第一章辦公物品的購買

辦公物品購買細則

第一條原則

為了統一限量,控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公用品的購買,都應由辦公用品管理員統一負責。

第二條辦公物品的訂購

根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向辦公用品管理人員通報,確定訂購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化,也一并向管理人員提出。

調整印刷制品格式,必須由使用部門以文書形式提出正式申請,經行政主管審核確定大致的規格、紙張質地與數量,然后到專門商店采購,選購價格合適、格式相近的印刷制品。

第三條采購辦法

在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

第四條訂購單

在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經行政部門確認后,直接向有關商店訂購。

行政部門必須依據訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。

第五條跟蹤

按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品,以及在預定日期送到與否。

第六條驗貨

所訂購辦公用品送到后,按送貨單進行驗收,核對品種、規格、數量與質量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進度控制卡上作好登記,寫明到貨日期、數量等等。

第七條付款

收到辦公用品后,對照訂貨單與訂購進度控制卡,開具支付傳票,經主管簽字蓋章,作好登記,轉交財務部負責支付或結算。

第八條分發

辦公用品原則上由公司統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。在這種情況下,行政部門有權進行審核,并且把審核結果連同申請書一起交付監督部門保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。

第二章辦公物品的申請、分發領用及報廢處理

第九條申請辦法

各部門的申請書必須一式兩份,一份用于分發辦公用品;另一份用于分發領用用品臺賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數量與單價金額。

第十條分發辦法

1.接到各部門的申請書(兩份)之后,有關人員要進行核對,并在申請受理冊上作好登記,寫上申請日期、申請部門、用品規格與名稱以及數量,然后再填寫一份用品分發傳票給發送人員。

2.發送人員在進行核對后,把申請所要全部用品備齊,分發給各部門。

3.用品分發后作好登記,寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書,轉交行政部記賬存檔;另一份作為用品分發通知,連同分發物品一起返回各部門。

第十一條報廢處理

對決定報廢的辦公用品,要作好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。

第三章辦公物品的保管

第十二條填寫清單

所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。

第十三條保管

必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。

第十四條盤存

辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由管理室主任負責。清點要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調整清單,使兩者一致。

第十五條印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準,對領用的數量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。如果消耗品用完,立即寫報告遞交行政主管。

第十六條持有量調查

必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是,定期對每月領用量、使用量以及余量(未用量)作出統計,向上報告。行政部對報告進行核對,檢查各部門所報統計數據是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。

第四章對辦公物品使用的監督與調查

第十七條調查內容

對公司各部門進行調查,調查內容包括:

1.核對用品領用單據與用品清單。

2.核對用品申請書與實際使用情況。

3.核對用品領用清單與實際用品清單。

第十八條行政主管職責

1.核對收支傳票與用品實物清單。

2.核對支付傳票與送貨單據。

篇2:某營銷中心辦公物品管理制度

營銷中心辦公物品管理制度

1、公司辦公用品由行政部總臺文員保管、申購、發放登記,并如實進入領用者成本,于每月底登記匯總進入公司月考核表。

2、任何人領用,必須到總臺文員處簽字登記領用,總臺文員必須根據實際情況控制發放,任何人不得隨意多領。簽字筆每人每月原則上只能領一只,信紙兩個月一本,其他用品領用須由部門負責人簽字才能發放。

3、膠卷領用原則上每次只能領用一卷,超過二卷必須要先經行政部批準。任何膠卷的領用必須要返回已拍膠卷,沒有用于拍攝的膠卷必須如數退回,否則算私人領用,行政部將上報財務,在領用者本人工資中按實價扣除。

4、膠卷沖印如屬私人沖印,必須如實交納沖印費,公司不予墊付。

5、公司人員的名片印制,必須要部門負責人批準,總臺文員才能給予印制。如有部門、職位變動的名片,必須經公司行政審核后,才能給予印制,不準隨意濫印名片。

6、行政部專人負責衛生間卷紙存放及衛生香的燃點,每天必須保證卷紙的用量,公司員工不能浪費使用。

7、總臺文員負責公司飲用水的供應、結帳登記,并保證茶葉、茶杯的保管和即時供應。

8、總臺文員應根據自己的職責,認真保管好自己管理的辦公用品及其它物品,并每月負責上報用量和核算工作。要時刻保持庫存最低用量,以確保公司工作正常開常,不得由此耽誤公司工作。

9、時刻掌握辦公用品的價格情況,有問題即時匯報到行政審計。進貨時總臺文員必須認真檢查辦公用品的質量和準確數量,然后登記入庫,公司所有辦公用品必須先進庫,后領用,任何人不得隨意購置使用后再報銷。

篇3:X公司辦公物品采購保管制度

×公司辦公物品采購保管制度

為加強對物資采購的管理,進一步規范公司辦公用品采購工作,提高采購工作的效益,切實推進公司的黨風廉政建設,根據我公司實際,現制定本規定。

第一條辦公物品購買原則

為了統一限量、控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公用品的購買,都應由辦公室統一負責。辦公室要根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平,確定訂購數量。

第二條辦公物品訂購方式

小型或零星辦公物品的采購要由兩人以上到指定專門商店采購,要選購價格合適、質量合格的物品。

大型物品采購可采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源采購等方式進行。

1、購單件或批量在5萬元以上的物品(低值易耗品除外),應采取招標采購。凡進行公開招標和邀請招標的,應成立專項采購工作小組,依法組織實施招投標。

2、凡采用競爭談判或詢價方式的,要組成有申購單位負責人參加的談判小組或詢價小組,在進行市場調研、多方比較的基礎上,經集體討論提出意見,并根據權限由相應的組織或負責人予以確定。

3、凡采用單一來源采購方式(包括定點采購)的,應遵循公開、公平、擇優的原則,按照權限由主管部門與申購單位共同確定供應商。

第三條辦公物品采購過程

在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則進行訂購。

一、驗貨

所采購的辦公用品到貨后,由倉庫管理員按送貨單進行驗收,經核對(名稱、規格、數量、單價、金額、質量等)無誤后,在送貨單上(一式二聯)簽字驗收,然后將送貨聯留存歸類,另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。

二、付款

采購員收到供貨單位發票后,須查驗訂貨單位合同,核對所記載的發票內容并在發票背面簽字認可后,攜驗收入庫單結算發票以及開列的支付傳票,交主管部門負責人審核簽字后,做好登記,做到帳、卡、物一致,最后交財務處負責支付或結算。記賬聯由記賬員做記賬憑證并歸檔。

三、分發

辦公用品原則上由公司統一采購、分發給各個部門。用品分發后作好登記,寫明分發日期、品名與數量等。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。

四、保管

辦公用品進倉入庫后,倉庫管理員按物品種類、規格、等級、存放次序、分區堆碼,不得混亂堆放,并由記賬員按送貨單序號和貨單內容在辦公用品收發存帳冊上進行登錄。倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。

第四條辦公物品采購紀律

一、參與物品采購的單位和工作人員,不準參加可能影響公平競爭的任何活動;不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;不準在供貨方報銷任何應由個人支付的費用;不準損害公司利益,徇私舞弊,為對方謀取不正當利益。

二、物品采購過程中發生的“折扣”、“讓利”等款項,應首先用于降低采購價格;確屬難以用于降低采購價格的,一律進入公司財務帳內,不得由部門坐收坐支,不得提成給經辦人員。

三、對違反規定的行為,應追究有關責任人紀律責任,由此造成的損失由責任人賠償,并按公司規定懲處。

第五條本規定從即日起執行