ZH花園項目部地盤文件管理說明

1.管理體系文件

a)質量目標:隨公司ISO9000體系文件及時更新。

b)地盤職責及人員構架。

c)員工培訓記錄:新員工到項目部需做相應培訓。

d)法律、法規、經濟文件清單。

2.公司往來文件

a)政府文件、公司來文:收到后放入傳閱夾傳閱,一個月歸檔一次。

b)各部門來文:收到后及時蓋辦文章,地盤經理安排相關人員辦理,并掃描成電子版,填《工作聯系單處理情況登記表》,定期進行跟蹤檢查落實情況。

c)工作聯系單:地盤人員(監理部人員可代擬)擬稿后,經地盤經理(副經理)簽發后,傳真至公司相關部門(后補發原件),填《工作聯系單處理情況登記表》,定期跟蹤落實情況。

3.工程管理資料

a)工程報建資料:營銷部完成工程報建后傳真至地盤備案。

b)開工報告、資格報審、場地移交、工程驗收報告:建立施工單位清單(只要有新單位進場,及時更新),對這幾項資料的歸檔做好標記,如有缺項及時補齊。

c)工程移交資料:前期與海港城的移交、入伙時與物業公司的移交資料等。

d)CI資料、工程配合指引:新的施工單位進場時發放給施工單位,并對其做好交底。

e)工程月報:每月25日向公司提交工程月報。

4.合同管理

5.工程簽證

6.計劃管理

a)項目發展計劃:收到策劃部項目發展計劃,掃描成電子版,歸檔。

b)總進度計劃及評審記錄:根據項目發展計劃、施工圖編制施工總進度計劃,經地盤討論審定后,提交公司評審,并向監理部交底。

c)樣板確認、承建商及甲供材進場、施工圖交付計劃:根據施工總進度計劃編制上述計劃,經地盤討論審定后,提交公司評審,并向監理部交底。

d)月度工作計劃及完成情況:每月公司例會前填報月度工作完成情況及下月度工作計劃。

e)施工單位計劃報審:施工單位開工前上報總進度計劃,每月25日上報下月月進度計劃,每周例會上報周進度計劃,提交監理部、地盤審核。

f)延長工期報審表:施工單位提出延長工期申請,報監理部、地盤審批。

7.技術管理

a)施工組織設計報審:按第3項b)操作,電子版歸入地盤主電腦。主包單位施工組織設計評審需形成會議紀要。

b)施工方案報審:凡是關鍵、重要工序需報專項方案(如地下室、轉換層、測量、外架、坡屋面等)經監理部審核,地盤備案(盡量有電子版)。

c)基準點座標:國土局提供的紅線圖、高程基準點等。

d)測量報驗資料:測量工程師對施工單位測量情況進行復核。

e)沉降及變形觀測記錄:施工單位提交的觀測記錄。

8.設計變更

a)圖紙清單:地盤結構工程師負責向設計院索取全套施并做好圖紙清單,歸入地盤主電腦備份。工圖電子版,

b)設計變更及變更清單:凡是收到設計院變更聯系單,掃描成電子版,并做設計變更清單,及時跟蹤變更執行情況。

c)圖紙會審記錄:施工單位進場后(主體、裝修、外墻、門窗等)應做好圖紙會審工作,經設計部、地盤、監理、設計院、施工單位各方簽字蓋章后歸檔。

d)設計部工作聯系單:凡是收到設計部變更聯系單,掃描成電子版,并做好目錄清單,跟蹤變更執行情況。

9.材料管理

10.現場管理

a)工程質量控制點目錄:工程開工前應制定工程質量控制點目錄。

b)樣板確認單:完成每項樣板確認工作后,督促施工單位上報樣板確認單,監理、地盤、設計部三方簽字。

c)工程形象進度:每月月底拍攝最能反映工程進度的照片,打印上墻。

d)工程照片:監理過程中的工程照片各工程師拍攝后及時傳入電腦,分類建立目錄,文員負責定期整理。

e)現場巡視記錄:每周地盤人員協同監理部對施工現場質量、安全、進度情況進行巡視,而后以《現場巡視記錄》的書面形式將需整改項發監理部,由主管工程師跟蹤落實。

11.會議紀要

a)公司工程例會:每月收到公司工程例會紀要,掃描成電子版,歸檔。

b)監理周例會:地盤人員參加每周召開的監理周例會,例會紀要在地盤備案。

c)地盤專題會議:地盤組織監理單位、施工單位召開的專題會議。

d)監理專題會議:監理部組織施工單位召開的專題會議(地盤人員可參加),形成的會議紀要應在地盤備案,電子版文件存入地盤主電腦。

12.監理工作檢查

a)監理月報及審核意見:每月月底監理部向地盤提交月報,地盤審核后,形成反饋意見至監理部。

b)監理規劃、細則:工程開工前,監理部應將《監理規劃》提交地盤審核;各分項工程開工前,應將相關《監理細則》提交地盤審核。電子版在地盤備案。

c)監理人員登記表及人員構架:監理部定期應向地盤提交現階段監理人員情況及組織構架。

d)監理工程師通知單:《監理通知單》均應在地盤備案,各工程師擬稿完成并經總監簽發后,將電子版文件存入地盤主電腦。編號按市一建、振波、深安、分包單位分開依次編排。

e)獎罰通知單:《獎罰通知單》均應在地盤備案,各工程師擬稿完成并經總監簽發后,將電子版文件存入地盤主電腦。

13.施工單位往來文件

a)施工單位來文:原則上施工單位來文先報送監理部,監理部簽署意見后上報地盤,若有必要還應再送至公凡是牽扯到經濟的文件應在地司相關部門簽署意見。

盤備案,其他文件可不備案。

b)工程聯系單:我司向施工單位發文以《工程聯系單》的形式,原則上均應通過監理部發放。各工程師擬稿完成并經地盤經理(副經理)簽發后,將電子版文件存入地盤主電腦。

14.后勤管理

15.保修、回訪資料

注:以上各項凡是要求保存電子版的文檔,在地盤主電腦上建立相應的文件目錄,各工程師及時向地盤主電腦歸檔相應文件,由內業工程師定期整理,做好文件清單,建立相應鏈接,便于查閱;其他不需要保存電子版的文檔也需定期打印出目錄。所有歸檔資料存檔前蓋閱文章傳閱。

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:安全生產文件檔案管理制度

為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容:

(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

(8)安全生產整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業操作規程。

(14)安全措施經費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。