人民醫院檔案利用保密制度

1.凡利用檔案者,必須嚴格遵守檔案管理的規章制度,認真履行借閱手續,編寫利用效果登記表。

2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進行,對保密檔案,須經領導批準,專人查閱。

3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經檔案部門領導批準后在閱檔室查閱。

4.凡是檔案抄錄、復制、復印的材料,經核對無誤后,加蓋“檔案材料證明專用章”,予以證明。

5.借閱人員負責所借檔案的安全、保密,查閱時嚴禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉借、翻印,不得給無關人員查看。

6.借閱人員因公出差、請假、休假、探親,應立即歸還所借檔案,調動工作及退休人員應持有檔案部門歸還檔案證明單,人事部門方可辦理手續。借閱檔案要按期催還和歸還。

篇2:某食品公司人事檔案利用制度

食品公司人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,

以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。

(2)外借手續。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下

手續:首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事

檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發出。

篇3:檔案利用制度辦法

檔案利用制度

檔案利用制度

1、借閱檔案必須嚴格履行檔案借閱查登記手續。

2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天;會計檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經領導批準,并在1日內歸還。

3、本檔案限于內部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經主管領導批準后方可查閱。

4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復印件者,經領導批準后,注明復印人、時間、份數等有關內容方可索取。

5、查閱檔案應愛惜檔案資料,嚴禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據情節輕重予以處罰。

6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉借他人。