業主資料管理作業規程

1、目的

規范業主資料的保管與跟蹤工作,其中資料管理包括業主檔案的管理、鑰匙管理、辦卡管理。

2、適用范圍

適用于金鑰匙服務中心對業主資料的保管與跟蹤。

3、職責

3.1、服務中心經理負責監控業主資料保管與跟蹤工作。

3.2、內勤主管負責指導和監督本規程的具體實施過程。

3.3、服務中心資料人員負責依照本規程具體實施業主檔案、鑰匙的保管與跟蹤和卡證的辦理工作。

4、程序要點

4.1、業主檔案管理

4.1.1、業主檔案的內容

4.1.1.1、經業主簽署后的《業戶登記表》。

4.1.1.2、經業主簽署后的《消防安全責任書》。

4.1.1.3、《業主家庭情況登記表》。

4.1.1.4、《鑰匙領用登記表》。

4.1.1.5、《業主卡辦理登記表》。

4.1.1.6、《業主入住驗房表》。

4.1.1.7、《二次裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.1.8、業主的有關證件復印件。

4.1.1.9、其他應保存的資料。

4.1.2、將業主的檔案夾按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。

4.1.3、業主檔案的跟蹤:當發生下列情況變化時,檔案管理員應將變化情況記錄在業主檔案中:

4.1.3.1、通訊電話聯絡方式發生變化時;

4.1.3.2、業主發生更替時。

4.1.4、業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報金鑰匙服務中心經理,經批準后方可查閱。

4.1.5、業主檔案應永久保存。

4.1.6、將業主資料姓名、聯系電話等輸入樂天電腦系統中進行管理。

4.1.7、本規程執行情況作為檔案管理員績效考評的依據之一。

4.2、業主鑰匙管理

4.2.1、金鑰匙服務中心可以進行鑰匙保管的范圍

4.2.1.1、發展商交樓后,發展商未售的空置單元鑰匙。

4.2.1.2、特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給金鑰匙服務中心帶來額外工作的情況。

4.2.2、發展商托管的鑰匙

4.2.2.1、物業接管驗收工作結束后,金鑰匙服務中心可以根據發展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。

4.2.2.2、接管過來的鑰匙由服務中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

4.2.2.3、鑰匙的發放工作要嚴格做好相應紀錄。

4.2.3、業主在特定情況下托管的鑰匙

4.2.3.1、業主委托保管鑰匙時,服務助理應按《鑰匙委托協議》要求填寫日期、房號、業主姓名、鑰匙數量、托存原因、使用要求及聯系方式等項目。

4.2.3.2、服務助理應特別向業主說明本管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《鑰匙委托協議》的"業主簽名"欄簽名確認。

4.2.3.3、服務助理將《鑰匙委托協議》復印一份交業主保管。

4.2.3.4、服務助理將接到的所托管的鑰匙交給鑰匙管理員保管。

4.2.3.5、管理員將《鑰匙委托協議》上的房號登記在《業主托管鑰匙登記表》內,并在托管的鑰匙上貼上標有業主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4.2.4、托管鑰匙的管理

4.2.4.1、有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由金鑰匙服務中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。并認真填寫好《借用鑰匙登記表》

4.2.4.2、辦理鑰匙退還手續時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期及退還人。

4.2.4.3、服務中心經理應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙人員催還。

4.2.4.4、當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應記錄事件經過并報告服務中心經理;服務中心主管與房地產開發商/業主聯系,征得同意后,采取補配鑰匙措施或換鎖以確保遺失鑰匙單位的安全。

4.2.4.5、業主或業主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《鑰匙委托協議》移交鑰匙給領鑰匙人。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主/業主指定的領鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉交。

4.2.5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。

4.2.6、本規程執行情況作為相關人員的績效考評的依據之一。

4.3、卡證的辦理

4.3.1、業主/住戶卡的辦理

4.3.1.1、業主或其家人到金鑰匙前臺填寫《業主/住戶卡辦理申請表》,并且提交所辦理人的身份證復印件或護照復印件。

4.3.1.2、業主/住戶卡每戶免費辦理三張,如辦理更多的卡,填完表后,由前臺人員指引業主到財務窗口交納相關費用。

4.3.1.3、手續辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。

4.3.2、租戶卡的辦理

4.3.2.1、租戶卡的辦理,可由業主代租戶辦理或由業主和租戶一起到前臺辦理,如業主未能到場,租戶需攜帶業主的委托書過來辦理,前臺員工要同時與該單元業主聯系確認該租戶身份。

4.3.2.2、在前臺填寫《租戶卡辦理表》,提交租戶的身份證復印件或護照復印件。

4.3.2.3、前臺人員指引其去財務窗口交納相關辦卡費用。

4.3.2.4、手續辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。

4.3.3、臨時卡的辦理

4.3.3.1、臨時卡專為業主家的司機和保姆設置,需要業主帶著保姆或司機的身份證復印件,和兩張一寸照片,來金鑰匙前臺填寫《臨時卡登記表》。

4.3.3.2、表格填好后,指引到財務窗口交納相關辦卡費用。

4.3.3.3、手續辦好后,把相關資料和申請表交給資料室辦理。

4.3.4、車證的辦理

4.3.4.1、由業主或其家人攜帶行駛證復印件和業主卡來前臺辦理,并填寫

《車位辦理登記表》。

4.3.

4.2、業主需到財務窗口交納相關費用后,前臺人員將交費單復印。

4.3.4.3、手續辦好后,把相關資料交于資料室辦理。

5、記錄

5.1、《鑰匙委托協議》

5.2、《借用鑰匙登記表》

5.3、《業主/住戶卡辦理申請表》

5.4、《租戶卡辦理表》

5.5、《臨時卡登記表》

5.6、《車位辦理登記表》

5.7、《房屋交接備忘錄》

5.8、《區域防火責任承諾書》

5.9、《zz二次水電簽收表》

5.10、《業戶登記表》

6、相關文件

篇2:業主資料管理作業規程5

業主資料管理作業規程

1、目的

規范業主資料的保管與跟蹤工作,其中資料管理包括業主檔案的管理、鑰匙管理、辦卡管理。

2、適用范圍

適用于金鑰匙服務中心對業主資料的保管與跟蹤。

3、職責

3.1、服務中心經理負責監控業主資料保管與跟蹤工作。

3.2、內勤主管負責指導和監督本規程的具體實施過程。

3.3、服務中心資料人員負責依照本規程具體實施業主檔案、鑰匙的保管與跟蹤和卡證的辦理工作。

4、程序要點

4.1、業主檔案管理

4.1.1、業主檔案的內容

4.1.1.1、經業主簽署后的《業戶登記表》。

4.1.1.2、經業主簽署后的《消防安全責任書》。

4.1.1.3、《業主家庭情況登記表》。

4.1.1.4、《鑰匙領用登記表》。

4.1.1.5、《業主卡辦理登記表》。

4.1.1.6、《業主入住驗房表》。

4.1.1.7、《二次裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.1.8、業主的有關證件復印件。

4.1.1.9、其他應保存的資料。

4.1.2、將業主的檔案夾按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。

4.1.3、業主檔案的跟蹤:當發生下列情況變化時,檔案管理員應將變化情況記錄在業主檔案中:

4.1.3.1、通訊電話聯絡方式發生變化時;

4.1.3.2、業主發生更替時。

4.1.4、業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報金鑰匙服務中心經理,經批準后方可查閱。

4.1.5、業主檔案應永久保存。

4.1.6、將業主資料姓名、聯系電話等輸入樂天電腦系統中進行管理。

4.1.7、本規程執行情況作為檔案管理員績效考評的依據之一。

4.2、業主鑰匙管理

4.2.1、金鑰匙服務中心可以進行鑰匙保管的范圍

4.2.1.1、發展商交樓后,發展商未售的空置單元鑰匙。

4.2.1.2、特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給金鑰匙服務中心帶來額外工作的情況。

4.2.2、發展商托管的鑰匙

4.2.2.1、物業接管驗收工作結束后,金鑰匙服務中心可以根據發展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。

4.2.2.2、接管過來的鑰匙由服務中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

4.2.2.3、鑰匙的發放工作要嚴格做好相應紀錄。

4.2.3、業主在特定情況下托管的鑰匙

4.2.3.1、業主委托保管鑰匙時,服務助理應按《鑰匙委托協議》要求填寫日期、房號、業主姓名、鑰匙數量、托存原因、使用要求及聯系方式等項目。

4.2.3.2、服務助理應特別向業主說明本管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《鑰匙委托協議》的"業主簽名"欄簽名確認。

4.2.3.3、服務助理將《鑰匙委托協議》復印一份交業主保管。

4.2.3.4、服務助理將接到的所托管的鑰匙交給鑰匙管理員保管。

4.2.3.5、管理員將《鑰匙委托協議》上的房號登記在《業主托管鑰匙登記表》內,并在托管的鑰匙上貼上標有業主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4.2.4、托管鑰匙的管理

4.2.4.1、有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由金鑰匙服務中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。并認真填寫好《借用鑰匙登記表》

4.2.4.2、辦理鑰匙退還手續時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期及退還人。

4.2.4.3、服務中心經理應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙人員催還。

4.2.4.4、當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應記錄事件經過并報告服務中心經理;服務中心主管與房地產開發商/業主聯系,征得同意后,采取補配鑰匙措施或換鎖以確保遺失鑰匙單位的安全。

4.2.4.5、業主或業主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《鑰匙委托協議》移交鑰匙給領鑰匙人。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主/業主指定的領鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉交。

4.2.5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。

4.2.6、本規程執行情況作為相關人員的績效考評的依據之一。

4.3、卡證的辦理

4.3.1、業主/住戶卡的辦理

4.3.1.1、業主或其家人到金鑰匙前臺填寫《業主/住戶卡辦理申請表》,并且提交所辦理人的身份證復印件或護照復印件。

4.3.1.2、業主/住戶卡每戶免費辦理三張,如辦理更多的卡,填完表后,由前臺人員指引業主到財務窗口交納相關費用。

4.3.1.3、手續辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。

4.3.2、租戶卡的辦理

4.3.2.1、租戶卡的辦理,可由業主代租戶辦理或由業主和租戶一起到前臺辦理,如業主未能到場,租戶需攜帶業主的委托書過來辦理,前臺員工要同時與該單元業主聯系確認該租戶身份。

4.3.2.2、在前臺填寫《租戶卡辦理表》,提交租戶的身份證復印件或護照復印件。

4.3.2.3、前臺人員指引其去財務窗口交納相關辦卡費用。

4.3.2.4、手續辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。

4.3.3、臨時卡的辦理

4.3.3.1、臨時卡專為業主家的司機和保姆設置,需要業主帶著保姆或司機的身份證復印件,和兩張一寸照片,來金鑰匙前臺填寫《臨時卡登記表》。

4.3.3.2、表格填好后,指引到財務窗口交納相關辦卡費用。

4.3.3.3、手續辦好后,把相關資料和申請表交給資料室辦理。

4.3.4、車證的辦理

4.3.4.1、由業主或其家人攜帶行駛證復印件和業主卡來前臺辦理,并填寫

《車位辦理登記表》。

4.3.

4.2、業主需到財務窗口交納相關費用后,前臺人員將交費單復印。

4.3.4.3、手續辦好后,把相關資料交于資料室辦理。

5、記錄

5.1、《鑰匙委托協議》

5.2、《借用鑰匙登記表》

5.3、《業主/住戶卡辦理申請表》

5.4、《租戶卡辦理表》

5.5、《臨時卡登記表》

5.6、《車位辦理登記表》

5.7、《房屋交接備忘錄》

5.8、《區域防火責任承諾書》

5.9、《zz二次水電簽收表》

5.10、《業戶登記表》

6、相關文件

篇3:醫院繼續醫學教育管理辦法

西安市中心醫院繼續醫學教育管理辦法

一、目的

　　畢業后、醫學教育之后，以學習新理論、新知識、新技術，新方法為主的一種終生教育，以不斷提高專業能力和業務水平，提高服務質量。

二、適用范圍

　　全院醫護人員

三、內容

　　根據省、市繼續醫學教育文件精神和我院的實際，特對2009年我院制定的《西安市中心醫院繼續教育管理辦法》補充、修訂如下：

　　(一) 組織機構

　　成立醫院繼續(CME)教育領導小組

　　組長：

　　副組長：

　　成員：、各臨床醫技科室主任。

　　辦公室設在科教科并設專干一人。

　　(二) 會員管理

　　1、 管理系統

　　利用西安市衛生系統科教管理平臺，分為：醫、技、藥系統和護理系統，分別由科教科和護理部負責管理。

　　2、 檔案管理

　　在科教科和護理部分別設有醫、護人員的繼教檔案專柜。

　　3、 科室管理

　　科室指定專人和醫學會各專業分會的秘書為科室聯絡員負責科室的繼教管理聯絡工作

　　(三) CME項目管理

　　每年2次由各科室申報省、市、院級繼教項目，按照有關程序篩選后報送到有關繼教委員會審批。項目申報向省、市級重點學(專)科傾斜。省、市級項目每年爭取申報3-4個。院級項目每月安排2-3次，授課時間定在每周四下午。

　　(四) CME學分管理

　　根據市衛生局審驗學分的時間安排，制定我院的審驗安排并通知繼教范圍人員，采取自下而上的收集原始學分證明辦法，由管理部門分別錄入電子管理系統。接受市繼教委員會的復審，生成數據上傳至管理系統。

　　(五) 繼教經費

　　繼教經費由醫院投入和繼教人員自理。醫院投入部分用于場地設施和電子管理系統以及部分課時補助，繼教人員承擔適當的學習費用，收費辦法參照省、市繼教辦的收費標準。

　　(六) 公需課管理

　　根據西安市人社局和市衛計的有關安排組織每年度的培訓。

四、支持性文件

　　1、《陜西省專業技術人員繼續教育條例》

　　2、《西安市專業技術人員繼續教育工作實施細則》