7.4采購

7.4.1公司規定了物資(服務)的采購和供應商管理要求,以便確保采購的物資(服務)符合規定要求。

7.4.2采購工作由行政人事部為歸口負責部門,各部門與各單位必須指定物資采購專責。

7.4.3物資采購專責負責每月物資采購單的填報工作。

7.4.4各部門或各單位負責人為其部門物資采購計劃的一級審核責任人。

7.4.5行政人事部負責人負責采購計劃的審核工作,財務部負責采購資金審核。

7.4.6行政人事部采購員負責每月物資采購工作。

7.4.7各管理處倉管員負責采購物資的驗收入庫工作。

7.4.8經營部負責對服務分包方的選擇和統一管理。

7.4.9物資供應商的選擇

a)財務部負責建立相對穩定的物資供應渠道,與具備一定規模、信譽較好、商品價格合理、有較可靠質量保證的公司和商店保持較為緊密的聯系,以便在價格、質量及售后服務上得到優惠。

b)實行供應商信息登記。由采購員負責把有關供貨單位的名稱、帳號、地址、業務范圍、聯系電話及聯系人等作好登記,并注意收集商品價格信息,每季度開展一次,并填報《物資采購供應商檔案》。

c)實行供貨信息登記。定期對供應商的供貨質量、價格、售后服務等方面進行評定,能夠提供質優價廉及良好售后服務供應商作為合格供應商,做好記錄,與之建立較為密切的聯系;相反,對商品質次價高或售后服務較差的供應商將取消聯系。每季度開展一次,并填報《供應商評審記錄》。

d)公用品按照集團公司指定物資供應商進行采購。

7.4.10物資的采購

a)行政人事部采購員根據《采購計劃單》,每月15日前必須采購完畢。

b)倉管員在每月16日后對采購物品進行驗收入庫。對于驗收不合格品,返回行政人事部處理。

c)緊急采購:對于因特殊事由需緊急采購的物品,由各部門物資采購專責填報《緊急采購計劃單》,同時附上采購事由專項說明,報部門負責人審

7.4.11服務分包方的選擇、管理由經營部按照《招投標管理制度》、《經濟合同評審作業規程》有關規定進行。

7.4.12支持性文件

《采購控制程序》

篇2:萬科物業綠化物資采購管理辦法

VK物業綠化物資采購管理辦法

1.目的

為了加強綠化工程部物資采購的管理和監控,確保綠化工程的順利開展。

2.范圍

適用于公司綠化工程部

3.職責

部門/崗位工作內容

總經理/分管領導負責權限內的物資審核、審批

相關職能部門負責權限內的物資審核、審批,采購行為監控。

參與現場議價。

部門經理負責權限內的物資審核、審批

負責對部門物資采購的監控

工程主管負責對工程用物資采購的審核

養護項目負責人負責對綠化養護類物資采購的申請、審核

工程項目負責人負責對工程用物資的申請、驗收、領用控制與監督

部門采購員負責物資的采(訂)購

苗木(物資)驗收人負責部門工程(苗木)物資的驗收,獨立于采購員。

4.方法與過程控制

4.1中標工程的物資采購申請

項目操作辦法

合同評審評審時,須附《綠化苗木采購申請單》。

物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款采購,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后進行報銷。

合同簽訂按地產公司的合同文本簽訂工程合同

4.2地產公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請

項目操作辦法

物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后報銷。

甲供物資附發票、按地產相關部門要求到地產報銷

合同如地產公司事后要求補簽合同時,按合同管理程序進行

資料部門保存簽證單、業務指令單等記錄

4.3物業服務中心補苗及部門工具用品的采購申請

項目操作辦法

苗木類申請人填寫《綠化苗木采購申請單》,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。非苗木類填寫物資申請,按權限審批后采購。

4.4采購行為、資金的管理辦法

項目操作辦法

常用綠化苗木采購應建立部門供應商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價格清單,并掛部門內部網頁,長期合作的應每年簽訂框架協議,每次采購時可不簽訂采購協議。

市外苗木采購市外采購要求有兩人同時在場,并選擇在有正規發票的供應商購買。

單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現場議價,填寫《供方現場(約見)評審記錄表》(人工外包的單獨簽訂施工協議)。

結賬應以轉賬方式進行。特殊情況下需使用現金付款超過5000(含)元以上,必須事前經分管領導審批,支付時,金額在10000元以上的必須兩人以上前往結賬;金額在30000元以上的必須由公司財務人員陪同結賬。

不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

甲供物資在地產相關部門參與及授權下進行,并由參與人員及授權人簽字確認。

市內苗木采購在價格、質量同等條件下,應選擇在合格供應商采購。

結賬以轉賬方式,可采取月、季等期限定期付款。

合格供應商無需要的苗木或價格不合理時,經部門經理同意后可以在其它苗場采購。

如不能進行支票交易,按市外采購規定執行或供應商直接到財務管理部結賬。

不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

其他物資采購按《采購管理程序》要求執行

4.5驗收入庫及報銷辦法

項目操作辦法

養護綠化苗木項目負責人負責驗收,核對實數,并在供應商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購驗收單》。現場領用物資。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

憑送貨單、發票、《綠化苗木采購申請單》、《綠化部苗木(物資)采購驗收單》等資料報銷。

工程綠化苗木

設備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗收入庫,倉管員填寫《進倉單》、入賬。

物資領借用按《物資存儲及管理程序》執行。

憑《進倉單》、發票等報銷。

土方、陶粒、一次性消耗品工程項目負責人負責驗收,核對實數,并在《物資申請單》"備注"欄中簽名,現場領用。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

采購憑送貨單、發票、《物資申請單》復印件等資料報銷。

4.6本辦法中未明確規定的內容,按公司《采購管理程序》執行。

5.相關文件

VKWY7.4-Z01《采購管理程序》

VKWY7.5.5-Z01《物資存儲及管理程序》

6.記錄表格

VKWY7.4-Z01-F1《物資申購單》

VKWY7.4-Z01-F3《物資/服務申請報告》

VKWY7.5.5-Z01-F1《進倉單》

VKWY7.5.5-Z01-F2《物資領(借)用單》

VKWY7.5.1-J01-06-F1《綠化苗木采購申請單》

VKWY7.5.1-J01-06-F2《供方現場(約見)評審記錄表》

VKWY7.5.1-J01-06-F3《綠化部苗木(物資)采購驗收單》

篇3:金地花園物業采購管理程序

城市花園物業采購管理程序

1.目的

控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質量要求.

2.范圍

適用于公司內各類物資和服務的采購管理.

3.職責

3.1總經理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.

3.2品質管理部負責組織對分供方進行評定和控制.

3.3各部門質檢員或專業技術人員負責采購物資和服務的驗收.

4.程序

4.1根據采購物資對服務質量的影響程序,將采購物資分為三類:

A類:對服務質量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設備等.

B類:對服務質量有直接影響的物資.如:娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.

C類:對服務質量無明顯影響的物資.如:辦公文具等

4.2采購資料

4.2.1物資使用部門負責提供采購資料,包括:規格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業標準等.

4.2.2總經理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

4.3采購計劃審批

4.3.1各物資使用部門每月于25日前根據工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批.

4.3.2《物資申請單》包括:物資名稱、規格、型號、等級、數量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱.

4.3.3計劃審批后后勤主管安排倉管員根據庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

4.3.4后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經理或其授權人審批.

4.3.5審批工作在每月28日前完成.

4.3.6采購員根據審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

4.3.7后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

4.3.8應急物資的采購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準.

4.3.9固定資產和高額物資采購需加專項報告.

4.3.10各級管理采購物資審批權,按財務規定執行.

4.3.11需要采購服務的部門提出服務采購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批.

4.3.12按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.

4.3.13按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.

4.3.14嚴格履約.

4.4采購物資的驗證

4.4.1物資購進后,采購員應及時通知質檢員辦理入庫報檢手續;庫管員根據《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

4.4.2質檢員對物資進行驗收時,若發現物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫《物資驗收單》.

4.4.3如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯系,實施現場驗證,認真填寫《物資驗收單》.

4.4.4如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結果不能代替公司對采購物資的檢驗.

4.4.5機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等.

4.4.6使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求.

4.4.7服務質量驗收由服務申請部門負責.

4.4.8當出現不合格物資時,由質檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經理審批,由采購員按審批意見處理執行.

4.4.9對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

4.4.10采購完成后采購的有關文件由使用部門及后勤各自保存備份以備查閱.

4.4.11對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據合同等,要求分供方賠償或返工.

4.5物資的保管按《倉庫管理程序》執行.

5.監督執行

由總經理辦公室監督執行.

6.支持性和相關性文件

BVPQS4.6-01-01《A、B、C類物資合格供應商名單》

BVPQS4.15-01《倉庫管理程序》

BVPQS4.6-01-02《設備(服務)合格分供方名單》

7.質量記錄及表格

BVPQS4.6-01-F1-01《物資申請單》

BVPQS4.6-01-F2-01《入庫單》

BVPQS4.6-01-F3-01《物資驗收單》

BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》