作為一名外貿(mào)跟單員(外貿(mào)跟單員工作職責(zé)),如何做好外貿(mào)跟單工作,平時(shí)的工作中有哪些注意事項(xiàng)呢以下的外貿(mào)跟單注意事項(xiàng)資料可供參考。

在外貿(mào)跟單過(guò)程中,要做到“認(rèn)真”和“多走一步”。

一、做到“認(rèn)真”

1.明確“認(rèn)真”的必要性。今天的工作是明天的結(jié)果,前幾個(gè)月的工作會(huì)帶來(lái)現(xiàn)在的訂單。公司收到的每一封客戶詢價(jià)都是公司大量廣告宣傳投資的結(jié)果,不認(rèn)真跟進(jìn)客戶是對(duì)公司資源的浪費(fèi)。

2.全面熟悉公司產(chǎn)品,報(bào)價(jià),制樣,訂單審批,生產(chǎn),質(zhì)檢,驗(yàn)貨,出貨流程,信用證風(fēng)險(xiǎn)。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。

3.每一天上班時(shí)明確當(dāng)天的工作,下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。

4.在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復(fù)(完全無(wú)商務(wù)信函的格式)。

5.在收到客戶信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時(shí),發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時(shí)間。即保證溝通的雙向性。

6.最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品(最多三次)。與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會(huì)很大程度上增加接下訂單的可能性,加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對(duì)產(chǎn)品的充分了解會(huì)幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。

7.樣品完成后,業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。

8.給客戶的承諾必須全力來(lái)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時(shí),向直屬上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶,以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級(jí)溝通處理結(jié)果的原因。

9.了解訂單生產(chǎn)排程,定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。

10.公司只有“我們”,沒(méi)有他們。客戶提出的所有問(wèn)題就是公司的公司,也是自己的問(wèn)題。我們要給客戶解決所遇到的問(wèn)題或者與客戶一起解決。不要把問(wèn)題化成埋怨,也不要讓它擱置在一邊。主動(dòng)去解決了,會(huì)發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶會(huì)是最忠誠(chéng)的客戶。

11.必須了解基本的商務(wù)禮儀,在溝通、跟進(jìn)過(guò)程中做到尊重客戶。讓客戶隨時(shí)可以找到你,但沒(méi)有客戶的要求或非緊急情況下,不要打客戶手機(jī);客戶的快遞帳號(hào)的每一次使用都必須經(jīng)過(guò)客戶的允許;對(duì)產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見(jiàn)/同意及讓客戶了解情況等。

二、在服務(wù)上“多走一步”

1.宣傳公司網(wǎng)站,充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過(guò)網(wǎng)站來(lái)了解公司,會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。

2.做到十一個(gè)“主動(dòng)”,主動(dòng)介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品,主動(dòng)(定期)與客戶保持聯(lián)系,主動(dòng)索取客戶快遞帳號(hào),主動(dòng)提供快遞單號(hào),主動(dòng)提供樣品產(chǎn)品圖片,主動(dòng)索取及確認(rèn)外箱嘜頭,主動(dòng)提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度,主動(dòng)約定驗(yàn)貨時(shí)間,主動(dòng)提供驗(yàn)貨報(bào)告,主動(dòng)要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋,主動(dòng)向客戶推薦公司新產(chǎn)品。“主動(dòng)”表現(xiàn)在行動(dòng)比客戶早。

3.從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù),降低公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。在與每一個(gè)客戶溝通過(guò)程中,維護(hù)公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場(chǎng)部,作為公司將來(lái)規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來(lái)整體利益,也更有利于客戶的開(kāi)發(fā)。

4.完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下,幫助同事解決問(wèn)題或提出解決問(wèn)題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽(tīng)并做相應(yīng)記錄。組成互愛(ài)互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。

5.在公司這個(gè)大的團(tuán)體中,個(gè)人力量不可能改變公司的狀況,團(tuán)隊(duì)力量才是無(wú)限的。

細(xì)節(jié)決定成敗:這個(gè)產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎這個(gè)產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價(jià)格只有您企業(yè)可以做到嗎肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)每個(gè)企業(yè)是不同的,處理問(wèn)題的方式每個(gè)企業(yè)也是不同的。注重細(xì)節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。

篇2:外貿(mào)跟單員工作流程

跟單這工作聽(tīng)得還是比較多的,但是跟單尤其是外貿(mào)跟單的又有多少人能了解它呢還有外貿(mào)跟單員工作流程.

1.客戶詢盤:一般在客戶下perchaseOrder之前,都會(huì)有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2.報(bào)價(jià):業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢,確定貨物品名,型號(hào),生產(chǎn)廠家,數(shù)量,交貨期,付款方式,包裝規(guī)格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。

3.得到訂單:經(jīng)過(guò)洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4.下生產(chǎn)訂單:得到客人的訂單確認(rèn)后,給工廠下訂單,安排生產(chǎn)計(jì)劃。

5.業(yè)務(wù)審批:業(yè)務(wù)部收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫,盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門經(jīng)理審批,再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的,或有預(yù)付款和傭金等條款的,要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。

6.下達(dá)生產(chǎn)通知:業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn):

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯(cuò)誤,交貨期能否保障,及其他可能的問(wèn)題,如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認(rèn)。

7.驗(yàn)貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的,要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作,交給單證員)。

9.商檢:如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉(cāng):

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系,告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前,以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知(INGORDER),通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi),應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期,運(yùn)價(jià),開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較,選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好,船期合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書面定倉(cāng),程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜,需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求,等內(nèi)容。

10.4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí),一定要傳真書面定倉(cāng)紙,注明所定船期,柜型及數(shù)量,目的港等內(nèi)容,以避免差錯(cuò)。

11.安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作,以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料:定倉(cāng)確認(rèn)書/放柜紙,船公司,定倉(cāng)號(hào),拖柜委托書,注明裝柜時(shí)間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報(bào)關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報(bào)關(guān):在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行,委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí),應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開(kāi)截關(guān)時(shí)間,拖車公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話等。

13.獲得運(yùn)輸文件:

13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi),要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來(lái)做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后,向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3.及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi),付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

14.準(zhǔn)備其他文件

14.1.商業(yè)發(fā)票:L/C要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái),要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產(chǎn)地證書:FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書,需提供報(bào)關(guān)單,提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽,證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

14.3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理,要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運(yùn)通知:一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名,航班次,開(kāi)船日,預(yù)計(jì)抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報(bào)告書,發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào),以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部單證,并嚴(yán)格審單,確保沒(méi)有錯(cuò)誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務(wù)登記:每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計(jì)等。

17.文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng),船期,航線,等信息,為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。

篇3:外貿(mào)跟單流程與銷售合同

外貿(mào)跟單剛剛起步,發(fā)現(xiàn)的確很不容易,每天機(jī)械式的重復(fù)著工作有點(diǎn)讓人灰心,不過(guò)貌似很多人都這么過(guò)來(lái)的,只要堅(jiān)持總會(huì)得到回報(bào)。

外貿(mào)跟單流程:與客戶聯(lián)系談判簽約--->對(duì)客戶OEM合約--->配合設(shè)計(jì)部,校對(duì)文字--->詳細(xì)填寫產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表--->傳真至廠長(zhǎng)辦公室--->產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表傳真至采購(gòu)部--->產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表傳真至技術(shù)部參考--->回傳至外貿(mào)部存檔--->工廠及財(cái)務(wù)各部門審單--->外貿(mào)部跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度--->將生產(chǎn)進(jìn)度表傳真給客戶方--->填寫驗(yàn)貨通知單并傳真--->驗(yàn)貨完畢出貨,出單證-->整單完畢

第一步:與客戶聯(lián)系談判簽約。對(duì)客戶要求的產(chǎn)品物料包裝等各方面內(nèi)容細(xì)節(jié)進(jìn)行整理,形成條理清晰的中英文合約。見(jiàn)附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。

第二步:對(duì)客戶OEM合約,或者特別要求的,或者其它需要改動(dòng)的產(chǎn)品形成詳細(xì)的備注表。內(nèi)容一般包括:客戶信息,貨號(hào),貨名,規(guī)格,數(shù)量,單位,CBM,單價(jià),金額,物料顏色,物料香型,交貨地址,交貨期,付款方式,瓶體及紙盒設(shè)計(jì),產(chǎn)品防護(hù)需要達(dá)到的程度,外包裝情況(紙箱是否打包帶,生產(chǎn)日期和有效期噴碼內(nèi)容),內(nèi)包裝的保護(hù)(是否需要墊板,海綿)以及合約簽訂地點(diǎn),時(shí)間,合約號(hào)碼,交貨地點(diǎn),裝運(yùn)碼頭,嘜頭,保險(xiǎn),仲裁條款和特別條款等。

第三步:配合設(shè)計(jì)部,校對(duì)文字。由外貿(mào)部在2-3天內(nèi)獨(dú)立形成書面內(nèi)容,交由設(shè)計(jì)部設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)部簽收,一般要求在交貨期前15日設(shè)計(jì)出來(lái)交由印刷廠制版印刷。

第四步:根據(jù)合約及生產(chǎn)備注表所要求,詳細(xì)填寫產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表。

第五步:產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表填寫無(wú)誤后,傳真至廠長(zhǎng)辦公室,注明確切交貨日期,以保證發(fā)貨期。

第六步:產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表傳真至采購(gòu)部以備采購(gòu)。

第七步:產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表傳真至技術(shù)部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣),由技術(shù)部根據(jù)客戶所要求提供產(chǎn)品成分表,添加量百分比,產(chǎn)品特點(diǎn),使用方法,注意事項(xiàng)以供客戶備用。

第八步:工廠辦公室/采購(gòu)部/技術(shù)部在收到產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表后確認(rèn)無(wú)誤,簽名,回傳至外貿(mào)部存檔。

第九步:工廠及財(cái)務(wù)各部門審單,確定外箱情況(規(guī)格,噴碼,是否打包帶),包裝及內(nèi)容物,采購(gòu),生產(chǎn)灌裝。

第十步:外貿(mào)部跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度,形成書面生產(chǎn)進(jìn)度表,由工廠如實(shí)填寫,保證發(fā)貨期。在部分已生產(chǎn)貨物中,工廠提供船頭板,由外貿(mào)部寄給客戶確認(rèn),并保留郵寄單據(jù)。見(jiàn)附件5(生產(chǎn)進(jìn)度表)

第十一步:將生產(chǎn)進(jìn)度表傳真給客戶方,敦促客戶提前匯款。

第十二步:生產(chǎn)完成,填寫驗(yàn)貨通知單并且傳真給客戶準(zhǔn)備驗(yàn)貨。如需要特別認(rèn)證或由驗(yàn)貨機(jī)構(gòu)驗(yàn)貨,則驗(yàn)貨通知單提前3日通知認(rèn)證機(jī)構(gòu)或驗(yàn)貨機(jī)構(gòu)。

第十三步:驗(yàn)貨完畢,驗(yàn)貨報(bào)告?zhèn)鋫髡婵蛻艚Y(jié)收貨款,出貨,出單證,整單結(jié)束。