為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足公司對優質資源的需求,進一步規范物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制定本制度。

一、請購及其規定

1.請購的定義

請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料,并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2.請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素:

⑴

⑵

⑶

⑷

⑸

⑹

⑺

⑻

⑼

⑽

⑾

⑿

⒀

⒁

⒂請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數量;請購的物品規格;請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;請購的物品的要求時間;請購如有特殊需要請備注;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;采購副總審核;財務審核人;公司總經理。

3.請購單及其提報規定

⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰,由公司領導審核批準后報采購部門;⑵固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

⑸請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交,為提高效率該清單的單子文

檔也需一并提交;

⑺遇公司生產、生活急需的物資,公司領導不在的情況,可以電話或其他形式請示,

征得同意后提報采購部門,簽字確認手續后補。

⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,請購部門必須作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

4.公司物資請購單的提報部門

⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二.請購單的接收及分發規定

1.請購的接收要點

⑴采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰,檢查請

購單是否經過公司領導審批;

⑵接收請購單時應遵循無計劃不采購,名稱規格等不完整清晰不采購,圖紙及技術資

料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

⑷對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2.請購單的分發規定

⑴對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

⑵對于緊急請購項目應優先處理;

⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

⑷重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

3.采購周期的規定

⑴單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的

物資及產品的采購周期不應超過5天;

⑵單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購,采購周期不應超過15天;⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

時應向領導說明原因;

⑷遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

三.詢價及其規定

1.詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱,了解圖紙及其技術要求,遇到問題應及時的與請購部門溝通;

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

3.對于緊急請購項目應優先處理;

4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

6.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

7.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

四.比價、議價

1.對廠商的供應能力,交貨時間及產品或服務質量進行確認;

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合

條件更加突出;

3.收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況,設定議價目標或理想中標價格。

4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力,資質進行驗證和審查,如通過進行實

地考察了解供應商的各方面的實力等;

5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

五.比價、議價結果匯總

1.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導,征得同意后方可匯總;

2.比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付

款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;

3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

六.合同的簽訂及其規定

1.合同:是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,

受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

⑴合同正文應包含的要素

1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

2)采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與

確認圖紙是不可分割的部分;

3)包裝要求;

4)合同總額應含稅,特殊情況應注明;

5)付款方式;

6)工期;

7)質量保證期;

8)質量要求及規范;

9)違約責任和解決糾紛的辦法;

10)雙方的公司信息;

11)其他約定。

⑵合同簽訂及其規定

1)如涉及到技術問題及公司機密的,注意保密責任;

2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

3)為防止合同工程量追加或追加無依據,打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

4)遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清

點;

5)質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

6)詳細約定發票的提供時間及要求;

7)與初次合作的單位合作時,應少付預付款或不付預付款;

8)違約責任一定要詳細、具體;

9)比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

10)合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

11)合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字,加蓋公司合同章方可生效;

12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

七.付款及合同執行

1.付款規定

⑴按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支

出審批單),該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

⑶財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款,以免影響合同的執行和供貨周期,

遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

2.合同執行

⑴已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進,由采購部負責人進行監督,如出現問

題,采購部應及時提出建議或補救措施,并及時通知請購部門及公司領導;

⑵已簽訂的合同在執行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況,

跟蹤并督促其保質保量,按時履約;

⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同,遇未盡事宜應及時協商并簽訂補

充合同。

八.報驗與入庫

1.報驗

⑴供應單位已經履行完畢的合同,采購部應及時的通知質檢部門進行驗收;⑵對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行;⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收;⑷質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗,并出具報驗結果證明書,對于質

檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

2.入庫

⑴公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收;⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門,由請購部門及時安排卸貨

與搬運;

⑶質檢部門未及時驗收的合同標的物,倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資

接受;

⑷質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫,并及時出具入庫清單;

⑸質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

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篇2:A公司采購合同管理制度

某公司采購合同管理制度

第1章總則

第1條為加強公司對采購合同的管理,規范采購作業,根據國家相關法律法規和公司的規章制度,特制定采購合同管理制度。

第2條本制度適用于公司化工生產物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。

第3條公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。

第4條公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。

第5條合同必須采取書面形式,經協商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。

第6條合同內容必須完整,條款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。

第2章合同簽訂

第7條公司總經理是采購合同的法定簽訂人,采購部經理在總經理的授權下代表公司簽訂采購合同。

第8條未經公司總經理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。

第9條采購部根據經審批通過的采購申請制定采購方案,經采購部經理審批通過后嚴格執行。

第10條采購合同的簽訂流程如下。

1.采購員采集供應商信息

(1)采購員從使用部門的需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。

(2)采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經理。

2.確定備選供應商。采購部經理根據《供應商情況分析表》,初步篩選符合條件的供應商,分析各供應商優劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。

3.采購合同談判。采購部經理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。

4.合同評審。采購部協同使用部門負責人、質量管理部經理、財務部經理根據《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經理審批。

5.合同審批。總經理總和評審意見,若采購合同金額在總經理審批權限內,總經理批準執行;若采購合同金額超出總經理審批權限,總經理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。

6.合同簽訂。相關領導在授權范圍內簽訂采購合同。

第3章合同履行

第11條合同蓋章生效后,合同雙方按照合同規定的內容,全面地履行各自承擔的權利與義務。

第12條公司采購部和財務部應根據合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。

第13條在合同履行過程中,合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可,經總經理簽字同意后,再轉財務審核付款。

第4章合同的變更和解除

第12條合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經理審核通過方可。

第13條變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發的要求,并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。掛號寄發或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第14條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規定的管理范圍。

第15條合同變更后,合同編號不予改變。

第16條在合同履行中出現下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經理,并按照國家法律法規和本公司相關規定及合同約定與對方當事人協商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同的。

3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的

4.其他合同約定的或法律規定的情形出現。

第17條合同發生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協商解決,協商不成需進行仲裁或訴訟的,協助法律顧問辦理有關事宜。

第五章其他

第18條采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第19條公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。

第20條凡因未按公司規定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。

第21條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。

第六章附則

第22條本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規和政策執行。

第23條本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。

第24條本制度自頒布之日起開始執行。

篇3:房地產公司《經濟合同審批表A小額緊急采購審批表》規定

地產公司《經濟合同審批表A、小額/緊急采購審批表》試用規定

為簡化經濟合同的審批流程,公司制定了《經濟合同審批表A》及《小額/緊急采購審批表》。現將有關表格試用規定通知如下:

1、適用范圍

a)市場營銷系統、行政人事部

b)兩部門負責的全部經濟合同和采購事項

2、試用日期:20**年4月30日起

3、《經濟合同審批表A》中的"合同負責人"應是能獨立對外承擔責任的人,一般是主任或主任級以上的員工。"合同負責人"和"審批人",均由公司簽發相應的《授權表》統一規定。

4、合同負責人對合同的合理性、合法性、完整性負責,并應保證該合同符合公司及本部門的各項管理流程。合同負責人應在合同送審前作出認真審核,在需要時可及時直接聯系公司法務專員。

人事行政部----------zz(分機8108)

市場部----------zz(分機8609)

----------zz(分機6806)

5、合同負責人在遇到較大額的對外合作合同、銀行信貸或抵押合同、長期高額的租賃合同及其他可能給公司帶來較大影響的合同(包括對公司商譽的影響)時,需通知公司法務專員提前參與合同的談判、協商過程中。

6、《經濟合同審批表A》中的法務專員意見欄和法律顧問意見欄右欄中的幾種合同類型選擇項,由法務專員審核填寫。

7、各部門經理應對本部門的"一次性小金額合同"作出書面規定,并抄送給法務部作指引。

8、部門法務專員在接到合同文本后,如有意見,會向合同負責人提出,如需要,可要求合同負責人安排直接與簽約對方溝通。

9、各部門如遇有以下采購:

a)緊急而無法于交付前簽定合同的采購:指一次性且金額在[30000元]以下,因急需有關產品或服務而無法于交付前完成議定和審批程序的采購。

b)小額零星采購:指金額在10000元以下的產品或服務,而在市場慣例下一般采取即時結清、無須簽訂書面合同的采購。

經辦人必須事先與合同對方就