想要做好外貿跟單工作,首先要熟悉其外貿跟單詳細流程,以下為制度職責大全人才網整理的一份詳細的工作流程,請參考。

1、客戶下訂單

2、電傳工廠安排貨物確定產裝時間

3、安排船期訂艙:(如果是送貨要寫送貨通知書)

4、電傳標簽到工廠

5、訂艙,托書傳真貨代

6、核銷單備案:(電子口岸備案)

7、將報關單據在合理日期寄送給貨代:(一般先郵寄報關委托書和核銷單,記下核銷單號碼,其余資料可以傳真)(合同,核銷單一式三聯,發票,裝箱單,報關委托書1份,報關單2份<自己填寫1份,空白1份)

8、辦理保險并審核確認:(開船之前;投保金額不留小數,有小數的均進一位。)

9、提單審核確認:(臨近裝船時;非正式的,要顯示集裝箱號,得知船名航次,審完單后要求出正本)10、辦產地證:(開船之前;產地證打印)在貿促會辦理登記蓋章。

所需資料:一般原產地證書/加工裝配證明書申請書,原產地證,商業發票。產地證日期應與發票簽發日期一致。

11、包裝申明繕制

12、提單寄到后做客戶單據:發票,裝箱單,B/L,原產地證,保單,檢驗合格單,檢驗證書,包裝申明13、催款

14、外匯申報:(銀行通知有外匯進賬,填寫涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理,根據貸記通知單補填單號,拿貸記通知單。)

15、核銷:(先到銀行國際結算中心水單,補填相應的核銷單號碼后經銀行蓋章。)

收匯核銷所需資料:

①核銷單

②報關單(核銷專用聯)(已蓋章)

③銀行結匯水單

④出口收匯核銷報告表(一式兩份)

到外匯管理科,拿資料去蓋章,回一聯出口收匯核銷報告表(已蓋章),核銷單(已蓋章),在相應的核銷單核銷專用聯,退稅專用聯上加蓋“已核銷”印章,將正常核銷資料退還并由經辦人在(出口收匯核銷報告表)上簽收。

16、叫工廠開增票:(開過的增票要去稅務局認證,蓋已認證印章。)

17、出口退稅:

所需資料:

一份:①申報出口退稅資料交接表2份

②外貿企業出口退稅匯總申請表

篇2:外貿跟單員工作流程

跟單這工作聽得還是比較多的,但是跟單尤其是外貿跟單的又有多少人能了解它呢還有外貿跟單員工作流程.

1.客戶詢盤:一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。

2.報價:業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。

3.得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4.下生產訂單:得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。

5.業務審批:業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。

6.下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認。

7.驗貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。

9.商檢:如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉:

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。

10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。

11.安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關:在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。

13.獲得運輸文件:

13.1.最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14.準備其他文件

14.1.商業發票:L/C要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產地證書:FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些?？稍诎l貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記:每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

17.文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集運價變動,船期,航線,等信息,為業務員報價提供幫助。

篇3:外貿跟單流程與銷售合同

外貿跟單剛剛起步,發現的確很不容易,每天機械式的重復著工作有點讓人灰心,不過貌似很多人都這么過來的,只要堅持總會得到回報。

外貿跟單流程:與客戶聯系談判簽約--->對客戶OEM合約--->配合設計部,校對文字--->詳細填寫產品結構表--->傳真至廠長辦公室--->產品結構表,包裝配置表傳真至采購部--->產品結構表傳真至技術部參考--->回傳至外貿部存檔--->工廠及財務各部門審單--->外貿部跟進生產進度--->將生產進度表傳真給客戶方--->填寫驗貨通知單并傳真--->驗貨完畢出貨,出單證-->整單完畢

第一步:與客戶聯系談判簽約。對客戶要求的產品物料包裝等各方面內容細節進行整理,形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。

第二步:對客戶OEM合約,或者特別要求的,或者其它需要改動的產品形成詳細的備注表。內容一般包括:客戶信息,貨號,貨名,規格,數量,單位,CBM,單價,金額,物料顏色,物料香型,交貨地址,交貨期,付款方式,瓶體及紙盒設計,產品防護需要達到的程度,外包裝情況(紙箱是否打包帶,生產日期和有效期噴碼內容),內包裝的保護(是否需要墊板,海綿)以及合約簽訂地點,時間,合約號碼,交貨地點,裝運碼頭,嘜頭,保險,仲裁條款和特別條款等。

第三步:配合設計部,校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書面內容,交由設計部設計,設計部簽收,一般要求在交貨期前15日設計出來交由印刷廠制版印刷。

第四步:根據合約及生產備注表所要求,詳細填寫產品結構表,包裝配置表。

第五步:產品結構表,包裝配置表填寫無誤后,傳真至廠長辦公室,注明確切交貨日期,以保證發貨期。

第六步:產品結構表,包裝配置表傳真至采購部以備采購。

第七步:產品結構表傳真至技術部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣),由技術部根據客戶所要求提供產品成分表,添加量百分比,產品特點,使用方法,注意事項以供客戶備用。

第八步:工廠辦公室/采購部/技術部在收到產品結構表后確認無誤,簽名,回傳至外貿部存檔。

第九步:工廠及財務各部門審單,確定外箱情況(規格,噴碼,是否打包帶),包裝及內容物,采購,生產灌裝。

第十步:外貿部跟進生產進度,形成書面生產進度表,由工廠如實填寫,保證發貨期。在部分已生產貨物中,工廠提供船頭板,由外貿部寄給客戶確認,并保留郵寄單據。見附件5(生產進度表)

第十一步:將生產進度表傳真給客戶方,敦促客戶提前匯款。

第十二步:生產完成,填寫驗貨通知單并且傳真給客戶準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨,則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。

第十三步:驗貨完畢,驗貨報告備傳真客戶結收貨款,出貨,出單證,整單結束。