項目管理中心資料管理作業規程

1目的

規范業主檔案資料、工程技術資料等重要資料的存檔等管理、分類、借閱等工作。

2適用范圍

適用于管理中心業主檔案資料、工程技術資料等重要資料的管理。

3職責

3.1各部門資料管理人員負責對相關重要資料的收集、整理、存檔、出借、保管等工作。

3.2主管負責監督各類資料管理情況,借閱資料的審核等工作。

3.3經理負責監督各類資料的管理、借閱情況,出借資料的審核工作。

4作業流程

4.1資料管理人員負責對開發商提供的工程技術資料(產權資料、竣工圖資料、技術資料等重要資料)按工程號及物業號歸檔,按要求進行資料的整理、保存,并在資料柜上進行標識,使文檔方便檢閱。

4.2對于經常性使用的工程技術資料,可由工程人員復印一套自行存檔,方便日常工作所需。

4.3資料管理人員按物業號對業戶入住后的入住文件(包括業戶姓名、出生日、性別、身份證復印件、電話等基本資料)、裝修資料及日常管理工作等形成的資料進行整理,由客服主管審核后及時歸檔;建立每戶業主檔案,永久保存。

4.4公司內部人員如需查閱資料需經相關主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續,填寫《資料借閱登記表》,在資料管理人員指定地點查閱。

4.5外單位人員查閱資料,需有單位介紹信和個人證件經管理中心經理審核并同意后,資料管理人員方可讓其辦理查閱登記手續,并在指定的地點查閱。

4.6一般情況下,資料不得出借,若需出借或出借當日無法歸還的,需經管理中心經理批準同意。

4.7借閱人未及時歸還資料的,需及時向其催還資料或辦理續借手續。

4.8資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》上注明歸還日期及簽收人。

4.9建立規范的檔案資料室,配備相應的滅火器材;每周對資料室進行打掃,及時更換干燥劑,如發現發霉的資料文件,用干布及時擦拭。

5相關記錄

l《資料借閱/出借登記表》

篇2:工程監理信息資料管理規程

一、資料類信息管理

施工階段信息的管理可從施工準備階段、施工期,竣工保修期三個子階段分別進行。

(一)施工準備階段

工程準備階段文件,如立項文件、建設用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。

1、施工準備階段即建設工程合同簽定到項目開工前期這個階段,應該組建工程信息合理的流程,確定合理的信息源,規范各方的信息行為,建立必要的信息秩序。

2、監理大綱、施工圖設計及施工圖預算,特別要重視結構特點、工程難度、要點、特點,掌握工業工程的工藝流程特點、設備特點,了解工程預算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。

3、施工單位項目經理部組成,進場人員資質;進場設備的規格型號、保修記錄;施工場地的準備情況;施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計,特殊工程的技術方案,施工進度網絡計劃圖表;進場材料、構件管理制度;安全保安制度;數據和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設備;施工單位和分包單位的資質等施工單位信息。

4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設計按照項目監理部要求進行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準備情況。

5、本工程需遵循的相關建筑法律、法規和規范、規程,有關質量檢驗、控制的方法法規和質量評定標準。

(二)施工期資料

工程施工期,信息來源比較穩定,主要是施工過程中隨時產生的數據。

1、施工單位動態信息。包括人員、設備、水、電、氣等能源的信息。

2、施工期氣象信息。每天不同時段動態信息,特別在氣候對施工質量影響較大的情況下,更要收集氣象數據。

3、建筑原材料、半成品、成品、構配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。

4、施工單位管理信息。項目經理部管理程序;質量、進度、投資的事前、事中、事后控制措施;數據采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設計和技術方案執行情況;工地文明施工及安全措施情況。

5、施工中需要執行的國家和地方規范、規程、標準;施工合同執行情況。

6、工程數據信息。如地基驗槽及處理記錄,工序間交接記錄,隱蔽工程驗收記錄等。

7、建筑材料必試項目有關信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執行《建筑資料管理規程》相應條款。

8、設備安裝的試運和測試項目有關信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試,管道通水、通風試驗,消防警報等。

9、施工索賠相關信息。索賠程序、索賠依據、索賠證據、索賠處理意見等。

10、各種監理文件資料類信息。如監理規劃;監理月報;監理會議紀要;監理工程師簽發、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質;各類合同及管理文件;各類監理工作總結類文件等。

(三)竣工及保修期資料

1、監理文件:如監理規劃、監理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監理工作總結以及監理過程中各種控制和審批文件等。

2、施工資料:按建筑安裝工程歸類。

3、竣工圖:按建筑安裝工程歸類。

4、竣工驗收資料:如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子擋案等。

5、在竣工后保修期:監理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規范》收集監理文件,并協助業主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。

(四)各類生產數據類信息的管理

此類信息主要指各類表格為主要體現形式的文件,包括對進度、投資、質量控制及合同管理等各種信息,是監理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產生的第一手資料,其內容直接反映了監理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應用均有具體詳細的要求,每位監理人員必須執行。

(五)各類協調、溝通類信息資料管理

監理工程師作為現場的唯一管理者,面對參建各方以及生產中的各個環節,必須隨時、隨地地進行各種協調與溝通,以便及時解決各類問題、處理各種情況,保證項目按計劃順利實施。其結果必將產生大量的信息。而監理工程師在現場的常規并最有效的協調、溝通方式有監理例會、專題工地會議。

(六)規劃、細則、總結、報告類資料管理

1、監理規劃:指導性文件,應由時效性,編制后按公司要求審查、報建設單位。

2、監理實施細則:具體指導工作性文件,應實用,由專業工程師編制,總監審批。

3、監理月報:監理月報為項目監理部每月向業主呈交的一份當月工作總結報告,將本工程項目進展情況及項目管理情況向業主做全面匯報。

4、各項監理工作總結:監理工作總結分為工程竣工總結、專題總結、月報總結三類。

(七)資料的日常管理

1、管理的主要內容

建立信息分類編碼體系:監理文件檔案資料分類存放;監理文件檔案資料收、發文與登記;監理文件檔案資料傳閱;監理文件檔案借閱、更改與作廢。

2、主要管理方法

監理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中,會不斷產生大量信息,如果不對它們進行分類、編碼,就無法使用它們,無法使這些信息發揮作用,尤其是有多個主體單位參加建設,這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程,統一的信息分類與編碼就相當于參建單位擁有共同的語言,這樣在信息處理工作量巨大的建設工程管理過程中,使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統中,再在本系統中進行進一步的處理,達到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。

(八)文件歸檔

應按照國家及北京市有關規定或要求進行監理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

更改、作廢:原則上應由信息部門指定的責任人進行,涉及審批責任的,還需經相關審批責任人簽子認可,更改后的新文件及時取代原文件,對于作廢的文件應考慮日后的可追溯需求。

二、監理資料的歸檔管理

1、監理資料歸檔的內容

監理合同、項目監理規劃及實施細則、監理月報及會議紀要、分部工程質量報驗簽認單、質量事故的處理資料、監理工作總結。

2、監理檔案組卷方法

以單位工程按歸檔的內容進行組卷;卷內文件應按專業和形成資料的時間排序并編寫卷內目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規程附錄C;檔案的規格、圖紙的折疊與裝訂應按照北京市城建檔案館的統一規定。

三、監理檔案的驗收、移交、管理

由總監理工程師負責,于工程竣工驗收后三個月內將監理檔案送公司總工程師審閱,并與檔案管理人員辦理移交手續。存檔的監理資料需要借閱時,應辦理借閱和歸還手續。一般工程建設監理檔案保存期至少為工程保修期結束后一年,超過保修期的監理檔案,應經總監理工程師批準后銷毀,但應有記錄。

四、北京市建設檔案館有要求時,應按有關規定或要求執行。

施工單位和監理單位用表按《工程建設監理規程》DBJ01-41-20**、《建筑安裝工程資料管理規

程》DBJ01-51-2003執行。

篇3:裝飾工程竣工資料管理竣工驗收規程

裝飾裝修工程竣工資料管理及竣工驗收

一、竣工驗收前的準備工作

在正式交工驗收,公司將先組織各有關部門進行全面預驗收,檢查有關工程的技術資料,各工種的施工質量,如發現存在問題,及時進行處理整改,直至合格為止。

二、工程資料管理

工程開工前設置專職工程資料員,從開工至竣工全過程跟蹤服務,在施工中有以下資料需收集整理。

1、上級主管部門有關文件,如施工證、開工證等各種報批報建,所要辦理的手續文件等。

2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。

3、設計圖紙會審記錄,圖紙變更記錄及確認簽證。

4、施工組織設計方案。

5、施工日記。

6、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。

7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

8、隱蔽工程驗收的報告。

9、自檢報告。

10、竣工驗收申請報告。

三、竣工驗收的標準

1、工程項目按照工程合同規定和設計圖紙要求已全部施工完畢已達到國家規定的國優質量標準,并滿足使用的要求。

2、交工前,整個工程達到窗明地凈。

3、室內外的施工范圍內,場地清潔完畢。

4、技術檔案資料整理完備。