物業管理公司體系文件:公用設施和服務過程的標識

1.目的

防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

2.適用范圍

適用于公司各部門的日常工作。

3.職責

3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設施的標識

4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

4.1.4所有設備間出入門上應有"機房重地,非請勿進"的標識。

4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼"嚴禁煙火"的告示牌。

4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進天臺的通道上應有"天臺重地,非請勿進"的標識。

4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛"高壓危險,請勿靠近"告示牌。

4.1.10游泳池必須標明水的深度。

4.1.11天臺顯眼部位應掛貼"高空拋物,手下留人"等字樣的警示牌。

4.2服務過程的標識

4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產要做好防護措施,并放置有"危險勿進","高空作業,注意安全"等字樣的告示牌。

4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛"有人工作,禁止合閘"的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置"小心地滑"的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置"油漆未干"告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放"暫停使用"告示牌,清潔時掛放"清潔中"字樣的標識。

4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置"維修中"或"停用"字樣的告示牌。

4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛"此區域在清潔中"字樣的標識。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。

4.3標識的管理

4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司CI手冊標識所規范的樣式,所有CI手冊所規范的標識,部門必須嚴格執行。

4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。

4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。

4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。

5.相關文件

《CI標識手冊》

篇2:物業服務過程服務監視測量控制程序

物業服務過程和服務的監視測量控制程序

1.0目的

對質量環境管理體系服務過程進行監視測量,以確保和驗證服務的符合性。

2.0范圍

適用于對質量環境管理體系服務過程持續滿足其預定目的的能力進行確認,對服務所需采購物資質量,分包服務質量進行監視和測量。

3.0職責

3.1品質督導負責對服務過程質量的監視和測量。

3.2各部門負責對本部門服務所需采購物資的監視和測量,對本部門服務質量進行自查。

4.0工作程序

4.1服務過程的監視和測量

4.1.1各相關部門負責識別需要進行監視和測量的實現過程,它包括質量環境管理體系各個過程,也包括公司根據物業服務特點策劃的各過程和子過程,也就是質量環境管理體系和服務提供的全過程。

4.1.2過程持續滿足預定目的的能力,是指服務實現過程并使其滿足要求的本領。

4.1.3與質量環境管理相關的各過程根據公司目標進行分解、轉化為本部門過程的目標,執行《管理體系策劃控制程序》、《質量與環境方針目標指標控制程序》中對目標分解的有關規定,為保持目標的順利完成采用服務質量檢查與考評方法進行過程的監視測量。

4.1.4服務質量檢查與考評分公司內部對服務質量的檢查與考評和公司外部對服務質量的檢查與考評。

4.1.5內部對服務質量的檢查與考評。

4.1.5.1服務質量的日常檢查與考評

管理處依照各部門的服務規范,對各部門日常的服務質量進行檢查與評分,一般每周檢查一次,填寫相應的《管理服務日檢記錄表》對查出的問題應及時采取糾正措施執行《不合格控制程序》和《改進糾正和預防措施控制程序》的有關規定,公司品質督導組織綜合部、管理處等負責人每月對各部門服務質量進行一次抽查考評,具體執行《品質管理部管理服務監督檢查作業規程》

4.1.5.2每月初各部門將本部門的《管理服務日檢記錄表》上報品質督導,品質督導結合公司對各部門的抽查考評進行綜合分析,編制《管理服務檢查情況匯總表》肯定成績,分析問題原因及應采取的糾正預防或改進措施。

4.1.5.3服務質量的年終考評:年終時品質督導根據各部門工作計劃完成情況及每月《管理服務檢查情況匯總表》對各部門服務質量進行年終考評,編制公司《年度管理服務報告》報管理者代表審核總經理批準,對存在的問題及時采取糾正預防措施。

4.1.6外部對服務質量的檢查與考評。

4.1.6.1管理處根據管轄區物業實際服務水平和建設部《全國優秀管理住宅小區標準》申報參加省、市國家優秀物業管理小區的評比。申請參評前:

a)品質督導組織各部門按照申報的考評標準進行自檢及時糾正存在的問題。

b)各部門對各服務過程進行檢查,發現問題及時改進。

4.1.6.2由品質督導組織每半年對業主住戶發放《顧客滿意度調查表》,調查顧客滿意度并進行統計分析。

4.1.6.3定期接受認證機構和上級物業管理部門的監督抽查,及時改進檢查發現的不合格。

4.2采購物資的監視測量。

4.2.1需采購服務用品的部門負責編制各類采購物資檢驗規程,明確抽樣方案、檢驗項目、檢驗方法、判斷準則,使用的檢測設備等。

4.2.2采購人員根據《采購計劃》或《緊急采購申請》要求對采購回來的物資,填寫《入庫單》交庫房。倉庫管理員通知所需物資部門質量檢查員按檢驗規程要求進行檢測合格后辦理入庫手續。

4.2.3一般物資驗證根據情況可按采購計劃或合同要求采用核對品名、規格型號、數量、外觀檢查和合格證檢查產品保質期、產品標識、產品說明書、生產廠家等方式進行,有些從外觀無法判斷質量的物資,采用試用和測量方式進行檢驗和試驗。

4.2.4對采購物資檢測后,檢驗人員將結果填寫在《檢驗報告》上注明檢驗結論,檢驗員簽名,交倉庫保管員存檔。只有檢驗驗證合格的物資才能入庫并用于服務中,不合格品由庫房保管員通知采購員按《不合格控制程序》執行。

5.0支持/相關文件

《不合格控制程序》

《改進糾正和預防措施控制程序》

《數據分析控制程序》

《采購控制程序》

《采購產品檢驗規程》

6.0記錄

《管理服務日檢記錄表》

《管理服務檢查情況匯總表》

《年度管理服務報告》

《采購計劃》

《緊急采購申請》

《顧客滿意度調查表》

篇3:物業公司服務過程控制工作程序

物業公司服務過程控制程序

1.0目的

對物業管理的服務提供過程進行有效控制,以確保滿足業主的需求和期望。

2.0適用范圍

適用于公司各部門對所有服務提供過程的控制。

3.0職責

3.1公司各職能部門負責本部門服務提供過程的控制。

3.2品質督察部負責檢查監督各部門服務過程的質量。

4.0程序

4.1服務提供過程的控制

4.1.1描述服務特性的信息和文件:

a.對服務實現過程策劃的輸出及業主要求評審的輸出;

b.公司各項服務提供控制程序的有關規定。

c.在公司各項服務提供控制程序中規定的應編制工作手冊。

4.1.2市場拓展部根據獲得的服務信息,考慮公司的服務能力,指導各部門制定相關服務計劃。

4.1.3使用適宜的服務設施,執行《基礎設施控制程序》的有關規定。

4.1.4對服務質量進行檢查與考評,執行《服務質量評定控制程序》的有關規定。

4.1.5客戶服務中心負責對服務完成后的有關活動進行控制:

a.負責與業主聯絡,妥善處理他們的意見和投訴,及時做好服務回訪工作,負責保存相關服務記錄;

b.負責對業主滿意程度進行測量,確定他們的需求和潛在需求,執行《客戶滿意度控制程序》;

c.建立業主檔案,詳細記錄其名稱、地址、電話、聯系人及經常需要服務的種類;整體了解業主的服務傾向,及時做好服務準備;

d.利用與業主的交往,主動向他們介紹本公司的服務,提供宣傳資料,解答提問。及時掌握行業動態和顧客需求的動向。

4.2本公司物業管理主要的服務提供過程

4.2.1公司日常物業管理服務提供過程包括:

a.保安服務;

b.設施設備運行維修服務;

c.綠化服務;

d.清潔服務;

e.社區活動服務;

f.樓宇接管、入住及裝修服務;

g.物管費用催收。

4.2.2客戶服務中心和工程部負責組織、安排業主入住及裝修管理等日常事務。

4.2.3工程部負責設施設備的運行維修服務,具體執行《基礎設施控制程序》及相關作業文件的有關規定,并填寫相應記錄。

4.2.4客戶服務中心負責與綠化服務分包方保證物業小區內的綠化美化。

4.2.5客戶服務中心負責管轄區公共場所清潔、垃圾清運、公司辦公場所清潔服務,具體執行《保潔服務控制程序》及相關作業文件的規定。

4.2.6客戶服務中心負責社區活動工作的策劃、組織協調及活動效果評價的工作,具體執行相關作業文件的規定。

4.2.7保安部負責管轄區的治安巡邏、樓宇值勤及交通車輛進出、停放管理,具體執行《保安服務控制程序》及相關作業文件的規定,并填寫相應記錄。

4.2.8財務部負責物業管理服務費用的收繳管理;客戶服務中心負責催收工作,執行《物業管理費用收繳管理辦法》及相關作業文件的規定。

4.3服務提供過程的確認

4.3.1當生產和服務提供過程的結果不能夠由后續的監視或測量加以驗證時,公司應對任何這樣的特殊過程實施確認。以證實這些過程能滿足要求的結果。物業管理的特殊過程內容包括:消防演習。

4.3.2保安部應對消防演習實施控制,主要包括:

a.規定消防演習過程的評審和批準的準則,執行相關作業文件的規定;

b.對消防演習所使用的設備進行認可,包括對設施能力(包括安全性、適用性等要求)及維護保養有嚴格要求,并保存維護保養記錄,執行《基礎設施控制程序》的有關規定。

c.相關參加消防演習人員要進行崗位培訓、資格鑒定,考核合格上崗;

d.保安部編制預案以及相應的管理控制規范,經總經理批準實施,以保證演習質量;

e.對消防演習實施過程的填寫相應記錄,并制定總結報告;

f.當消防演習條件發生變化時(如材料、設施、人員、服務對象等發生的變化時),應對上述過程進行再確認,確保對影響過程能力的變化及時作出反應。根據需要對相應的標準、規范進行更改,執行《文件控制程序》。

4.4標識和可追溯性

4.4.1物品的標識

倉管員依據《倉庫管理標準作業規程》做好物品的分類標識。

4.4.2服務標識

a.部門根據需要,在服務場所適當的地方做好標牌標識,要求清楚易懂。例如,樓層標識、信箱標識、指示等服務標識;

b.管理處各級各類人員須著規定的工作服、佩戴工作證;

c.各崗位員工工作中應做好相應的工作及檢查記錄。

4.4.3消防、安全的標識

保安部在服務區域內適當的位置設立加強有關消防、安全的標識,如出口指示、火警電話、樓層消防疏散圖、危險區勿近等,保證標識正確。清楚易懂。

4.4.4為實現服務的有效追溯性,各級各類員工須認真、仔細地填寫好各類工作記錄。

4.4.5各單位負責人定期或不定期地組織相關人員對各項標識活動進行檢查,發現不合格項,應及時采取糾正、預防措施。

4.4.6設備、設施的檢驗狀態標識

工程部對用于提供服務的設備、設施檢驗后,對完好狀態的不予標識;對故障設備懸掛"維修中"標牌。

4.4.7服務活動過程的檢驗狀態的記錄。

a.管理處定期組織服務質量內部檢查,評價狀態由管理處自行標識(記錄)。

b.外部服務質量評價的標識均以外部授予的獎牌、證書和文字記錄等進行確認。

4.4.8可追溯性要求的實現

a.對影響服務質量的物品可根據物品標識和《物品出庫單》進行追溯,查到供貨來源,以便防止類似質量總是再發生;

b.服務人員工作牌號應為唯一的,當涉及到服務工作的質量問題時,可通過工作牌號及相應的服務記錄追查到相應服務人員的責任。

4.5對業主財產的控制執行《業主和住戶財產控制程序》的有關規定。

4.6服務用物品的防護

4.6.1對于服務提供過程中使用的物品從貯存、搬運、使用的所有階段,應針對物品的符合性提供防護,防止物品變質、損壞和錯用。

4.6.2物品搬運的控制:搬運負責人應根據物品的特點,配置適宜的搬運工具,規定合理的搬運方法,防止損壞物品或相鄰建筑物。

4.6.3物品貯存控制

a.財務部根據《倉庫管理標準作業規程》,規范倉庫的管理,提供適宜的貯存條件,按規定碼放,對有貯存期限要求的物品,要明確標識有效期,保證先入先出。

b.財務部每月對庫存物資進行檢查,并將檢查的情況記錄在《物品盤點表》上。

5.0相關文件

5.1《文件控制程序》

5.2《基礎設施控制程序》

5.3《服務實現的策劃控制程序》

5.4《保潔服務控制程序》

5.5《業主和住戶財產控制程序》

5.6《保安服務控制程序》

5.7《服務質量評定控制程序》

5.8《物業管理條例》

5.9《倉庫管理標準作業規程》

5.10《物業管理服務費用收繳管理辦法》

6.0質量記錄

6.1《

物品出庫單》

6.2《物品盤點表》

6.3《特殊過程預先鑒定表》