人民醫院檔案管理制度

第一章

第一條:根據中華人民共和國《檔案法》規定要求,加強醫院檔案管理,更好地保護和開展檔案利用,為社會主義現代化服務,特制定本管理制度。

第二條:圍繞醫院工作職能,積極開展各項工作,認真做好在職能活動中所形成的文件、資料、圖片、文書檔案、科技檔案、人事和財務檔案的收集、整理工作。

第三條:檔案工作是醫院整個工作的一部分,列入醫院工作計劃之內。

第二章

第四條:收發登記是文件的“帳目”,凡是正式往來條文,本院內部文件、會議材料、人民來信,均應逐件登記。

第五條:收文和發文,橫向文件和縱向文件分別分開登記。

第六條:登記內容包括收(發)文機關、標題、順序號等。

第七條:發文在經領導簽發后,編號登記。收文經領導批閱后,分送經辦人閱辦。

第八條:每月清理一次收(發)文件,凡是辦理完畢的文件及時收集妥為保管。

第九條:在辦理文件過程中,注意文件整潔,不得用圓珠筆或鉛筆書寫,如有復寫紙打印的材料應用碳素墨水書寫整齊附后。

第十條:文件應做到及時登記書寫清楚,及時分發,及時督辦。

第三章

第十一條:歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

1.上級機關的文件材料:上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料;上級機關頒發的需要執行的文件,以及普發的、非主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;上級領導視察、檢查時的重要指示、講話、照片等材料。

2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各種規定、計劃、規劃、方案、統計報表、預決算;黨政工團各級領導召開的工作會議材料;各項工作的請示和批復;各職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;新技術應用的技術資料、科研成果、技術鑒定、技術標準等技術文件材料;人員編制、工資標準、調資升級名冊、干部任免文件;有保存價值的照片、錄像、磁帶;重要的信訪材料、印模和啟用印章的文件材料;本院編印的出版物原稿和樣書;10萬元以上設備申購的全套材料材料;房改材料、養老保險、工程計劃預算決算、合同契約等。

3.個人檔案:經過評聘的專業職(稱)的個人申報、審批表、學歷證明、總結、論文以及評委會議意見等專業技術干部的檔案材料。

4.會計檔案:經濟活動中形成的原始憑證、帳冊、收據、報表等財務檔案。

第十二條:歸檔時間

每年辦理完后的所有文件材料于次年3月份前交檔案室歸檔。

第十三條:歸檔要求

1.按照歸檔范圍,將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、按照文件性質立卷歸檔,保持聯系,不同保管期限分開立卷。

3.根據文件內容和保存價值確定永久、長期、短期三種保管期限。

4.卷內目錄清楚、案卷標題確切、案卷登記有序、編制檢索工具。

第四章

第十四條:檔案查閱

凡因工作需要查閱檔案,必須持有明確的有效證件,說明查閱理由和查閱內容范圍,經過同意,先登記再查閱。本單位工作人員如因工作需要查閱,提出正當理由,內容范圍,盡量做到隨要隨查。

第十五條:借閱

檔案一般不得借出檔案室,如特殊情況確實需要借出,必須經過分管領導批準,辦理借閱手續,閱后及時歸還。

第五章

第十六條:非檔案室專(兼)職人員不得隨便進入檔案室,進檔案室查閱檔案,經辦理手續后,才能進入。

第十七條:查閱檔案應在指定地點查閱。

第十八條:保護檔案安全,根據現有條件盡量做到能防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲。

第十九條:檔案庫房要保持清潔每月一次對檔案全面檢查。

第二十條:檔案人員要嚴格執行《保密法》,保守秘密。

第二十一條:統計

1.為了及時了解檔案及檔案工作情況,研究制定工作計劃,提高檔案管理水平,必須做好檔案統計工作。

2、統計工作堅持實事求是,如實反映情況,各種數字力求準確。

3.本院檔案室應建立檔案、設備、利用效果、檔案移進移出等統計臺帳,平時做好登記,年終進行匯總。

4.對各類情況的統計要定期分析記載。

5.及時完成縣檔案局的統計報表任務。

第二十二條:鑒定和銷毀

1.有組織、有領導、有計劃地開展檔案鑒定工作,以緩解檔案庫房和保管設備的緊張狀況,減少保管工作量,提高室藏檔案的質量。

2、建立鑒定小組(檔案管理領導小組),其成員由分管檔案的院領導、辦公室主任及檔案人員組成,負責鑒定工作。

3.定期對室藏檔案中超過保管期限的檔案直接進行鑒定,用全面的、歷史的、發展的觀點科學地判斷檔案的價值,并確定其存毀。

4.對確無保存價值的檔案必須銷毀時,造好檔案銷毀清冊(一式二份)經本院分管領導簽字同意后,連同須銷毀的檔案送交縣檔案局,縣檔案局在銷毀清冊上簽字蓋章后,一份交檔案館,一份交本院存檔,其銷毀檔案由縣檔案局統一處理。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員行車安全檔案制度

第一條為加快建立現代企業制度,規范駕駛人的檔案管理,避免因檔案遺失或隱私泄漏,給企業和員工帶來的風險,有效的保護和利用檔案,提高科學管理水平,特制定本規定。

第二條作為客運企業,客運駕駛人檔案是企業管理檔案非常重要的組成部分,是公司勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關駕駛人個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料,是全面的考察員工的依據,是公司檔案的組成部分。

第三條客運駕駛員行車安全檔案實行一人一檔制度,檔案記錄其在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況,以下資料納入公司人事檔案范圍內:

(一)駕駛員登記表、照片。

(二)戶籍所在地公安機關無劣跡證明(或公安網查詢記錄)。

(三)單放鑒定表及培訓記錄。

(四)公安網駕駛員違章信息記錄(查詢記錄)。

(五)駕駛員個人行車事故檔案資料。

(六)駕駛員駕駛證、身份證、上崗證、從業資格證等復印件。

(七)駕駛員檔案交接清單。

(八)駕駛員解聘審批證明。

(九)駕駛員違章、違紀處理情況,安全公里記錄和安全獎懲記錄。

(十)集團內部安全公里轉入證明。

第四條客運駕駛人信息檔案管理要求

1.分公司安全管理員負責駕駛人檔案的建立及維護工作,自駕駛人入職第一天起為其建立檔案,員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理,以便查詢。

2.辭職、辭退駕駛人的檔案從分公司提出,單獨保管。

3.信息檔案要嚴格管理,不得隨意轉借、涂改,要建立存檔、銷毀記錄,確保檔案完整、準確。

第五條檔案查詢權限:檔案涉及個人及家庭信息等資料,檔案管理人員應嚴格做好保密工作,不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容。

第六條本制度自制定之日起實施。