物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0適用范圍:

公司各類文書文檔。

2.0檔案管理規(guī)程:

2.1檔案的歸檔和分類:

綜合事務(wù)部根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容,整理立卷歸檔,并對檔案進(jìn)行分類編號。

2.2檔案的存檔:

2.2.1存檔時,應(yīng)按檔案的分類編號,將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。

2.2.2案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

2.3檔案的整理和保管:

2.3.1及時對檔案進(jìn)行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。

2.3.2檔案柜要堅固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。

2.3.3每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救,確保檔案的安全。

2.4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務(wù)部部長批準(zhǔn),借閱時間以三天為限。

2.5檔案的處理:

檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價值的檔案要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

3.0支持性工具:

《資料借閱登記表》

《文件目錄單》

編制:審核:批準(zhǔn):日期:

篇2:某房地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引

E地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引

一、目的

為規(guī)范成本檔案管理,現(xiàn)結(jié)合成本管理的實(shí)際情況,制定本管理辦法。

二、范圍

本管理辦法適用于E地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項目成本管理部。

三、職責(zé)

3.1事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。

3.2項目成本管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。

四、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1成本檔案是指各項目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。

4.1.2成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載項目成本管理活動過程中形成的內(nèi)容;成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一,不同載體(紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。

4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類;工程成本類在分類時,還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設(shè)項目開發(fā)期數(shù)進(jìn)行區(qū)分。

4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性,對每項工程,以合同為主線進(jìn)行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標(biāo)簽報》(或《采購委員會會議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時做好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識;而后,將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。

4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團(tuán)公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中;嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn),就以個人名義私自外借(復(fù)印或郵件發(fā)送等方式)集團(tuán)或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為;如有關(guān)人員的換崗或離職,則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。

4.1.6成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實(shí)和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7成本管理應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識,熟練掌握自己所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù),對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。

4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法

4.2.1工程合同資料

4.2.1.1資料組成

A已竣工項目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。

B正在開發(fā)項目的合同文本。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。

4.2.1.2資料管理

A使用專用檔案盒,按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進(jìn)行分類存檔,檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。

B對每項工程,以合同為主線進(jìn)行存檔,每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標(biāo)簽報》(或《采購委員會會議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時作好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識,以便于工作快速復(fù)查。

C《工程合同審批表》統(tǒng)一采用NC審批打印稿。

D合同文本原件(包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件(復(fù)印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認(rèn))。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。

4.2.2工程預(yù)結(jié)算資料

4.2.2.1資料組成

A已竣工項目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單(或承包方確認(rèn)書)、付款臺帳、項目后評估報告等。

B正在開發(fā)項目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。

C成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。

4.2.2.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程預(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式三聯(lián),第一聯(lián)辦公室存檔,第二聯(lián)成本管理部存檔,第三聯(lián)工程管理部存檔。

C一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。

D其中的計價依據(jù)又包括:材料價格(政府指導(dǎo)價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。

E編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊;計價依據(jù)作為附件,可分職能部門、分類別進(jìn)行保管,但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。

F使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。

G不同載體(各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器)的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。

H對于項目竣工結(jié)、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時,還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔"打包"并上傳至服務(wù)器,以方便保存與使用。

I其他有相關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行

4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料

4.2.3.1資料組成

A已竣工項目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

B正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。

4.2.3.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式四聯(lián),第一聯(lián)項目部存檔,第二聯(lián)施工單位存檔,第三聯(lián)成本管理部存檔,第四工程管理部聯(lián)存檔(四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進(jìn)行編號。

C使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。

4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。

4.2.4工程招投標(biāo)資料

4.2.4.1資料組成

A已竣工項目的完整工程招標(biāo)資料(評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評標(biāo)記錄等)、工程投標(biāo)資料(主要是中標(biāo)單位的)。

B正在開發(fā)項目的工程招投標(biāo)資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。

4.2.4.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《定標(biāo)簽報》及《采購委員會會議紀(jì)要》統(tǒng)一從EIP辦公平臺打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

C項目招投標(biāo)資料(評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評標(biāo)的記錄、相關(guān)會議紀(jì)要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負(fù)責(zé)。

D但評定標(biāo)評審表(或議標(biāo)及直接委托審批表)、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報價書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料,成本管理部則應(yīng)每項皆保存其原件或復(fù)印件。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行

4.2.5制度類文件

4.2.5.1文件組成

A國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的

規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。

B集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。

C本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會議紀(jì)要等文件資料。

4.2.5.2文件管理

A成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應(yīng)"管理制度"欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中存放(政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外),以便網(wǎng)上查詢。

B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時更新),以便書面查詢、使用。

4.2.6其他文件資料

其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀(jì)要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強(qiáng)等。這類文件資料也是實(shí)行資料管理員專人負(fù)責(zé),分類保管。

4.3成本檔案管理的其他規(guī)定

4.3.1歸檔與立卷

4.3.1.1項目立項后,資料管理員即應(yīng)制定該項目文件資料的收集整理工作計劃,設(shè)定階段性歸檔的時間,按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求,就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料,隨時加以收集,并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中,以備整理。

4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔,復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)。

4.3.1.3在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷,以合同為主線、以項目為單位進(jìn)行立卷,一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷,一卷即裝成一個檔案盒。

4.3.1.4對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號,并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。

4.3.1.5卷內(nèi)文件資料的排列次序為;開發(fā)前擁準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。

4.3.1.6每卷成本檔案編號由部門統(tǒng)一擬定編號方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi),排列方法為自左至右,從上到下。

4.3.1.7對立好的案卷,成本檔案管理員應(yīng)定時進(jìn)行檢查,對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工

4.3.2編目與裝訂

4.3.2.1卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進(jìn)行編寫。第一列順序號,以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號,填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號;第三列責(zé)任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負(fù)有責(zé)任的部門和個人;第四列題名,即文件資料標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄:沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加"[]"以示區(qū)別:第五列日期,文件資料的形成時間;第六列頁號,填寫文件資料起止頁號。

4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時,去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)成復(fù)制;文件資料應(yīng)使用A4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上;卷內(nèi)文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件并加以說明。

4.3.3保管與使用

4.3.3.1歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認(rèn)真檢驗,并辦理好登記、交接手續(xù)。

4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。

4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在現(xiàn)階段,保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進(jìn)行定期檢查,檔案的修補(bǔ)對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強(qiáng)對正本的保存。

4.3.3.6為維護(hù)成本檔案的真實(shí)性與安全性,任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。

4.3.3.7如因工作需要,公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時,須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人(一股由成本管理部經(jīng)理批準(zhǔn),重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準(zhǔn))批準(zhǔn)后方可借閱;檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作,辦理檔案借閱的登記手續(xù),在借閱人歸還檔案時,還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時收回井檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的"備注"欄加以注明,追究借閱者責(zé)任。

4.3.3.8在與公司之外進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時,在維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的同時,還要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對等交流。

4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。

4.3.3.10應(yīng)建立成本檔案臺帳,以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn),以便輸入計算機(jī),充分利用計算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理。

4.3.3.11各項目成本管理部務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法,在執(zhí)行過程中,如與實(shí)際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據(jù)實(shí)際情況作修改之請示,報事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部核實(shí),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

5.文件

5.1《工程成本檔案借閱登記表》

借閱

日期借閱

部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱

用途檔案

管理員審批人簽名歸還

日期歸還人簽名備注

篇3:物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號

(1)公司、物業(yè)部編號:

①物業(yè)部編號為:W?Y(英文縮寫)。

(2)部門編號:

①辦公室;

②財務(wù)部;

③事務(wù)處;

④工程處;

⑤護(hù)衛(wèi)處;

(3)年份編號:引用年份序號―2000、20**、20**……。

(4)檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。

(5)檔案編號舉例:

①物業(yè)部編號:

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

②物業(yè)部編號:

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

①行政、人事類;

②財務(wù)類;

③公共事務(wù)類;

④保潔類;

⑤園林綠化類;

⑥機(jī)電維修類;

⑦經(jīng)營類;

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)――問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

①辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報表類

②財務(wù)部

帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③事務(wù)部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―*?Z―收文;

――物業(yè)財務(wù)部報表:※※※―C?W―報表;

――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:

※※※―※※※―F?W―業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

(2)編制目錄:

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是:

①便于查閱;

②保證檔案的安全;

③防止檔案的損壞;

④采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門:

①財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

②辦公室保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料;

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;

④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序:

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級

(1)檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通;

①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

②機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

③普通檔案包括:

公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:

①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

②權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

③屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

五、記錄

1、《檔案目錄》

2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》

3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》

4、《檔案銷毀清單》

六、相關(guān)支持文件

1、《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

2、各部門有關(guān)《標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》