見,認真研究后將研究結(jié)果通知會簽部門,取得一致意見后報送至行政辦公室,由行政辦公室將合同報送至合同管理科,進入送審批準程序。

3.部門會簽時間一般情況下在三個工作日內(nèi)完成。

(四)合同的簽訂:行政辦公室負責將公司合同審批單、合同正本(一式四份)、合同會簽單提交公司領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后,行政辦公室將合同審批單、合同正本原件(一份)備案,必要時還需交資產(chǎn)管理處合同管理科備案。

(五)合同發(fā)送:合同是公司重要的機密文件,必須嚴格遵守公司保密規(guī)定,控制發(fā)送,

非責任部門不得持有合同文本。對外因工作需要發(fā)送合同文本時,必須經(jīng)主管總經(jīng)理批準后方可辦理。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權(quán)益,推動企業(yè)建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業(yè)道德為前提,積極規(guī)范合同行為,加強合同監(jiān)管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領(lǐng)導(dǎo)張柯履行領(lǐng)導(dǎo)職責,隨時監(jiān)督和指導(dǎo)合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經(jīng)理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內(nèi)容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調(diào)查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執(zhí)筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經(jīng)理定稿,5萬元以上必須交經(jīng)理定稿。

(5)、交主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務(wù)或有關(guān)部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經(jīng)辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領(lǐng)導(dǎo)同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據(jù)業(yè)務(wù)對象需要,給予數(shù)量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經(jīng)編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復(fù)請領(lǐng)。

5、貨代服務(wù)訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協(xié)商一致意見,并請示分公司主管領(lǐng)導(dǎo)后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協(xié)議,仍須主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。不允許雙方協(xié)商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經(jīng)分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協(xié)商,協(xié)商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權(quán)利和義務(wù)的轉(zhuǎn)讓和修改,必須按法律規(guī)定,依據(jù)充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權(quán)委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權(quán)委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結(jié)、分析、提高打下基礎(chǔ)。

2、嚴格遵守《統(tǒng)計法》規(guī)定,認真做好上級部門、總公司等要求的統(tǒng)計報表,做到報表數(shù)據(jù)不失誤,報表按規(guī)定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調(diào)檔案、查檔案必須經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子同意,禁止私人關(guān)系查檔。

4、貨物代理服務(wù)訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員只保存合同復(fù)本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規(guī),爭做懂法,依法的內(nèi)行,為分公司合同的順利履行把好關(guān)。

2、努力研究依法辦事的規(guī)定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經(jīng)驗教訓,為分公司減少或杜絕經(jīng)濟糾紛。

4、及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規(guī)使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經(jīng)營管理規(guī)章規(guī)定,不與分公司規(guī)定相違背,如有發(fā)現(xiàn),及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規(guī)的規(guī)定和分公司規(guī)定的前提下,力求為車隊的經(jīng)營創(chuàng)造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經(jīng)濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經(jīng)濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規(guī)和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規(guī)范的示范合同文本簽訂合同,內(nèi)容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續(xù)完備。

(四)、政府規(guī)定應(yīng)該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續(xù)。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權(quán)委托書》在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使職權(quán)。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內(nèi)容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規(guī)專業(yè)用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應(yīng)全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發(fā)傳遞執(zhí)行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統(tǒng)作業(yè)之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業(yè)務(wù)操作,交由財務(wù)室合同,按價格結(jié)算款額之用,私定協(xié)議調(diào)整浮動價格而無補充協(xié)議的,財務(wù)可拒絕按新的辦法結(jié)費。

(四)、合同交接程序各環(huán)節(jié)應(yīng)堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經(jīng)營部門應(yīng)有保證合同履行情況兌現(xiàn)的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應(yīng)達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務(wù)。

(三)、及時對合同中質(zhì)量、價格或約定事項不很明確等內(nèi)容部分進行協(xié)商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產(chǎn)抵扣合同,努力使債權(quán)順利兌現(xiàn)。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產(chǎn)變化和產(chǎn)品銷路等經(jīng)濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發(fā)生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經(jīng)營管理的融合聯(lián)系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的有關(guān)環(huán)節(jié)中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經(jīng)營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產(chǎn)經(jīng)營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產(chǎn)經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發(fā)年終考核獎。

篇3:工貿(mào)油品調(diào)運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調(diào)運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務(wù):電話:

乙方:承辦人:職務(wù):電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權(quán)限:□集團公司□工貿(mào)公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經(jīng)營范圍:經(jīng)營期限:

年檢情況□合格□不合格專業(yè)資質(zhì):

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經(jīng)理意見:年月日

注:1.合同草案應(yīng)與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿(mào)公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協(xié)議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯(lián)系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

合同經(jīng)招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應(yīng)招標而未經(jīng)招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和集團公司分管招標工作的領(lǐng)導(dǎo)批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調(diào)查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權(quán)拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協(xié)議審查審批表

合同/協(xié)議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關(guān)專業(yè)部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復(fù)審人員意見

總法律顧問意見

經(jīng)理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關(guān)專業(yè)管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應(yīng)依據(jù)審查審批表自上而下順序呈送各級領(lǐng)導(dǎo)、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負責人須在審查審批表中應(yīng)填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調(diào)查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經(jīng)營范圍

專業(yè)資質(zhì)

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務(wù)

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、自然人身份證、授權(quán)委托書、銀行保函、盡職調(diào)查報告等)

中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質(zhì)的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):