團隊接待程序

一、標準:

1、熟記重要團隊名稱及領隊名字。

2、熟悉重要團隊的日程安排。

二、程序:

1、接到接待通知單后,根據接待單上的特殊要求逐一落實(房號、房間布置要求、歡迎信、具體抵離時間、用餐地點、用餐標準、由誰負責出面迎接等)。

2、根據客人的抵店時間,提前2小時(特殊情況除外)對房間進行檢查,檢查內容是:房內各項設施是否完好無損,衛生

是否合乎標準,是否按貴賓的規格放置了各類物品,需撤除的物品是否已撤除,檢查完畢,放置歡迎信。

3、在查房中如發現問題,隨時與有關人員聯系,并督促立即維修,如不能在短時間內修復,應通知總臺重新安排房間,并協助布置,檢查。

4、根據團隊抵店時間,提前在大廳恭侯客人,如事先不知客人的抵店時間,應通知總臺及時呼叫。

5、當團隊抵店時,大堂經理迎上前去與團隊陪同聯系,先自我介紹并與領隊交換名片,然后代表度假酒店總經理向客人表示歡

迎(如度假酒店總經理出面迎接,大堂經理則要向客人介紹總經理),并將客人引上電梯,送至樓層或根據實際情況在大廳等候,隨時準備提供服務,檢查行李運送情況。

6、如果團隊進店后即去餐廳用餐,大堂經理應事先根據接待要求對餐廳進行檢查,團隊進店后,送客人進餐廳用餐。

7、對于需要組織迎送隊伍的重要團隊,要事先與有關部門聯系,落實迎送隊伍人數集中的時間及地點,并與有關接待部門保持聯系,以確定抵離時間,在迎送隊伍準備就緒后,通知總經理出場。接待過程中,要求指揮正確、及時,確保工作順利進行。

8、接待完畢后,將接待情況記入工作日記,并在接待統計表中做記錄。

篇2:酒店團隊接待操作程序標準

酒店市場營銷部操作程序及標準

S&MSTANDARDOPERATIONPROCEDURE

程序與標準PROCEDURE

酒店團隊接待操作程序與標準

編號REF.NO.YLCCH/S&M―04-007第1版/第0次修改

執行職位POSITIONRESPONSIBLE旅行社銷售經理

涉及部門DEPT.CONCERNED前廳部、管家部、餐飲部、財務部

政策制定人PREPAREDBY

審批人APPROVEDBY

執行日期EFFECTIE

一、團隊接待操作程序:

1、團隊預訂

(1)收取預訂傳真、信函,認真細致閱讀。

(2)閱讀訂房傳真、信函,理解正確。

(3)查清訂房要求,如有超出本人權限的特殊要求,應向營銷總監匯報。

(4)查清對方與我店是否已有協議。如有協議,而且對方的要求也符合協議條款,可按要求直接給予確認;如超出協議條款和本人權限,應經請示營銷總監后與對方商量,達成一致后再予確認;如無協議,應在自己職權范圍內與對方就價格、付款方式等進行協商,達成一致后再予確認;如對方要求超出本人權限,應向營銷總監請示后再與對方協商,達成一致后再予確認。

(5)根據預訂要求,查閱《會議/團隊客情一覽表》。

(6)與前廳部客房預訂確認能否接受預訂。

(7)24小時內填寫《團隊預定確認書》給予書面確認,確認內容全面正確,包括時間人數、用房數、國籍、價格、訂餐人數、付款方式。

(8)準確無誤填寫《團隊通知單》并提前一周將《團隊通知單》發至前廳部客房預訂等有關部門。

(9)將預訂填入《會議/團隊客情一覽表》,供隨時查閱。

(10)將通知單放入當月團隊資料夾。

(11)將對方傳真歸入文件夾,及時轉送財務部會計核算組。

2、團隊更改與取消

(1)接收旅行社更改、取消通知,以書面形式為準。

(2)對照原計劃進行比較,仔細找出修改內容,不得遺漏。

(3)如對變更無異議、重大更改,則立即給予確認;如有異議,則需打電話或發傳真,則于24小時之內與該社取得聯系。

(4)如24小時內的團隊取消,協商解決,酌情收取損失費,以求下次合作,共同發展。

(5)如該團計劃已下發前廳部預訂處,須立即向前廳部預訂處下達《變更通知單》;如該團預訂尚未下達,則在原計劃相應處用醒目色筆進行改動。

(6)及時將資料歸檔。

3、團隊接待

(1)團隊到店前三小時,對照《團隊通知單》仔細核對團隊人數、用房數等情況。

(2)檢查房間、鑰匙等的準備工作是否到位。

(3)對有特殊要求的客人,應檢查是否已按特殊要求做好各項安排。

(4)團隊到店時,到前臺與旅行社陪同及領隊聯系,互相交換名片,協助辦理入住手續。

(5)協助總臺接待人員的工作,落實團隊用房、用餐及其他特殊事項。

(6)團隊辦理退房手續前15分鐘到總臺協助結帳,并確保團隊客人已結清個人帳。

(7)送客人離店,與客人道別。

(8)團隊退房后,將《團隊預定確認書》、《團隊通知單》歸檔,由部門文員按每季或每年進統計,登記在《會議/團隊經營情況一覽表》上。

二、團隊接待的操作標準:

1、所有信息必須以書面的形式,要求準確、及時、簽字。

2、訂單的收取要及時,回復必須在24小時以內,確認必須與書面形式,并按類歸檔。

3、團隊的確認、修改、取消必須第一時間與前廳部預訂處聯系。

4、與各相關部門的溝通必須以書面、簽字確認的形式進行,并要求準確、及時。

5、旅行社銷售經理必須全程跟蹤團隊的預訂、變更、入住、退房全過程,及時反饋信息、解決問題,并填寫《客戶意見反饋表》。

6、須協助財務部做好結算工作。

7、盡量用姓氏稱呼客人。(整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次)

篇3:酒店會議團隊接待程序規定

酒店會議、團隊接待程序的規定

1、每月月底前餐飲部必須讓下月份(婚宴)使用多功能廳的情況,一式兩份報營銷部及客房部經理;增減情況及時與其溝通,避免撞車現象。

2、任何部門開房,現付房價低于158元/間的情況,必須在賬單上由副總經理級及以上人員簽字。(特價房、協議戶除外)

3、會議室使用必須下會議通知單,總經理簽批后,方可下單到客房部進行接待;否則出現責任全部由接會人負責。

4、餐飲50人或5桌以上,客房一次預訂開房10間以上,必須下會議通知單,總經理簽批后,下發各部;否則出現責任全部由接會人負責。

5、所有執行團隊價的,必須見該旅行社(蓋章)的傳真文件;總經理簽批后,發送部門接待;否則按散客價接待。

6、所有接單人員必須是部門領班級及以上人員;接單人負責工作安排、協調及督導落實。

7、營銷人員在與客戶簽訂接待協議前,必須與部門(管理員)結合落實當日的接待能力;避免超出接待能力及撞車現象。

8、提示:協議價不低于160,會議價不低于140,團隊價不低于120;低于底線必須請示上級領導批示;批示后方可簽發。