投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

第三條本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章文書檔案管理職責

第四條綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

第五條文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要;

1.4黨支部會議記錄、紀要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。

第四章文書檔案歸檔整理

第七條歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;

3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負責整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當,產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于A4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。

第五章文書檔案保管

第十二條檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十三條檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條嚴格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

第十六條凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第六章檔案借閱制度

第十七條檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

第十八條借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準。

第十九條嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準后方可借閱。

第二十條借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

第二十一條借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章其他

第二十二條本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第二十三條本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

篇2:文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內(nèi)容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。

2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。

2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:

2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。

2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。

2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。

2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號,填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。

2.2文書檔案的整理和保管

2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,

2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。

2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。

2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。

2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。

2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。

2.3文書檔案的簽定和銷毀

2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。

2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。

2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審核。

2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導的簽署材料永久保存。

2.4文書檔案的統(tǒng)計利用

2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計表、主要內(nèi)容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。

2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。

2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。

2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級領(lǐng)導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關(guān)的部分。

篇3:文書檔案管理制度(范本)

1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理,嚴格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強密級文件、資料的保管,不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統(tǒng)計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時,應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。