公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門(mén)設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門(mén)主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱(chēng)、發(fā)放時(shí)間及各部門(mén)、收件人等內(nèi)容。

四、發(fā)文部門(mén)持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門(mén)收件人簽字后領(lǐng)取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門(mén)建立本年度各類(lèi)文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系補(bǔ)齊。

八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類(lèi)、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類(lèi)別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門(mén)上附有柜內(nèi)文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。

十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門(mén)主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷(xiāo)毀。

執(zhí)行部門(mén):責(zé)任人簽名:

篇2:工程安全生產(chǎn)文件控制計(jì)劃

工程項(xiàng)目安全生產(chǎn)文件控制計(jì)劃

(1目的

1、通過(guò)文件控制,確保文件所使用的文件是有效版本,防止使用作廢文件。

2、確保文件的收發(fā)紀(jì)錄、標(biāo)識(shí)和修訂狀態(tài)清楚,易于查找。

3、確保與施工現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)保證體系運(yùn)行有關(guān)的重要崗位都能見(jiàn)到相關(guān)現(xiàn)行有效版本的文件。

(2職責(zé)

1、項(xiàng)目總工程師是本要素的主管領(lǐng)導(dǎo)、安質(zhì)部是本要素的主管方。

2、安質(zhì)部負(fù)責(zé)內(nèi)外部行政文件、管理手冊(cè)、程序文件和記錄表格的控制并編制清單。

3、項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)文件(專(zhuān)項(xiàng)施組等)、安全技術(shù)規(guī)范及相關(guān)法律、法規(guī)等要求的控制并編制清單。

(3文件的編制和審批

1、安保計(jì)劃及其換版有項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)編寫(xiě),其他各部門(mén)參與進(jìn)行編制,項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。

2、專(zhuān)項(xiàng)安全技術(shù)措施由工程部負(fù)責(zé)編制,項(xiàng)目總工程師審核,項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、安全技術(shù)操作規(guī)程由安質(zhì)部負(fù)責(zé)編制,項(xiàng)目總工程師審核,項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。

4、其他管理性和技術(shù)性文件由負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的職能部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě),由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。

(4文件的收集和發(fā)放

1、文件的發(fā)放應(yīng)確保與管理系統(tǒng)有關(guān)的各部門(mén)和相關(guān)作業(yè)場(chǎng)所都能及時(shí)得到相應(yīng)的有效文件。

2、安保計(jì)劃、安全技術(shù)操作規(guī)程、專(zhuān)項(xiàng)安全技術(shù)措施由安質(zhì)部負(fù)責(zé)發(fā)放。

3、國(guó)家、地方、行業(yè)發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求由安全員負(fù)責(zé)收集。

4、文件收發(fā)均要做好收發(fā)記錄。

(5文件的更改

1、安保計(jì)劃經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后不得隨意更改,如因工程變更或工藝變化等需進(jìn)行更改,需將更改內(nèi)容按原審批程序進(jìn)行審批。

2、文件更改應(yīng)由原文件編制部門(mén)理出更改意見(jiàn)、由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。

3、文件更改方法可根據(jù)實(shí)際需要而定,如手改、換頁(yè)等。文件經(jīng)多次修改或大幅度修改后應(yīng)重新編印,并更改版本號(hào)。

4、文件更改批準(zhǔn)后,由原文件歸口部門(mén)實(shí)施更改更改時(shí)應(yīng)注明更改生效日期,對(duì)重要更改還應(yīng)發(fā)放文件更改通知單告知文件使用人。

(6作廢文件的處理

1、作廢文件從各現(xiàn)場(chǎng)收回,由歸口部門(mén)統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

2、作廢文件具有保存參考價(jià)值需要保存的文件,必須作好作廢文件的標(biāo)識(shí),防止誤用。

(7文件的保管

1、領(lǐng)用受控的安保體系文件的部門(mén)和個(gè)人,必須妥善保管,若有遺失,經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意后方可補(bǔ)發(fā)。

2、文件破損不能使用時(shí),文件的持有人應(yīng)到文件發(fā)放部門(mén)辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。

3、文件的保管應(yīng)直至工程竣工,并將所有文件交項(xiàng)目部存檔。

篇3:工程項(xiàng)目部安全保證體系文件控制工作程序

工程項(xiàng)目部安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對(duì)與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場(chǎng)所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門(mén),負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類(lèi)

(1)安全保證體系手冊(cè),作業(yè)指導(dǎo)書(shū),安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過(guò)受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊(cè)由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門(mén)審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷(xiāo)毀

5.1本項(xiàng)目無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類(lèi)的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門(mén)安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄