人民醫(yī)院檔案歸檔移交制度

1.凡上級來文,本院工作活動中形成的文件,各職能部門辦理完畢的,具有保存價值的文件材料都應(yīng)歸檔,由檔案室集中統(tǒng)一管理,具體歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍》,本院“檔案分類編號、歸檔范圍簡表”和有關(guān)專業(yè)檔案歸檔范圍的規(guī)定執(zhí)行。

2、歸檔的文件材料應(yīng)由各部門的兼職檔案員按要求收集、整理,并在檔案部門的指導(dǎo)下立卷、裝訂、編號、移交。

3.各類會議文件、外出考察材料及會議記錄、內(nèi)部文件等,由指定人員整理后立卷歸檔。

4.歸檔的文件材料在移交時要認真核對,交接雙方在交接憑證上簽字,一般文件材料歸檔一份,重要的和利用頻繁的歸檔兩份。

5.歸檔時間:文書檔案在次年的三月前移交;其余載體檔案同步移交。

6.凡本單位任何部門或個人在公務(wù)活動中形成的文件材料,都應(yīng)歸檔。

篇2:技術(shù)檔案歸檔管理制度

為了更好地做好技術(shù)檔案管理,規(guī)范技術(shù)檔案的收集、整理、存檔、借閱等工作,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合公司實際情況,制訂本制度。

第一條檔案管理工作的基本原則:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主,檔案由專人統(tǒng)一管理,以便于隨時調(diào)用,維護檔案的完整與安全。

第二條檔案管理部門接受上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負責管理本單位的科技(部分)檔案,其任務(wù)是:

(一)各單位整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案;

(二)積極開展檔案的提供利用工作;

(三)進行檔案統(tǒng)計;

(四)認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定和檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識,掌握歸檔的基本方法,保證檔案質(zhì)量。

第三條認真做好歸檔工作,歸檔內(nèi)容包括:

(一)公司建立及變更的有關(guān)原始資料或復(fù)印件;

(二)工程建設(shè)、安裝及變更的有關(guān)原始資料;

(三)所有設(shè)備及其維修的原始資料;

(四)所有運行記錄和檢查表格;

(五)壓力容器、計量器具、閥門的原始資料和定期檢測證書等;

(六)國家有關(guān)法律、法規(guī)、標準、規(guī)程、政府有關(guān)文件及會議記錄等;

(七)公司各部門關(guān)于生產(chǎn)和技術(shù)方面的發(fā)文等;

(八)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。

第四條歸檔要求

(一)歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔;

(二)案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三種;

(三)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表;

(四)全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號,然后逐卷登記,填寫案卷目錄。

第五條檔案借閱管理

(一)借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準;

(二)借閱時間,一般檔案最長不超過10天,密級檔案最長不超過一周;

(三)借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在圖紙上圈點、劃線和涂改,未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案;

(四)借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

篇3:醫(yī)院財務(wù)會計檔案立卷歸檔調(diào)閱銷毀制度

醫(yī)院財務(wù)管理制度--會計檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀制度

為了加強對會計檔案的科學(xué)管理,健全會計檔案工作制度,根據(jù)中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位的實際情況,特制定本辦法:

一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料的證據(jù)。因此必須加強對會計檔案的管理,建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好。

二、本單位每年形成的會計檔案,應(yīng)由財會部門按照歸檔要求,負責整理立卷及裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,第二年上半年應(yīng)由財會部門編造清冊移交檔案室保管。

三、歸檔范圍:

1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證

實行會計電算化,年末必須將本年帳套數(shù)據(jù)軟盤備份,每份數(shù)據(jù)均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內(nèi)。

四、整理方法:

1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會計年度分開,然后按"類別名稱"將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。

帳薄:一般是一本為一卷(冊),即一個保管單位。活頁帳應(yīng)抽出空白頁,再按會計科目順序裝訂成冊,并加具帳簿封面。

憑證:按會計憑證的材料形成時間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊,年內(nèi)連續(xù)編號共幾冊,并填寫封面和備注。每冊厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續(xù),以示負責。

報表:按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進行,卷內(nèi)目錄一般填到月或季表類型。

2、組卷:

會計憑證中工資清單簽名的一頁,應(yīng)按月、按年歸入到當年度的文書檔案中去,屬長期保管。

3、卷內(nèi)排列:一般應(yīng)按會計材料形成時間順序排列,報表卷內(nèi)文字材料(如決算說明等)在前,表格在后。

4、編頁號:只編有效頁號,一頁一號,活頁空帳頁要抽出。

5、裝訂:應(yīng)拆除所有金屬物,對已損壞的會計材料要進行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。

6、擬寫案卷題名(標題):一般應(yīng)由責任者(即作者)、時間(針對年月)、內(nèi)容和名稱四部分組成。

7、案卷排列與編卷號:應(yīng)先分報表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長到短排列,一年度一個流水案卷號。

8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。

9、歸檔時間:當年的會計檔案、在會計年度終了后,可暫由本單位財會部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應(yīng)按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時,財會部門應(yīng)編制會計檔案移交清冊(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應(yīng)簽字,一份由會計部門留存,一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時,可暫留財會部門保留,但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。

五、保管期限:

1、會計報表:

年報為永久;月報表和季報表為五年。

2、會計帳簿:總帳十五年;現(xiàn)金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細帳和輔助帳均為十五年。

3、會計憑證:十五年。

六、會計檔案的保管和利用:

1、會計檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。

2、對會計檔案必須進行科學(xué)管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

3、會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,也可以為上級單位提供利用。調(diào)閱時,要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱,要經(jīng)會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調(diào)閱單位的正式介紹信,并注明調(diào)閱會計檔案的內(nèi)容,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人和會計主管人員批準后,辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過程中,只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料,不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調(diào)閱會計檔案,要抄錄和復(fù)制的由會計主管人員簽署意見,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準后,提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當建立會計檔案查閱、復(fù)制登記制度,為會計檔案的利用提供依據(jù)。

七、會計檔案的鑒定與銷毀:

會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及房地產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查、編造銷毀清冊,按不同情況分別報請主管領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門批準后銷毀,銷毀時應(yīng)派人監(jiān)銷。銷毀后,經(jīng)銷人、監(jiān)銷人、批準人均應(yīng)銷毀清冊上簽名蓋章