肉業公司《員工手冊》:印信管理

第十四章印信管理

第一條為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發生,特制定本辦法。

第二條印章的刻制:

1、公司印章刻制均須報總經理批準,由行政部憑公司介紹信統一到公安機關辦理刻制手續。

2、印章的形體和規格,按國家有關規定執行。根據國際、國內先進、適用的質料和種類。

3、部門可根據需要申請刻制內部或對外用章,但須經總經理批準。

第三條印章的啟用:

1、新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。

2、印章啟用應事先頒發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油,以示首次使用。

第四條印章的保管、交接和停用:

1、公司各類印章必須有專人保管。

1)公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定行政部主管保管。

2)各部門印章由各部門指定專人負責保管。

3)印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章放在辦公室,不準委托他人代管。原則上所有印章不得出公司大門,如因業務需要,需辦理公章領用手續,若超過申請時限應馬上請示,若對公司造成不應有的損失,公司將追究領用人責任。

3、印章保管有異常現象或遺失,應保護現場,及時匯報,配合保安部門查處。

4、印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。

5、有下列情況,印章須停用:

1)機構變動機構名稱改變;上級部門通知改變印章圖樣。

2)印章使用損壞。

3)印章遺失或被竊,聲明作廢。

6、印章停用要提出處理辦法,并報經領導批準,及時將停用印章送制發機關封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。

第五條印章的使用:

1、使用范圍

1)凡屬以公司名義對外發文、報送報表等一律加蓋公司法人公章。

2)凡屬公司內部行文、通知,應使用公司內部印章;凡屬部門業務范圍內應加蓋部門印章。

3)凡屬合同類的應使用合同專用章;凡屬財務會計業務的應使用財務專用章。

2、使用印章,一律實行審批制度。凡經領導批準的方可蓋印,其權限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領導批準,并由其負責。凡不符合要求的,均應拒絕蓋印。用印人應在用印登記簿上做好登記,并由相關領導在該表上簽批。監印人對未經判行文件,不得擅自用印,違者嚴懲。

3、使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。

4、因工作急需而又無合適印章,可以采用借章辦法,借章要在落款處加注"借印"、"代"字樣。

5、使用印章時,保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查,發現問題應及時請示領導,妥善解決。

6、嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免貽誤工作。

7、公司內部的部門印章(除合同專用章外),一律不得代表公司向外訂立合同,否則所訂的合同無效,且所產生的一切后果由該部門主管承擔。合同專用章管理部門對外簽訂的合同,只能是在職責權限之內的合同,否則要經過審批。

第六條介紹信管理:

1、介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)。

2、介紹信一般由行政部負責保存。

3、介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門經理簽字后行政部主管審批;重要事宜需由各級主管簽署意見后,報分管總經理審批。

4、嚴禁開出空白介紹信。

第七條未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。

篇2:海龍供電公司印信工作管理標準

1范圍

本標準規定了龍海市供電公司印信管理工作的職責、保管內容與使用,使用權限與手續。

本規定適用于龍海市供電公司和公司各部門印信的管理。

2引用標準

山東省電力工業局機關印章使用管理規定(魯電辦[1995]236號)。

3職責

3.1職能分工

3.1.1龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門,負責全公司的印信使用和保管工作。

3.1.2公司印章由上級行政主管部門制發,根據經理的安排,由公司辦公室負責管理,并指定黨委秘書(黨委印章)、文書員(行政印章)做好日常的使用和保管。經濟合同專用章由企劃部負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發,由各單位行政主管人負責管理,并指定車間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報公司辦公室備案。

4管理內容與要求

4.1印章管理

4.1.1公司各單位業務用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應由使用單位主管負責人提出申請、分管副經理或總工程師審核,經經理批準后方可刻制,由各單位行政主管人負責管理,并指定專人負責日常使用和保管。

4.1.2班組級的單位,一般不制發印章。屬于直接對外有業務聯系的班組級單位,包括托兒所、衛生室等,可按4.1.1條規定辦理,其他班組級單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規定刻制業務專用章。

4.1.3公司主管負責人名章、根據上級規定,由公司辦公室負責刻制和管理。支票專用的公司主管負責人名章,應區別于行政用章,并報有關部門備案,由專責業務部門的主管人負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。

4.1.4如印章長久使用磨損或因故損壞不能繼續使用者,保管單位的主管負責人應查明原因,寫出報告申請重新刻制,新印章制發后,原印章應交制發部門、并削角作廢存查。

4.1.5各類印章應由專人管理,如委托他人暫時代管,需經部門領導批準。各級印章保管人,應認真負責,切實加強管理。單位印章和負責對外的部門主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規定,攜帶到公共場所;保管人員更換時,應在單位主管負責人的主持下辦理交接手續。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負責人負完全責任。

4.1.6會議紀要、調查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發文、開具介紹信用印外,各類印章使用,均應實行用印審批單制度,經領導簽發的用印審批單,均應留存,并按年度歸檔。

4.2各級印信的使用范圍

4.2.1公司印章的使用范圍

4.2.1.1公司正式行政公文;

4.2.1.2上報的總結、專題報告、工作簡報、各項專業定期報表;

4.2.1.3對外簽訂的合同或協議書;

4.2.1.4開據公事介紹信或證明信;

4.2.1.5根據有關主管機關部門的統一規定需出具公司證明的。

4.2.2公司辦公室印章的使用范圍

4.2.2.1開據內部業務介紹信;

4.2.2.2以公司辦公室名義印發的內部通知;

4.2.2.3以公司辦公室名義對外業務性行文;

4.2.2.4一般人民來信的回復信件;

4.2.2.5根據有關規定由行政開據的公事證明或介紹信等。

4.2.3各部室、公司的印章使用范圍;

4.2.3.1向公司的請示報告、計劃、總結;

4.2.3.2向上級業務主管部門的工作匯報和業務聯系信件;

4.2.3.3公司內各單位之間的聯系通知或證明;

4.2.3.4分管業務范圍需直接對外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門對外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門對有關戶口管理的證明和材料等。

4.2.3.5有關部門所持的業務專用印章,應按專用范圍使用。

4.3印信使用權限和手續

4.3.1公司印章使用權限和手續

4.3.1.1正式公文,應按公文擬辦程序經主管繕印后,由公司辦公室文書員在對外發文和原稿上加蓋印章。

4.3.1.2以公司名義的對外專業性報告,填報人擬好后應經本部門主管審核在存檔份上簽字,呈報分管經理簽發后由公司辦公室加印,如系有時間性的定期報表,分管經理因故不能立即簽發者,根據經理指示,可先交公司辦公室加印報出,存檔一份由分管經理補閱補簽。

4.3.1.3對外簽訂成文的經濟合同或協議書、委托書、擔保等契約性文件,應按公文擬辦程序,經主管人簽發后,由企劃部加印。

4.3.1.4對外的工程設計圖紙、資料,購貨合同、資料和向上級部門提報有關申請表等,擬辦單位

應辦好審核和批準手續,由公司辦公室加印。

4.3.1.5公司各單位對外聯系工作,需持公司介紹信、證明信者,應在各部室、公司兼管文書員處填寫由公司統一制發的介紹信箋,經本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經復審同意后加印,存根留各單位。對涉及各專業部門權限的,應由各專業主管部門負責人審核簽字。

4.3.1.6如必須使用一般信紙寫作介紹信或證明信時,經辦人應先擬稿,經主管人審核簽發后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業部室部門復信統一存查者,底稿可留在擬辦部門。

4.3.1.7開據私人證明,必須根據主管機關、部門的明確規定辦理,不符合規定,一律不予證明。對必須加蓋公司印章者,應經本單位主管同意,口頭或書面通知公司辦公室,方可辦理。

4.3.1.8嚴禁在內容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。

4.3.1.9印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。

4.3.1.10凡不符合以上諸項程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經辦單位負責。

4.3.2各部室、公司印章使用,應經主管領導核準同意,嚴格印信管理。

4.3.3業務專章的使用范圍、權限和手續、由各單位按本制度精神,自行制定有關規定,并嚴格執行。

篇3:地產公司印信使用管理規定

地產有限公司印信使用管理規定

為了規范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責任,避免誤用印信給公司造成經濟損失和法律責任,特制訂本管理規定:

一、印章的使用與管理

1、公司印章的種類及保管

公司的公章及合同章由公司指派行政部專人負責保管使用;財務專用章、法定代表人章以及收款專用章由財務部負責保管使用;所屬公司的印章由所屬公司負責保管使用;公司各部門不設部門專用章。

2、使用印章的審批程序

A、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經部門負責人、主管經理、總經理批準簽字后,持《用印申請表》或經總經理簽批的文件到行政部辦理蓋章手續。

B、加蓋合同印章時,憑借總經理簽批后的《合同會簽單》到行政部辦理蓋章手續。

C、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經總經理批準簽字后,在公司其他人陪同下方可將印章拿離公司使用。

D、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規定執行。

3、印章保管人的工作要求

A、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經理簽字后方可加蓋,若因總經理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補簽《用印審批表》。

B、印章保管人對沒有公司總經理簽字的用印申請,有權予以拒絕加蓋印章。

C、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準在空自信件上蓋印,不準沒經批準加蓋印章。

D、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。

E、與外單位的合同、協議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋"騎縫章"。

F、印章保管人應做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責任和經濟責任。

G、印章保管人需對《用印審批表》進行登記,編號及存檔。

4、其它

A、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關規定要求。

B、新使用印章在啟用前,應將啟用時間、印章式樣通知公司有關部門。

C、當印章報廢,停止使用時,應將原件及時上交公司,并向有關部門及時通報,說明原因,標明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。

D、印章遺失時,除要立即報告公司領導和公安機關備案外,還應依法公告作廢。

E、公司各類印章的刻制、變更,必須報公司董事會批準后方可辦理。

二、介紹信的使用與管理

1、介紹信的印刷

A、公司介紹信由行政部負責印刷。

B、印制的介紹信,應按照公司VI下冊所確定的統一格式設計,經公司經理會審核備案后,可以安排印刷、使用。

2、介紹信僅為本公司員工外出開展業務時證明本企業員工身份和擬辦業務時使用,不可以作為其它事項的證明材料。

3、介紹信的保管和使用

A、介紹信由公司行政部設專人保管,實行使用審批制度。

B、公司各部門及所屬公司員工到政府機關。協作單位開展企業經營范圍內的工作業務時,經過所在部門負責人和主管經理簽字同意后,憑《介紹信使用審批單》,到公司行政部開具介紹信。

介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。

C、介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數。具體業務內容和介紹信有效期限。

D、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。

三、本規定由公司行政部負責解釋。

四、本規定自下發之日起實施。