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檔案利用工作制度

2024-07-12 閱讀 6125

檔案利用制度

檔案利用制度

1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。

2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天;會計(jì)檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在1日內(nèi)歸還。

3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復(fù)印件者,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。

5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料,嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點(diǎn)、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。

6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。

篇2:某食品公司人事檔案利用制度

食品公司人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,

以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。

(2)外借手續(xù)。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。

再次,人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下

手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事

檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。

篇3:檔案利用制度辦法

檔案利用制度

檔案利用制度

1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。

2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天;會計(jì)檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在1日內(nèi)歸還。

3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復(fù)印件者,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。

5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料,嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點(diǎn)、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。

6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。