關于存貨采購及費用報帳管理細則

酒店各部門:

為了提高工作效率,規范存貨采購及費用報帳的手續,特制定本細則:

一、供應商貨款的結算:

1.個體戶供應商貨款支付的規定:凡以個人名義與酒店簽定協議的供應商,在協議中必須詳細注明供應商的姓名,身份證號碼,聯系電話及地址(一家供應商只能以一個人名義簽定協議,不得多戶多人)。在支付貨款時,由協議中的供應商領取現金或支票,出納員必須核對無誤后,方能發放。

2.以單位名義開記戶的供應商貨款支付的規定:幾以單位名義與酒店簽定協議的供應商,在協議中必須詳細注明單位名稱,開戶銀行,帳號,委托經辦人姓名,身份證號碼及貨款的支付方式(支票、匯票等),收款單位必須與合同單位一致。在進行貨款支付時,由協議中委托經辦人領取支票或匯票等。如有變更,需加蓋供貨商單位或財務專用章的負責人簽名的書面變更通知書,出納員方能辦理結算手續。

3.所有以供貨商名義辦理入庫和結算手續的貨款支付,原則上不得由酒店采購員代為結算,如有此情況,出納員應拒絕付款。

4.供應商應方式的規定:個體戶性質的供應商以現金(不高于1000元)或支票方式支付,其他供應商原則上以轉帳支票,電匯等方式支付。

5.供應商貨款結算流程及時間規定:

(1)每月的18日為上月貨款對帳日,供應商將上月的貨物入庫單整理,開具正規有效的發票(不得使用復印件),根據要求填費用報銷單,注明單據張數,貨品名稱,金額和供應商單位或姓名,由經辦采購員簽字,采購部經理核準后,到財務部成本會計處對帳,財務部成本會計對貨款結算金額的真實性,發票及

報帳單填寫的規范性,有效性進行認真審核,不合規定者不予以辦理。

(2)由成本會計審核報帳單據后,報財務經理及總經理批準后付款。

(3)出納會計復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確,支付方式,支付單位是否正確等,復核無誤后方可按支付方式規定的方式辦理結算手續。

二.自行采購報帳具體程序:

1.采購人員采購的物品應于事畢2日內必須辦理報帳手續,按要求填寫費用報銷單并附相關原始單據及相對應的申購單與入庫單,經采購部經理批準后,交成本會計審核并簽字確認,然后依次經財務經理,總經理的批準后付款。

2.出納復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確等,復核無誤后方可辦理結算手續。出納必須做到報帳人有借款的首先沖銷借款。

三.日常費用報銷程序:

酒店各部門日常報銷差旅費,辦公費,汽車費用及水電費,交總經理批準后付款,出納復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確等。復核無誤后方可辦理結算手續。如果有借款必須首先沖銷其借款。

四.預付貨款的報帳程序:

對于一些外地供應商及其他特殊的廠家,必須先預付款后發貨的,采購人員或申請人必須填制《匯票,支票申請單》,注明事由,金額,申請人及對方單位名稱等,在采購部經理核準后,依次財務經理簽字,總經理批準后,方可預付。預付的帳款財務部有權要求采購

人員或申請人及時地到財務沖賬。對于預付帳款的報銷單據在收貨后或事畢后2日內必須填制費用報銷單在經手人及采購部經理簽字

后,由財務經理,總經理簽字后才能報銷。

五.借款的管理:

酒店各部門的其他費用支出及因公出差等需借款時,必須由借款人填寫借款單,在所屬部門負責人核準后,經財務經理審核,總經理批準后,方可辦理借款,借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款,逾期不報帳或償還借款,財務部將停發其工資,直至與財務部清賬完畢。前賬未清而需借款的人員,需經財務經理,總經理批準后方可借款,但在下次報銷中一并報帳。酒店杜絕一切因私個人借款,特殊情況下,必須有擔保人,經財務經理,總經理,董事長批準。

六.關于原始單據的規定:

財務審批堅持支出的合理性,單據的合法可信性。手續不全者不予報銷。采購人員及其他部門報銷的單據,必須是稅務部門認可的發票。若采購人員向個體戶購買商品,因急需而賣方又無發票者,應由賣方定出售貨證明,并簽名蓋章,有一人以上的采購人員證明及驗收人員的驗收證明,經總經理批準后,方可給予報銷。

七.違規處罰規定:

以上報帳及審核人員,應認真履行職責,嚴格按規定要求辦理事務。若違反規定視情節輕重,處于違規金額2倍以上5倍以下的罰款外并作除名處理。

八.本規定于2008年1月1日起執行。

綠水雅客生態酒店

篇2:石油銷售公司存貨管理制度

石油銷售公司存貨管理制度

第一章總則

第一條為了優化企業存貨管理,保障倉庫保管安全、有序、規范,提高倉庫工作效率,特制定本辦法。

第二條本辦法中的存貨是指公司在日常活動中持有的,以備出售的產成品或商品、在產品,以及在生產或提供勞務過程中耗用的材料和物料,主要包括各類原材料、在產品、半成品、產成品、商品、周轉材料等。

第三條存貨只有同時滿足以下兩個條件,才能加以確認:

(一)該存貨包含的經濟利益很可能流入公司;

(二)該存貨的成本能夠可靠地計量。

第二章存貨的計量

第四條存貨的初始成本的計量

存貨在取得時,應按照實際成本入賬。存貨實際成本的計量因來源不同而有所不同,具體按以下原則確定:

(一)購入的存貨,其實際成本包括買價、運輸費、裝卸費、保險費、包裝費、倉儲費、運輸途中的合理損耗、入庫前的挑選整理費等。

(二)自制的存貨,有自制的原材料、包裝物、低值易耗品、在產品、半成品、產成品等。它們的實際成本包括制造過程中所耗用的原材料、工資和有關費用等實際成本。

第五條存貨發出成本的計量

采用加權平均成本進行日常核算。

第三章存貨的收發管理

第六條化工產品采購必須由銷售部依據公司年度制定的采購計劃采購,周轉材料由綜合辦公室依據公司年度制定的周轉材料采購計劃采購。

(一)存貨入庫管理

1.存貨采購必須按規定取得增值稅專用發票。對確實不能取得增值稅專用發票的,須事先提出申請,報經財務部批準,方可采購。

2.化工產品入庫由經辦人員根據發票、運雜費等外來憑證與采購計劃、采購合同核對,檢查憑證所列材料的品種、規格、數量和發貨日期等是否與合同、計劃相符。核對無誤后,交由倉庫人員填制材料驗收入庫單,倉庫人員根據入庫單的內容核對入庫并簽字,化工產品經辦人據此報帳。財務人員根據有關憑證審核發票合法性、正確性及價格的合理性,并進行相應的會計處理。

3.周轉材料入庫由綜合辦公室經辦人員根據發票等外來憑證,檢查憑證所列材料的品種、規格、數量相符。核對無誤后,交由綜合辦公室倉庫人員填制周轉材料入庫單,綜合辦公室倉庫人員根據入庫單的內容核對入庫并簽字,綜合辦公室經辦人據此報帳。財務人員根據有關憑證審核發票合法性、正確性及價格的合理性,并進行相應的會計處理。

存貨驗收過程中,如有數量、質量、型號規格不符及破壞、毀壞等情況應查明原因,屬產品質量問題的,拒絕入庫,實行退貨,如不符,應由銷售部或綜合辦公室會同相關部門按照公司關于質量管理規定提出索賠等處理意見,財務部門應當拒絕付款或部分拒絕付款。

(二)存貨發出的管理

1.周轉材料,根據當期消耗計劃,由使用部門填制"周轉材料領用單",由責任部門審核簽字,綜合辦公室倉庫人員據此辦理周轉材料出庫。

2.化工產品出庫,公司堅持先款后貨原則,由銷售部依據公司制定客戶管理辦法和結算管理辦法進行銷售出庫單編制,財務部相關人員對貨款是否到賬進行審核,審核無誤后在銷售出庫單簽字確認,公司領導進行最終簽字確認,銷售部將確定無誤的銷售出庫單蓋章傳真至倉庫,倉庫據以辦理提貨手續。

第四章存貨明細賬管理

第七條所有入庫儲存的商品、材料物資,應按品種登記明細卡,記錄收發數并結出余額,隨時與實存數量進行核對,并做到卡、實相符。如有不符,應查明原因并及時糾正。

第八條倉庫應建立存貨明細賬,詳細登記存貨的類別、編號、名稱、規格型號、數量、計量單位等,并定期與財務部就存貨品種、數量、金額等進行核對。

第九條存貨明細賬是記錄實物的收入、發出、結存情況的重要賬冊,必須按品種、規格登記,妥善保管,年終裝訂成冊,至少保存5年。

第十條入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄,應當經有效授權批準。

第五章存貨的清查

第十一條每月要進行不定期盤點,每年要進行期末全面盤點工作,對庫存材料、在制品、產成品等存貨資產進行盤點。

第十二條由財務部組織力量,做好充分準備,根據工作計劃進度,安排盤點時間;要事先準備盤點清冊,盤點時逐一登記,發現損壞、變質、陳舊、失效的存貨,要單獨注明,寫明盤點日期,并由盤點人簽章。對從實際盤點日至12月31日的存貨每一筆收發業務都要單獨列示計算。

第十三條存貨發生盤盈、盤虧及毀損,應及時按規定審批處理,盤盈的存貨沖減當期的管理費用,盤虧的存貨,應查明原因,由于管理人員管理不善原因造成的,應予以罰款,在扣減過失人或者保險等賠款和殘值后,計入當期的管理費用,屬于非正常損失的,計入營業外支出。

第六章附則

第十四條本辦法由財務部負責解釋。

第十五條本辦法自下發之日起施行。

篇3:存貨管理規定范例

存貨管理規定

一、存貨是企業生產經營過程中為銷售或者耗用而儲備的物資,包括原材料、包裝物、低值易耗品、庫存商品、委托加工物資、委托代銷商品、受托代銷商品等。

二、存貨入庫時,應填制入庫單,出庫時應填制出庫單,其存貨數量及金額要與財務核算相符。

三、低值易耗品

1、根據公司的情況,特規定2000以下、50元以上,使用年限較短,不作為固定資產核算的各種用具、物品以及在經營中使用的包裝物、周轉容器等,為低值易耗品。

2、低值易耗品在購買之前應按規定申購,經有關部門審核,領導批準,方能選購。

3、為了加強對在用低值易耗品的管理,各單位應按使用單位和部門設置低值易耗品登記簿。

4、使用部門向倉庫領用低值易耗品,應填制一式三份的領用憑證,一份留存倉庫,作為登記“庫存低值易耗品卡片”的依據;一份交給使用部門作為實物管理的依據;一份交給會計部門作為記帳的依據。除此以外,各單位應建立“低值易耗品卡片”由有關部門保管、以控制各使用部門的在用低值易耗品。

5、要建立以舊換新的賠償制度,及時按照制度的規定辦理,并進行會計處理。要按各使用單位、部門設置在用低值耗品明細帳(包括量和金額),定期與實物核對,并與財會部門的帳面余額進行核對。在用低值易耗品以及使用部門退回倉庫的低值易耗品,應加強實物管理,并在備查簿進行登記。

6、公司的低值易耗品報廢時,應由負責使用部門及時填制低值易耗品報廢單,填明報廢低值易耗品的數量和原價和按照規定對入庫殘料的作價。由于員工丟失損壞,照章應由員工賠償。所有離開公司的人員,應辦理低值易耗品的退庫手續,同時,管理人員應加強對低值易耗品的實物管理。

四、盤盈的存貨,應當相應沖減有關成本、費用;盤虧或毀損的存貨,在扣除過失人或者保險公司賠款和殘料價值后,計入有關成本、費用帳戶。存貨的盤盈盤虧應在辦理有關審批手續后,按規定進行會計處理。

由于自然災害造成的凈損失,計入營業外支出。

五、存貨應當定期盤點,每年至少盤點一次,盤點情況如與帳面記錄不符,應查明原因,經報批手續后及時進行會計處理,一般在年終結帳前處理完畢。