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學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件資料管理規(guī)定

2024-07-18 閱讀 5148

學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件、資料管理規(guī)定

(一)凡接到學(xué)校、集團(tuán)印發(fā)的文件,都必須進(jìn)行編號(hào)登記。

(二)需要傳閱學(xué)習(xí)的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學(xué)習(xí)。

(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時(shí)收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。

(四)對(duì)過期作廢或無保存價(jià)值的文件,資料要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

(五)對(duì)有保留價(jià)值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。

(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時(shí)歸檔。

篇2:關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項(xiàng)目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對(duì)其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。

5對(duì)設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知,承包商提交的工程變更申請(qǐng),監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報(bào)告等重要文件,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到文件資料24小時(shí)之內(nèi)必須上報(bào)業(yè)主。

6項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時(shí)將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評(píng)或通報(bào)批評(píng);情節(jié)嚴(yán)重的,通報(bào)批評(píng)并處50-1000元罰款。

篇3:工程項(xiàng)目文件資料管理規(guī)定

1、內(nèi)容

工程項(xiàng)目文件資料管理包括整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項(xiàng)目資料,竣工圖等。

2、由資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對(duì)相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。

3、文書與資料處理要點(diǎn)

1)項(xiàng)目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。

2)項(xiàng)目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時(shí)交項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。

3)對(duì)于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。

4)按照ISO9002標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對(duì)于涉及有關(guān)項(xiàng)目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對(duì)于上級(jí)有關(guān)印有密級(jí)的文件,項(xiàng)目不準(zhǔn)擅自翻印。

4、文件往來與信息傳遞

1)外發(fā)出的所有文件,都納入編號(hào)系統(tǒng)并實(shí)行分級(jí)管理,并將來函的收入文件也納入編號(hào)系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。

2)文件簽發(fā)分三級(jí)管理

①一級(jí)文件:必須由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計(jì);季、月度計(jì)劃;重要的會(huì)議記錄[[(必須由參加會(huì)議各方對(duì)整理后的《會(huì)議紀(jì)要》簽名后有效)。

②二級(jí)文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)

③三級(jí)文件:會(huì)議通知等。

3)文件的分發(fā)與傳遞

①一級(jí)文件由項(xiàng)目部辦公室分發(fā);二級(jí)文件由各部門自行分發(fā)。

②外來文件,必須由項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。

③有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項(xiàng)目部辦公室收文、編號(hào)并分送有關(guān)部門。

4)發(fā)文規(guī)則

①所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。

②文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。

5)歸檔時(shí)間

施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個(gè)月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。

6)檔案的借閱

為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時(shí)間隨時(shí)可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項(xiàng)目。

7)檔案的檢查、核對(duì)及移交

工程檔案定期進(jìn)行檢查核對(duì),做到帳物相符,待工程竣工后,工程評(píng)定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。