產業公司文件和資料控制規定

總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制,保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

1.各部門執行《文件和資料控制程序》,控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準,均須得到總經理或其授權人批準后,方能生效執行。

3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍,并做好發至記錄,必須文件更改、作廢時,能及時撤回,防止誤用失效、作廢文件。

4.文件的頁改必須得到控制,原則上文件和資料的頁改由原批準人進行,如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

5.文件和資料的作廢,須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。

篇2:關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定

關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程項目文件資料管理規定

1、內容

工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。

2、由資料員負責項目文件資料的統一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。

3、文書與資料處理要點

1)項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。

2)項目經理部的文件收、發由項目資料員統一登記,視公文內容和性質,準確及時交項目經理、業主、監理和其他有關部門批示或辦理。

3)對于不符合國家有關法令、法規與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。

4)按照ISO9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質量及其它必須保密的公文與技術資料,未經項目經理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。

4、文件往來與信息傳遞

1)外發出的所有文件,都納入編號系統并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統,以便統一管理。

2)文件簽發分三級管理

①一級文件:必須由項目經理或項目副經理簽發,所有經項目經理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。

②二級文件:備忘錄,整改通知;業務聯系單;催款通知;技術核定單等。(須由業主和監理部門負責人簽字后方有效)

③三級文件:會議通知等。

3)文件的分發與傳遞

①一級文件由項目部辦公室分發;二級文件由各部門自行分發。

②外來文件,必須由項目部辦公室統一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。

③有關工程的傳真文件統一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。

4)發文規則

①所有文件使用統一文稿紙,由辦公室印制。

②文件署名簽發必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。

5)歸檔時間

施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內由資料員提供竣工資料,歸檔。

6)檔案的借閱

為充分發揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續,檔案不得帶出本項目。

7)檔案的檢查、核對及移交

工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結束,按有關規定向有關檔案管理部門移交。